Quy trình hạch toán các khoản thu hộ, chi hộ bằng tiền mặt

Bài viết hướng dẫn cách hạch toán các khoản thu hộ, chi hộ bằng tiền mặt trong trường hợp đơn vị phát sinh thu hoặc chi tiền thay cho tổ chức, cá nhân khác, mà khoản tiền đó không thuộc doanh thu hay chi phí của đơn vị. Ví dụ như thu hộ tiền bảo hiểm y tế cho cơ quan bảo hiểm, thu hộ bảo hiểm thân thể, chi hộ tiền điện hộ nghèo, huy hiệu Đảng,…

a. Các khoản đơn vị thu hộ đơn vị khác:

• Khi thu tiền:

Nợ TK 111 – Tiền mặt

Có TK 3388 – Phải trả khác

• Khi trả cho đơn vị nhờ thu hộ:

Nợ TK 3388 – Phải trả khác

Có TK 111 – Tiền mặt

b. Các khoản đơn vị chi hộ đơn vị khác

• Khi đơn vị nhận được tiền do các đơn vị khác chuyển đến nhờ chi hộ:

Nợ TK 111 – Tiền mặt

Có TK 3388 – Phải trả khác

• Khi đơn vị thực hiện chi hộ:

Nợ TK 3388 – Phải trả khác

Có TK 111 – Tiền mặt

• Trường hợp số tiền nhờ chi hộ nhưng đơn vị chi không hết được trả lại đơn vị nhờ chi hộ:

Nợ TK 3388 – Phải trả khác

Có TK 111 – Tiền mặt

• Khi có các khoản thu hộ hoặc chi trả hộ cho các tổ chức, cá nhân trong và ngoài đơn vị (như thu hộ hoặc chi hộ tiền đề tài khoa học cho các đơn vị hoặc chủ nhiệm đề tài; các đơn vị khác nhờ chi hộ một số nhiệm vụ ngoài nhiệm vụ thường xuyên đã được nhà nước giao).
• Sau khi thực hiện nhiệm vụ đơn vị có trách nhiệm chuyển trả chứng từ và quyết toán toàn bộ số tiền đã nhận chi hộ với đơn vị nhờ chi hộ và các khoản thu hộ, chi hộ khác.

4.1. Khi thu tiền thu hộ hoặc nhận được tiền do các đơn vị khác chuyển đến nhờ chi hộ

Ví dụ: Đơn vị thu hộ số tiền 10.000.000 đồng bằng tiền mặt.

Bước 1: Vào Tiền mặt\ Quy trinh\ Lập phiếu thu chọn Phiếu thu.

Bước 2: Khai báo thông tin trên giao diện phiếu thu

• Người nộp , địa chỉ , Lý do nộp , ngày PT, ngày HT..
• Tại tab Hạch toán: định khoản TK Nợ 1111, TK Có 3388, Nguồn là Nguồn khác, Cấp phát là Khác và Nghiệp vụ để là Thực chi hoặc Không chọn
• Tại tab Thống kê, chọn đối tượng nhờ thu hộ

Bước 3 : Nhấn Cất

4.2. Khi trả cho đơn vị nhờ thu hộ hoặc khi đơn vị thực hiện chi hộ

Ví dụ:  Trả tiền cho đơn vị  nhờ thu hộ số tiền 10.000.000 đồng bằng tiền mặt.

Bước 1: Vào Tiền mặt\ Quy trinh\ Lập phiếu chi chọn Phiếu chi.

Bước 2 : Khai báo thông tin chi tiết trên giao diện phiếu chi 

• Người nhận, Lý do chi, ngày PT, ngày HT..

• Tại tab Hạch toán: định khoản TK Nợ 3388, TK Có 1111, Nguồn là Nguồn khác, Cấp phát là Khác và Nghiệp vụ để là Thực chi hoặc Không chọn
• Tại tab Thống kê, chọn đối tượng nhờ thu hộ (Giống đối tượng ở Bước thu tiền 4.1) 

Bước 3: Nhấn Cất