Khi cất chứng từ chi tiền gửi phần mềm báo: “Số dư của TK…đến ngày….chỉ còn.. Bạn có muốn ghi sổ (chấp nhận xuất quỹ tiền âm) không” thì làm thế nào?

2.1.1 Nguyên nhân

Do TK 1121 được tách nhiều tiết khoản (ví dụ: 1121.1, 1121.2…) nhưng anh/chị chọn sai tiết khoản khi hạch toán: thu vào một TK (1121.1) nhưng chi lại chọn TK khác (1121.2).

Ví dụ : Đơn vị tách tiết khoản của 1121 như sau 

1121.1 : Tiền ngân sách trả lương

1121.2 : Tiền gửi học phí 

1121.3:  Tiền quỹ 

• Đầu kỳ Tiền gửi học phí 1121.2 còn 80 triệu đồng
• Trong kỳ, đơn vị rút ngân sách trả lương và đã chi lương 100 triệu đồng
• Chi mua văn phòng phẩm (VPP) từ tiền học phí 15 triệu đồng nhưng phần mềm cảnh báo xuất quỹ âm

Các bút toán hạch toán anh/chị đã nhập :

a. Rút dự toán trả lương từ nguồn giao tự chủ: 

Nợ TK 1121.1/ Có TK 1351 : 100 triệu đồng

 Đồng thời : Có TTK 008222 : 100 triệu đồng

b. Chi lương từ ngân sách :

Nợ TK 334/Có TK 1121.2  : 100 triệu đồng

c. Chi mua VPP từ tiền gửi học phí 

Nợ TK 6422/ Có TK 1121.2 : 15 triệu đồng

Khi ghi sổ, phần mềm báo TK 1121.2 âm quỹ vì 
Tồn đầu kỳ 80 triệu trừ 100 triệu = âm 20 triệu 
-> Nếu chi mua VPP 15 triệu thì phần mềm sẽ cảnh báo như trên.

2.1.2 Giải pháp

Bước 1: Vào Báo cáo\Tiền gửi\S12H – Sổ tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc.

• Chọn tham số thời gian trên báo cáo đến ngày lập chứng từ Ủy nhiệm chi.
• Chọn Nguồn, Chương, Khoản, Loại tiền gửi là <Tổng hợp>, Tài khoản NH,KB là <Tất cả>.
• Tài khoản là tài khoản đang hạch toán trên Ủy nhiệm chi.( Lưu ý: Nếu tách tiết khoản thì chọn tài khoản chi tiết đến tiết khoản )

Bước 2: Kiểm tra xem khi thu là tiết khoản nào thì chi chọn tiết khoản tương ứng bằng cách chọn tiết khoản khi in Sổ tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc ( chọn tài khoản đang báo âm)

Theo ví dụ như phần 2.1.1 : Khi in Sổ tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc chọn tài  khoản là 1121.2

thì sẽ thấy 2 khoản chi là 100 triệu đồng , và 15 triệu đồng .

Bước 3: Anh/chị quay lại chứng từ chi xuất quỹ âm trước đó để sửa và ghi sổ lại chứng từ

Theo ví dụ như phần 2.1.1 : sửa lại tài khoản khi chi lương từ Có TK 1121.2 → Có TK 1121.1

Nợ TK 334/ Có TK 1121.1 : 100 triệu đồng

2.2.1. Nguyên nhân

• Ngày hạch toán chứng từ chi tiền gửi lại trước chứng từ thu tiền gửi 
• Chứng từ thu tiền chưa ghi sổ ( bỏ ghi)
• Lập chi tiền gửi nhưng chưa có chứng từ thu tiền gửi

• Lập thừa chứng từ chi tiền gửi

2.2.2. Giải pháp

Bước 1: Vào Báo cáo\Tiền gửi\S12H – Sổ tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc.

• Chọn tham số thời gian trên báo cáo đến ngày lập chứng từ Ủy nhiệm chi.
• Chọn Nguồn, Chương, Khoản, Loại tiền gửi là <Tổng hợp>, Tài khoản NH,KB là <Tất cả>.
• Tài khoản là tài khoản đang hạch toán trên Ủy nhiệm chi.( Lưu ý: Nếu tách tiết khoản thì chọn tài khoản chi tiết đến tiết khoản )

Bước 2: Kiểm tra đối chiếu số tiền thu, chi tiền thực tế với số tiền trên Sổ tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc

• Điều chỉnh ngày chứng từ Thu tiền gửi >= ngày chứng từ chi tiền gửi
• Ghi sổ chứng từ thu tiền gửi
• Bổ sung chứng từ thu tiền gửi

• Kiểm tra và Xóa bỏ chứng từ Chi tiền gửi chi thừa 

Bước 3: Sau khi chỉnh sửa đúng số dư tiền gửi theo thực tế, anh/chị quay lại chứng từ chi xuất quỹ âm trước đó để ghi sổ lại chứng từ