1. Tổng quan
Bài viết này hướng dẫn kiểm soát số tiền đã chi và số tiền còn lại từ các chứng từ Rút dự toán tiền gửi (Chuyển khoản kho bạc vào TK tiền gửi) thông qua chức năng Tham chiếu, giúp kế toán lập chứng từ chi hoặc nộp trả ngân sách phù hợp.
2. Ví dụ
- Ngày 11/07/2023, kế toán rút dự toán tiền gửi cho tiểu mục 7799: số chứng từ CKKB00001, số tiền 10.000.000 đồng.
- Ngày 12/07/2023, kế toán rút dự toán tiền gửicho tiểu mục 6551: số chứng từ CKKB00002, số tiền 5.000.000 đồng.
- Ngày 14/07/2023, kế toán lập chứng từ chi tiền gửi để chi mua CCDC văn phòng từ CKKB00001: số chứng từ CTG00001, tiểu mục 6552, số tiền 2.000.000 đồng.
- Ngày 16/07/2023, kế toán lập chứng từ chi tiền mặt để chi mua vật tư văn phòng từ CKKB00002: số chứng từ CTG00002, tiểu mục 6551, số tiền 1.000.000 đồng.
=> Ngày 20/07/2023, kế toán lập chứng từ chi tiền mặt để chi mua vật tư văn phòng.
3. Các bước thực hiện
Phần mềm bổ sung chức năng Tham chiếu trên các chứng từ Chi tiền gửi để kế toán dễ dàng theo dõi số tiền đã chi và còn lại của từng chứng từ Chuyển khoản kho bạc vào TK tiền gửi.
*Lưu ý: Kế toán có thể chọn được chứng từ Chuyển khoản kho bạc vào TK tiền gửi trên giao diện các chứng từ:
- Chi tiền gửi (phân hệ Tiền gửi)
- Chi tiền gửi mua vật tư hàng hóa (phân hệ Mua hàng, Kho)
- Chi tiền gửi trả nhà cung cấp (phân hệ Mua hàng)
- Mua TSCĐ bằng tiền gửi (phân hệ TSCĐ)
- Chứng từ nghiệp vụ khác (phân hệ Tổng hợp)
Bước 1: Trên giao diện Chi tiền gửi, chọn biểu tượng 3 chấm tại thông tin Tham chiếu. Chức năng này giúp anh/chị biết được chứng từ Chuyển khoản kho bạc vào TK tiền gửi nào chưa chi hết để lập chứng từ chi cho hợp lí.
Bước 2: Chọn Khoảng thời gian phát sinh Chuyển khoản kho bạc vào TK tiền gửi cần tham chiếu. Nhấn Lấy dữ liệu.
Bước 3: Hệ thống hiển thị Tổng số tiền đã rút, số đã chi, số còn lại. Anh/Chị căn cứ vào số còn lại để lập chứng từ chi phù hợp để giúp giảm số còn lại.
Lưu ý: Những phiếu chi không chọn tham chiếu sẽ không lên cột Số đã chi.
Bước 4: Chọn vào dòng chứng từ cần tham chiếu (ví dụ CKKB00001). Nhấn Chọn.
Bước 5: Lúc này trên giao diện phiếu chi hiện thời sẽ hiển thị tham chiếu là CKKB00001, anh/chị căn cứ vào Số còn lại trên phiếu thu CKKB00001 để hạch toán chi cho phù hợp.
- Anh/chị có thể xóa phiếu thu tham chiếu bằng cách nhấn vào dấu x hoặc chọn lại phiếu thu tham chiếu nếu muốn.
*Lưu ý: 1 phiếu chi tiền gửi sẽ chỉ được tham chiếu đến 1 chứng từ Chuyển khoản kho bạc vào TK tiền gửi
- Trên giao diện chứng từ CKKB00001 sẽ hiển thị các phiếu chi có tham chiếu đến nó. Anh/chị có thể xóa phiếu chi tham chiếu bằng cách nhấn vào dấu x tại phiếu chi đó.
