Quy trình thu hoạt động nghiệp vụ được để lại phải báo cáo quyết toán

Bài viết này hướng dẫn anh/chị cách định khoản và thao tác nhập liệu vào phần mềm cho nghiệp vụ thu chi từ phần doanh thu của các hoạt động nghiệp vụ được phép để lại để sử dụng cho hoạt động của đơn vị như phần thu Đảng phí cơ quan Đảng được hưởng,…

Doanh thu từ các hoạt động nghiệp vụ của đơn vị được phép để lại đơn vị để sử dụng cho hoạt động của đơn vị theo quy định, bao gồm:

• Doanh thu từ nguồn thu Đảng phí cơ quan Đảng được hưởng, từ nguồn thu Đoàn phí cơ quan Đoàn thanh niên được hưởng, các khoản hội phí của các đoàn thể, hội nghề nghiệp
• Doanh thu được trích từ khoản lãi của hoạt động đầu tư quỹ, sử dụng cho hoạt động của hệ thống BHXH
• Doanh thu phát sinh từ hoạt động nghiệp vụ được để lại cho hoạt động của cơ quan, đơn vị khác.

Việc quyết toán nhận và sử dụng kinh phí phát sinh từ hoạt động nghiệp vụ của đơn vị thực hiện theo quy định của cơ quan có thẩm quyền. Trường hợp có quyết toán theo mục lục ngân sách thì đơn vị hạch toán tài khoản ngoại bảng (TK 013 – Kinh phí hoạt động nghiệp vụ) để theo dõi các khoản chi tiêu  phục vụ lập báo quyết toán

a. Khi thu được kinh phí từ hoạt động khác:

Vào phân hệ Tiền mặt\ Lập phiếu thu\Phiếu thu hoặc Tiền gửi\ Thu tiền\Thu tiền gửi.

Nợ TK 111, 112

Có TK 518 – Doanh thu từ hoạt động nghiệp vụ (Nếu nhận kinh phí hoạt động nghiệp vụ không có điều kiện)

                   Có TK 135 – Phải thu kinh phí được cấp (1353) ( Nếu nhận kinh phí hoạt động nghiệp vụ có điều kiện)

  Đồng thời, ghi: Nợ TK 013 – Kinh phí hoạt động nghiệp vụ (Nếu có quy định phải quyết toán kinh phí đã sử dụng theo MLNS nhà nước)

b. Khi sử dụng kinh phí hoạt động nghiệp vụ để lại:

Vào phân hệ Tiền mặt\ Lập phiếu chi\Phiếu chi hoặc Tiền gửi\ Chi tiền\Chi tiền gửi.

Nợ TK 611, 612, 642, 152, 153, 211,…

Có TK 111, 112

Đồng thời ghi Có TK 013 – Kinh phí hoạt động nghiệp vụ (Nếu có quy định phải quyết toán kinh phí đã sử dụng theo MLNS nhà nước)

Lưu ý:

Nếu nguồn có tính chất không tự chủ thì hạch toán chi phí vào 611

Nếu nguồn có tính chất tự chủ và đơn vị là cơ quan nhà nước hoăc đơn vị khác không có thu từ hoạt động SXKD dịch vụ thì chi phí hạch toán 612

Nếu nguồn có tính chất tự chủ và đơn vị là đơn vị sự nghiệp công lập hoăc đơn vị khác có thu từ hoạt động SXKD dịch vụ thì chi phí hạch toán 642

c. Định kỳ, đối với các khoản đã đáp ứng điều kiện đặt ra, kết chuyển số đã nhận trước vào doanh thu:

Vào phân hệ Tổng hợp\Chứng từ nghiệp vụ khác:

Nợ TK 1353/Có TK 518  

d. Cuối kỳ/quý/năm, kết chuyển chi phí sang TK xác định kết quả:

Vào phân hệ Tổng hợp\Xác định kết quả hoạt động:

