Quy trình thu phí, lệ phí

Bài viết hướng dẫn cách định khoản và thực hiện nghiệp vụ Thu phí, lệ phí trên phần mềm, áp dụng cho các khoản thu thuộc danh mục phí, lệ phí do Nhà nước quy định như phí thẩm định hồ sơ, phí chứng thực, lệ phí cấp giấy chứng nhận, … Qua đó giúp kế toán nắm được quy trình, đảm bảo tuân thủ chế độ kế toán theo Thông tư 24/2024/TT-BTC

2.1 Khi xác định chắc chắn số phí, lệ phí sẽ thu được trong kỳ, ghi:

Nợ TK 1383/Có TK 3383

2.2 Khi thu phí, lệ phí (kể cả thu phí, lệ phí trước cho các kỳ sau), ghi:

• Nếu thu bằng tiền mặt, tiền gửi:

Nợ các TK 111,1121/Có các TK 1383, 3383

• Nếu thu bằng tiền gửi vào TK thu 3511 sau đó chuyển qua TK 3712 thì ghi:

Nợ TK 1121/Có TK 1121

• Nếu nộp tiền mặt vào TK tiền gửi kho bạc:

Nợ TK 1121/Có TK 111

2.3 Đối với các khoản thu phí, lệ phí đơn vị phải nộp nhà nước hoặc nộp cấp trên, ghi:

Nợ TK 3383/Có các TK 333, 336, 3383

2.4 Định kỳ, xác định số kinh phí từ tiền thu phí được khấu trừ, để lại đơn vị theo tỷ lệ quy định, ghi:

Nợ TK 3383/Có TK 514 

Đồng thời, ghi:

Nợ 012 – Phí được khấu trừ để lại

2.5 Khi đơn vị chi tiêu, sử dụng kinh phí từ nguồn phí được khấu trừ, để lại cho nhiệm vụ chi trong năm đối với các khoản chi đã có đầy đủ hồ sơ chứng từ đủ điều kiện quyết toán:

Nợ các TK 152, 211, 611, 612,…/Có các TK 111, 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc

Đồng thời Có TK 012- Phí được khấu trừ, để lại (0122)

2.6 Khi chi lương từ nguồn phí, lệ phí được khấu trừ để lại

• Chuyển tiền từ tài khoản kho bạc sang tài khoản ngân hàng trả lương: Nợ TK 1121/ Có TK 1121. Đồng thời Có TK 012 (0122)
• Chi lương: Nợ TK 334/Có TK 1121
• Hạch toán chi phí: Nợ  các TK 611, 6121, 6421/Có TK 334

2.7 Khi bảo hiểm từ nguồn phí, lệ phí được khấu trừ để lại

• Khi chi bảo hiểm, KPCĐ: Nợ TK 332/ Có TK1121. Đồng thời Có TK 012 (0122).
• Hạch toán chi phí bảo hiểm:

Nợ các TK 611, 6121/ Có TK 332:  Bảo hiểm cơ quan đóng

Nợ TK 334/ Có TK 332 : Bảo hiểm khấu trừ vào lương

Nợ các TK 611, 6121, 642/ Có TK 334:  Bảo hiểm khấu trừ vào lương

2.8 Đối với số dư kinh phí năm trước được chuyển sang năm nay, ghi:

Nợ TK 012 – Phí được khấu trừ, để lại (0121) (ghi âm).

Nợ TK 012 – Phí được khấu trừ, để lại (0122)

Lưu ý:

• Nếu nguồn có tính chất không tự chủ thì hạch toán chi phí vào 611.
• Nếu nguồn có tính chất tự chủ và đơn vị là cơ quan nhà nước hoăc đơn vị khác không có thu từ hoạt động SXKD dịch vụ thì chi phí hạch toán 612.
• Nếu nguồn có tính chất tự chủ và đơn vị là đơn vị sự nghiệp công lập hoăc đơn vị khác có thu từ hoạt động SXKD dịch vụ thì chi phí hạch toán 642.

1. Ngày 10/01/2025, thu phí chợ, số tiền: 80.000.000 đồng.

2. Ngày 20/01/2025, xác định số phải nộp NSNN, số tiền: 10.000.000 đồng.

3. Ngày 01/03/2025, xác định số được để lại đơn vị: 70.000.000 đồng.

4. Ngày 16/03/2025, chi mua 10 máy tính dùng ngay cho phòng học bằng tiền mặt, số tiền: 40.000.000 đồng.

5. Ngày 16/3/2025, chi hoạt động quý IV, số tiền: 6.000.000 đồng.

6. Ngày 31/03/2025, xác định số đã chi từ nguồn phí được khấu trừ, để lại để chi cho hoạt động thu phí (không bao gồm mua TSCĐ, NVL, CCDC), số tiền: 6.000.000 đồng.

7. Ngày 31/03/2025, xác định số NVL, CCDC xuất dùng trong kỳ, số tiền: 40.000.000 đồng

4.1 Thu phí, lệ phí

Ví dụ: Thu phí chợ bằng tiền mặt, số tiền: 80.000.000 đồng

• Bước 1: Vào nghiệp vụ Tiền mặt, chọn Lập phiếu thu\Phiếu thu.
• Bước 2: Tại tab Hạch toán: định khoản TK Nợ 1111, TK Có 3383, Nguồn là Phí, lệ phí để lại, Cấp phát và Nghiệp vụ là Ghi thu – ghi chi.

