1. Tổng quan
Bài viết này hướng dẫn anh chị sử dụng chức năng Sửa nhanh diễn giải để thay thế đồng thời nội dung trên nhiều dòng diễn giải chi tiết của chứng từ (Rút dự toán, chuyển khoản kho bạc,…).
Ví dụ: Hàng tháng, kế toán lập nhiều giấy rút dự toán để chi trả lương và các khoản phụ cấp. Mỗi giấy rút có khoảng 20–30 dòng diễn giải chi tiết theo từng tiểu mục. Theo yêu cầu của Kho bạc, các dòng diễn giải này phải ghi rõ nội dung thanh toán lương theo từng tháng/năm. Vì vậy, khi nhân bản chứng từ từ tháng trước, kế toán cần sửa lại thông tin tháng/năm trên tất cả các dòng diễn giải.
2. Chi tiết thay đổi
– Trước phiên bản R19: Bạn thường nhân bản chứng từ từ tháng trước, sau đó sửa thông tin cho từng dòng diễn giải. Nếu số lượng dòng nhiều, bạn sẽ mất nhiều thao tác để thực hiện.
– Kể từ phiên bản R19: Tại chức năng Tiện ích trên chứng từ, phần mềm bổ sung chức năng “Sửa nhanh diễn giải” giúp bạn có thể sửa nhanh cho nhiều dòng diễn giải chi tiết cùng lúc để tiết kiệm thời gian làm việc.
3. Các bước thực hiện
Bước 1: Trên chứng từ vừa nhân bản cần sửa diễn giải, nhấn Tiện ích\Sửa nhanh diễn giải.
Lưu ý: Chức năng Sửa nhanh diễn giải hiển thị khi chứng từ chưa tích nút Cất.
Bước 2: Nhập Từ tìm kiếm và Từ thay thế
- Từ tìm kiếm: Nhập nội dung cần sửa trên diễn giải.
- Từ thay thế: Nhập nội dung mới sẽ thay thế cho Từ tìm kiếm trên chứng từ.
- Sau đó nhấn Thay thế.
=> Hệ thống tự động thay thế trên toàn bộ diễn giải chi tiết có chứa tháng 4 thành tháng 5
Bước 3: Anh chị kiểm tra lại và nhấn Cất chứng từ. Thực hiện tương tự với các chứng từ khác.