Nợ TK 911 – Xác định kết quả 

Có TK 611, 612, 642 – Chi phí hoạt động

e. Cuối kỳ/quý/năm, kết chuyển doanh thu các hoạt động khác sang TK xác định kết quả:

Nợ TK 518 – Thu hoạt động khác

Có TK 911 – Xác định kết quả 

f. Kết chuyển thặng dư (thâm hụt) của hoạt động khác (nếu có):

Nợ TK 911 – Xác định kết quả 

Có TK 421 – Thặng dư (thâm hụt) lũy kế

• Ngày 10/01/2025, thu tiền Đảng phí, số tiền: 20.000.000 đồng.
• Ngày 16/02/2025, chi mua hoa, băng rôn, .. phục vụ đại hội Đảng: 3.000.000 đồng.
• Ngày 31/03/2025, xác định kết quả hoạt động quý I.

Lưu ý: Đối với các khoản thu từ nguồn hoặt động nghiệp vụ, anh/chị có thể mở thêm nguồn con của Nguồn khác tại Danh mục\Mục lục ngân sách\Nguồn kinh phí.

4.1 Thu tiền từ hoạt động nghiệp vụ được để lại

Ví dụ thu Đảng phí bằng tiền mặt, số tiền: 20.000.000 đồng

• Bước 1: Vào nghiệp vụ Tiền mặt, chọn Lập phiếu thu\Phiếu thu.
• Bước 2: Khai báo thông tin chứng từ trên Phiếu thu.
• Bước 3: Tại tab Hạch toán: định khoản TK Nợ 1111, TK Có 518, Nguồn là Đảng phí (được khai báo ở danh mục Nguồn kinh phí), Cấp phát là Ghi thu – ghi chi, Nghiệp vụ là Ghi thu – ghi chi. Đồng thời hạch toán Nợ TK 013 nếu phải quyết toán theo mục lục ngân sách.
• Bước 4: Tại tab Thống kê: chọn Hoạt động là Hoạt động khác.

• Bước 5: Nhấn Cất.

4.2 Chi từ nguồn thu hoạt động nghiệp vụ

• Bước 1: Vào nghiệp vụ Tiền mặt\ Lập phiếu chi\ Phiếu chi.
• Bước 2: Khai báo thông tin chứng từ trên Phiếu chi.
• Bước 3: Tại tab Hạch toán: định khoản TK Nợ 611x, 612x, TK Có 1111, Nguồn là Đảng phí, Cấp phát là Ghi thu – ghi chi và Nghiệp vụ là Ghi thu – ghi chi. Chọn nhiệm vụ tương ứng.
• Bước 4: Tại tab Thống kê: chọn Hoạt động là Hoạt động khác.
• Bước 5: Nhấn Cập nhật hạch toán đồng thời, phần mềm sinh chứng từ đồng thời khi đã đủ điều kiện theo quy tắc thiết lập hạch toán đồng thời.
• Bước 6: Nhấn Cất.

➢ Trên chứng từ chi phục vụ hội nghị, số tiền: 3.000.000 đồng: hạch toán TK Nợ 612, 611, 642 TK  Có 1111.

4.3. Định kỳ, đối với các khoản đã đáp ứng điều kiện đặt ra, kết chuyển số đã nhận trước vào doanh thu:

• Bước 1: Vào phân hệ Tổng hợp\Chứng từ nghiệp vụ khác.

• Bước 2: Khai báo thông tin trên chứng từ ghi Nợ TK 1353/Có TK 518.
• Bước 3: Nhấn Cất.

4.4 Xác định kết quả hoạt động

Lưu ý: thao tác này chỉ làm vào thời điểm cuối kỳ(tháng, quý, năm) trước khi làm báo cáo tài chính.

• Bước 1: Vào nghiệp vụ Tổng hợp, chọn Chứng từ nghiệp vụ khác\Xác định kết quả hoạt động.
• Bước 2: Phần mềm lấy lên các chứng từ kết chuyển tại màn hình Xác định kết quả hoạt động.

• Bước 3: Nhấn Cất.