• Bước 3: Tại tab Thống kê: chọn Hoạt động là Phục vụ hoạt động thu phí.
• Bước 4: Cột Phí, lệ phí: chọn tương ứng

• Bước 5: Nhấn Cất.

Lưu ý: Nếu chưa có Phí, lệ phí cần chọn thì thực hiện thêm mới theo hướng dẫn tại đây.

4.2 Xác định số đơn vị phải nộp NSNN

Ví dụ: số tiền phải nộp NSNN: 10.000.000 đồng

• Bước 1: Vào nghiệp vụ Tổng hợp, chọn Chứng từ nghiệp vụ khác.
• Bước 2: Tại tab Hạch toán: định khoản TK Nợ 3383, TK Có 3332, Nguồn là Phí, lệ phí để lại, Cấp phát và Nghiệp vụ là Ghi thu – ghi chi.
• Bước 3: Tại Tab Thống kê, Cột Phí, lệ phí: chọn tương ứng

• Bước 4: Nhấn Cất.

Lưu ý: Tùy thuộc vào từng loại phí, lệ phí mà đơn vị nộp ngân sách và giữ lại đơn vị theo quy định.
Ví dụ: Nộp NSNN 30%, giữ lại đơn vị 70% hoặc nộp NSNN 40%, giữ lại đơn vị 60%.

4.3 Xác định số được để lại đơn vị

Ví dụ: số tiền được để lại đơn vị: 70.000.000 đồng

• Bước 1: Vào nghiệp vụ Tổng hợp, chọn Chứng từ nghiệp vụ khác.
• Bước 2: : Tại tab Hạch toán: Định khoản TK Nợ 3383, TK Có 514, Số tiền, Nguồn là Phí, lệ phí để lại, Cấp phát và Nghiệp vụ là Ghi thu – ghi chi.
  Nhấn Cập nhập hạch toán đồng thời phần mềm tự động sinh đồng thời Nơ TK 0122
• Bước 3: Tại tab Thống kê: chọn Hoạt động là Phục vụ hoạt động thu phí, chọn Phí, lệ phí là Phí chợ

• Bước 4: Nhấn Cất.

4.4 Chi từ nguồn phí được khấu trừ, để lại

• Bước 1: Vào nghiệp vụ Tiền mặt\Lập phiếu chi\Phiếu chi.
• Bước 2: Tại tab Hạch toán: định khoản TK Nợ 611, 612 TK Có 1111, Số tiền, Nguồn là Phí, lệ phí để lại, Cấp phát và Nghiệp vụ là Ghi thu – ghi chi.
• Bước 3: Tại tab Thống kê: chọn Hoạt động là Phục vụ hoạt động thu phí.
• Bước 4: Nhấn Cất.

–  Trên chứng từ chi mua CCDC, số tiền: 40.000.000 đồng: hạch toán TK Nợ 611, TK Có 1111.

–  Trên chứng từ chi hoạt động, số tiền: 6.000.000 đồng: hạch toán TK Nợ 611, TK Có 1111.

4.5 Cuối kỳ, tập hợp chứng từ chi từ nguồn ghi thu-ghi chi và cân đối với số thu nguồn ghi thu – ghi chi, đơn vị làm thủ tục ghi thu- ghi chi để bổ sung nguồn kinh phí

• Bước 1: Vào nghiệp vụ Kho bạc, chọn Lập bảng kê\Lập bảng kê chứng từ thanh toán ghi thu ghi chi.

• Bước 2: Chọn Khoảng thời gian cần lập bảng kê chứng từ ghi thu ghi chi.
• Bước 3: Nhập nội dung Diễn giải.
• Bước 4: Nhập thông tin chứng từ: Ngày lập, Ngày hạch toán, Số chứng từ.
• Bước 5: Tích chọn những chứng từ ghi thu ghi chi cần lập bảng kê.

• Bước 6: Nhấn Cất.
• Bước 7: In Lệnh ghi thu, ghi chi kèm Bảng kê chứng từ thanh toán/tạm ứng bằng cách chọn chức năng In trên thanh công cụ.

4.6 Sau khi được kho bạc chấp nhận thanh toán, kế toán thực hiện thanh toán những chứng từ ghi thu – ghi chi

• Bước 1: Vào nghiệp vụ Kho bạc\Lập bảng kê\Danh sách bảng kê chứng từ thanh toán.
• Bước 2: Kích đúp chuột vào bảng kê đã được cơ quan tài chính duyệt.
• Bước 3: Chọn tab Thanh toán.
• Bước 4: Tích chọn các chứng từ đã được cơ quan tài chính duyệt.
• Bước 5: Nhấn Thanh toán trên thanh công cụ.

4.7. Cuối kỳ, xác định kết quả hoạt động

• Bước 1: Vào nghiệp vụ Tổng hợp\Xác định kết quả hoạt động.

• Bước 2: Khai báo thông tin tại phần Chứng từ: Ngày CT, Ngày HT, Số CT.
• Bước 3: Phần mềm lấy lên những chứng từ kết chuyển trong kỳ tại màn hình Xác định kết quả hoạt động.
• Bước 4: Nhấn Cất.