Lập bảng kê và thanh toán tạm ứng chưa cấp dự toán

Bài viết này hướng dẫn bạn lập bảng kê và thực hiện thanh toán tạm ứng chưa cấp dự toán, đáp ứng yêu cầu kiểm soát chi của kho bạc và đảm bảo hạch toán đúng quy định.

Nội dung bài viết gồm: Định khoản, quy trình nghiệp vụ, các bước thao tác thực hiện thanh toán tạm ứng chưa cấp dự toán trên phần mềm.

Thanh toán tạm ứng:

Có TK 008, 009 (008211, 008221, 00921) – Ghi âm

Có TK 008, 009 (008212, 008222, 00922) – Ghi dương

Khi có nhu cầu tạm ứng tiền từ kinh phí ngân sách, thường theo trình tự sau:

1. Kế toán chuẩn bị hồ sơ đề nghị kho bạc tạm ứng dự toán cho đơn vị bao gồm:

• Nếu là tạm ứng bằng tiền mặt: Giấy rút dự toán (tạm ứng).
• Nếu là tạm ứng bằng chuyển khoản: Giấy rút dự toán (tạm ứng), Bảng kê chứng từ thanh toán/tạm ứng (đối với các khoản chi không có hợp đồng nhưng giấy rút không thể hiện hết nội dung tạm ứng.

2. Kế toán chuyển hồ sơ cho kho bạc kiểm soát chi và duyệt tạm ứng.

3. Kho bạc kiểm soát và duyệt tạm ứng cho đơn vị, và thanh toán số rút tạm ứng cho đơn vị.

4. Căn cứ vào hình thức nhận (tiền mặt, tiền gửi, chuyển khoản kho bạc) để hạch toán vào sổ sách.

Sau khi công việc được hoàn thành có đầy đủ hồ sơ chứng từ, đồng thời đã nhận được dự toán đầu năm thì kế toán làm thủ tục thanh toán tạm ứng với kho bạc (nếu công việc đã hoàn thành có đầy đủ hồ sơ chứng từ mà chưa được cấp dự toán thì cũng chưa được làm thủ tục thanh toán tạm ứng)

5. Kế toán chuẩn bị hồ sơ đề nghị kho bạc thanh toán tạm ứng cho đơn vị gồm:

• Nếu là tạm ứng bằng tiền mặt: Bảng kê chứng từ thanh toán/tạm ứng, kèm theo các chứng từ gốc của nghiệp vụ phát sinh (hóa đơn, bảng kê…).
• Nếu là tạm ứng bằng chuyển khoản: Bảng kê chứng từ thanh toán/tạm ứng, các chứng từ , kèm theo các chứng từ gốc của nghiệp vụ phát sinh (hóa đơn, bảng kê,…).

6. Kế toán chuyển hồ sơ cho kho bạc kiểm soát chi và duyệt thanh toán tạm ứng.

7. Kho bạc kiểm soát và duyệt thanh toán tạm ứng cho đơn vị, khoản chi chuyển trạng thái từ tạm ứng sang thực chi

8. Khi dự toán năm được phê duyệt. Kế toán ghi sổ bút toán chuyển từ tạm ứng chưa cấp dự toán sang tạm ứng đã cấp dự toán.

4.1. Lập bảng kê chứng từ thanh toán tạm ứng

Bước 1: Vào phân hệ Kho bạc, chọn Lập bảng kê\Bảng kê chứng từ chưa cấp dự toán.

Bước 2: Chọn Khoảng thời gian cần lập bảng kê những chứng từ chi tạm ứng.

Bước 3: Nhập nội dung Diễn giải.

Bước 4: Tại tab Bảng kê: tích chọn những chứng từ chi tạm ứng cần lập bảng kê. Lưu ý: phải tích chọn ít nhất 1 chứng từ.

Bước 5: Nhấn Cất.

4.2. Thanh toán tạm ứng

Sau khi được kho bạc chấp nhận thanh toán:

Bước 1: Vào nghiệp vụ Kho bạc\Lập bảng kê\Danh sách bảng kê chứng từ thanh toán.

Bước 2: Kích đúp chuột hoặc nhấn Xem/Sửa tại bảng kê đã được kho bạc chấp nhận thanh toán.

Bước 3: Chọn tab Thanh toán.

• Tích chọn các chứng từ đã được kho bạc chấp nhận thanh toán. Lưu ý: phải tích chọn ít nhất 1 chứng từ.

• Nhấn Thanh toán trên thanh công cụ.

Bước 4: Hệ thống sinh chứng từ đồng thời tại tab Hạch toán đồng thời. Anh/chị có thể nhấn Sửa để sửa các thông tin trên tab Hạch toán đồng thời mà không ảnh hưởng tới tab Hạch toán.