Quy trình rút dự toán thực chi bằng tiền mặt/tiền gửi

Mục lục

Xem phim hướng dẫn:

Nhấn chuột trái vào dấu + để xem chi tiết

1. Ðịnh khoản

a. Rút dự toán thực chi về quỹ tiền mặt/tiền gửi

Nợ TK 111, 112

Có TK 511: Doanh thu từ kinh phí NSNN cấp (Nếu là nguồn không giao tự chủ)

Có TK 135: Phải thu kinh phí được cấp (1351) (Nếu là nguồn giao tự chủ)

Đồng thời ghi nhận TK Có 008 (008212, 008222) – Dự toán thực chi

b. Chi thanh toán các hoạt động bằng tiền mặt/tiền gửi

Nợ TK 611, 612, 241

Có TK 111, 112

c. Xuất quỹ tạm ứng cho người lao động trong đơn vị

Nợ TK 141: Tạm ứng

Có TK 111, 112

d. Khi NLĐ thanh toán các khoản tạm ứng

Nợ TK 611, 612, 241

Có TK 141: Tạm ứng

e. Chi thanh toán các khoản phải trả nhà cung cấp

Nợ TK 331: Phải trả người bán

Có TK 111, 112

f. Hạch toán các khoản phải trả NLĐ và các khoản trích theo lương

Nợ TK 611, 612

Có TK 334, 332

g. Chi lương và các khoản phải trả NLĐ bằng tiền mặt/tiền gửi

Nợ TK 334, 332

Có TK 111, 112

k. Nộp khôi phục, nộp trả lại số kinh phí đã rút

Nợ TK 511, 1351

Có TK 111, 112: Số kinh phí nộp khôi phục, nộp trả

Đồng thời ghi Có TK 008212, 008222: Ghi âm

2. Mô tả nghiệp vụ

Khi có nhu cầu thanh toán trực tiếp từ kinh phí ngân sách, đơn vị thường thực hiện các hoạt động:

Kế toán chuẩn bị hồ sơ đề nghị kho bạc thanh toán kinh phí cho đơn vị, bao gồm: Giấy rút dự toán (thanh toán), Các chứng từ gốc khác: hợp đồng, hóa đơn, danh sách nhận tiền,… Đối với các khoản chi không có hợp đồng, không có danh sách kèm theo: thì phải liệt kê các khoản đã thực chi theo mẫu Bảng kê chứng từ thanh toán/tạm ứng để kho bạc có căn cứ duyệt chi từng khoản.
Kế toán chuyển hồ sơ cho kho bạc kiểm soát chi và duyệt chi.
Kho bạc kiểm soát và duyệt chi cho đơn vị, và chi tiền cho đơn vị.
Căn cứ vào hình thức nhận (tiền mặt, tiền gửi, chuyển khoản kho bạc) kế toán hạch toán vào sổ sách.

3. Hướng dẫn trên phần mềm

A. Lập chứng từ dự toán

Sau khi tập hợp đầy đủ các chứng từ gốc: hợp đồng, hoá đơn, bảng kê, danh sách nhận tiền,… đơn vị rút dự toán thực chi để in bảng kê kèm giấy rút mang ra Kho bạc duyệt chi từng khoản.

Các thao tác thực hiện như sau:

1. Vào nghiệp vụ Kho bạc, chọn Rút dự toán\Rút dự toán tiền gửi hoặc Rút dự toán tiền mặt (nếu đơn vị rút dự toán về nhập quỹ tiền mặt).

2. Tích chọn Thực chi.

3. Khai báo thông tin về chứng từ Rút dự toán tiền gửi.

Nhập thông tin chung: Tài khoản chi, Đơn vị nhận, Tài khoản nhận, Diễn giải.
Nhập chi tiết chứng từ: Nguồn, Chương, Khoản, Tiểu mục, Số tiền.

4. Nhấn Cất. Hệ thống hiển thị màn hình thông báo. Nhấn Có.

5. Anh/chị kiểm tra các thông tin trên chứng từ Chuyển khoản kho bạc vào TK tiền gửi, phần mềm mặc định sinh TK Nợ 1121, TK Có 511/1351, nghiệp vụ Thực chi đồng thời sinh bút toán hạch toán đồng thời ghi Có TK 008212.

Tuỳ vào nghiệp vụ thực tế tại đơn vị để chỉnh sửa bút toán hạch toán cho phù hợp.

B. Lập bút toán chi

1. Vào nghiệp vụ Tiền gửi, chọn Chi tiền\Chi tiền gửi.

2. Khai báo thông tin trên phiếu chi tiền gửi.

Nhập thông tin chung: Tài khoản chi, Đơn vị nhận, Tài khoản nhận.
Tại tab Hạch toán:

- Nhập chi tiết chứng từ: Số chứng từ gốc, Ngày chứng từ gốc (nếu có), Diễn giải, TK Nợ, Số tiền, Nguồn, Chương, Khoản, Tiểu mục, nghiệp vụ chọn Thực chi.
- Nhấn Cất.