Tài khoản 1351 lên không đúng số liệu trên S05-H thì làm thế nào?

• Bài viết này hướng dẫn anh/chị nguyên tắc kiểm tra TK 1351, giải thích nguyên nhân TK 1351 còn dư cuối năm, nguyên nhân và cách khắc phục sai lệch khi số liệu của Tài khoản 1351 trên Báo cáo S05-H – Bảng cân đối số phát sinh lên sai hoặc không đúng. 
• Lưu ý: Hướng dẫn này chỉ áp dụng cho các đơn vị sử dụng dự toán ngân sách thông thường ở TK 008, KHÔNG áp dụng đối với đơn vị sử dụng dự toán bằng Lệnh chi.

2.1. Với nguồn kinh phí giao tự chủ (nhận dự toán ở TK 9523)

Phát sinh Nợ TK 135:

• Là số nhận dự toán, điều chỉnh tăng dự toán
• Số nộp trả kinh phí tạm ứng hoặc nộp trả kinh phí thực chi

Phát sinh Có TK 135:

• Là số hủy, điều chỉnh giảm dự toán
• Số dự toán đã sử dụng (Chưa trừ số nộp trả)

Nguyên tắc số dư:

• Số dư Nợ cuối kỳ của TK 1351 chính là phần dự toán được giao tự chủ còn lại tương ứng ở cột 11 trên mẫu số 01a (mẫu 20a) mà đơn vị chưa sử dụng hết trong năm được chuyển nguồn sang năm sau.
• Số dư này sẽ bằng 0 nếu đơn vị đã sử dụng toàn bộ dự toán ở TK 9523.

2.2. Với nguồn không giao tự chủ (Nhận dự toán ở TK 9527)

Phát sinh Nợ TK 135:

• Số chi tạm ứng
• Số nộp trả tạm ứng

Phát sinh Có TK 135: 

• Số rút tạm ứng

Nguyên tắc số dư:

• Nếu đơn vị rút tạm ứng và đã chi hết khoản tạm ứng thì số dư Có TK 1351 ở nguồn không giao tự chủ sẽ bằng 0

2.3. Tổng hợp nguyên tắc số dư TK 1351

• Dư Nợ cuối kỳ TK 1351 sẽ khớp với dự toán còn lại cột 11 trên mẫu số 01a (mẫu số 20a) ở nguồn giao tự chủ (nguồn nhận dự toán ở TK 9523)
• Tuy nhiên, nếu chưa chi hết khoản tạm ứng thì sẽ còn dư Có TK 1351 và không khớp với dự toán còn lại cột 11 trên mẫu số 01a (mẫu số 20a) và lệch đúng bằng số tạm ứng chưa chi hết.

=> Trước khi kiểm tra số dư TK 1351 trên S05-H thì anh/chị cần đảm bảo Báo cáo đối chiếu kho bạc mẫu số 01a, mẫu số 02a lên đúng số liệu.

Nếu báo cáo đối chiếu đã lên đúng số liệu nhưng TK 1351 vẫn sai số dư cuối kỳ thì anh/chị tham khảo cách xử lý ở dưới đây:

Nguyên nhân 1: Do chọn tham số in bảng cân đối chưa đúng

Giải pháp

Khi mở báo cáo S05-H – Bảng cân đối số phát sinh, tại bảng tham số kiểm tra lại khoảng thời gian cần xem rồi chọn Tổng hợp để mặc định cho tất cả các Nguồn, Chương, Khoản lên hết tất cả các số liệu 

Nguyên nhân 2: Do số dư đầu kỳ trên tài khoản 1351 chưa đúng

Giải pháp

Bước 1: Vào phân hệ Số dư ban đầu, tìm đến TK 1351.

Bước 2: Nhấn Sửa nếu số tiền còn dư từ năm trước chuyển sang không đúng và sửa lại, nhấn cất

Nếu không còn số dư nào nhưng vẫn hiển thị có số dư TK 1351 thì thực hiện nhấn vào hình tam giác (⏷) ở bên cạnh chức năng Sửa, nhấn Xóa số dư, nhấn Xóa

Nguyên nhân 3: Chưa hạch toán đồng thời Nợ TK 1351/Có TK 511 trên chứng từ

Nguyên nhân:

• Đối với nguồn tự chủ (nhận dự toán ở TK 9523) thì khi được nhận dự toán, điều chỉnh dự toán, hủy dự toán đều phải có hạch toán đồng thời Nợ TK 1351/Có TK 511
• Đối với nguồn không tự chủ (nhận dự toán ở TK 9527) thì khi chi tạm ứng hoặc thanh toán tạm ứng sẽ kết chuyển Nợ TK 1351/Có TK 511 (bao gồm cả chứng từ thanh toán trong thời gian chỉnh lý quyết toán thì vẫn hạch toán bút toán này ở ngày 31/12)

-> Tuy nhiên, trong quá trình hạch toán có thể bị thiếu hoặc thừa bút toán hạch toán đồng thời Nợ TK 1351/Có TK 511 này.

Giải pháp:

Bước 1: Tìm TK 1351 sai ở nguồn kinh phí nào

• Vào Báo cáo\Báo cáo khác\Bảng in tổng hợp của tài khoản
• Chọn Tài khoản là 135, chọn Thống kê theo là nguồn
• Nhấn Xem báo cáo

Bước 2: Đối với số dư TK 1351 với nguồn tự chủ

Vào lại các chứng từ Nhận dự toán và Điều chỉnh dự toán của nguồn giao tự chủ kiểm tra đã hạch toán đúng Nợ TK 00822 chưa và nhấn Cập nhật hạch toán đồng thời.

Lưu ý: Riêng khoản cấp bù học phí được nhận ở nguồn tự chủ TK 9523 thì khi giao dự toán KHÔNG có bút toán Nợ TK 1351/Có TK 511, anh chị tham khảo hướng dẫn nhận dự toán cấp bù tại đây

Bước 3: Đối với số dư TK 1351 với nguồn không tự chủ

Mở các chứng từ chi tạm ứng đã làm, kiểm tra nếu có tự hạch toán thừa bút toán Nợ TK 1351/ Có TK 511 thì thực hiện Bỏ ghi, nhấn sửa, nhấn vào biểu tượng thùng rác (🗑️) ở cuối dòng để xóa dòng thừa đi -> Nhấn Cất

Lưu ý: Nếu đơn vị có bút toán rút tạm ứng chuyển khoản thì phần mềm chưa mặc định hạch toán đồng thời nên anh chị cần thực hiện các bước dưới đây, nếu không thì bỏ qua.

Bước 1: Vào biểu tượng Bánh răng ⚙ (góc phải phía trên)Thiết lập\Thiết lập quy tắc hạch toán đồng thời. 

Bước 2: Tại dòng 45, thiết lập cho nghiệp vụ Tạm ứng đã cấp dự toán, cấp phát Dự toán, tính chất nguồn Không giao tự chủ, Nguồn kinh phí <<Tất cả>>, TK Nợ 611, TK có 111, 112 nhấn vào ô tại cột TK có chọn vào hình tam giác (⏷) thêm TK 1351 -> Nhấn Cất

Bước 3: Mở lại các chứng từ chuyển khoản kho bạc tạm ứng đã làm, nếu chưa có bút toán hạch toán đồng thời Nợ TK 1351/ Có TK 511 thì thực hiện Bỏ ghi, nhấn cập nhật hạch toán đồng thời để phần mềm tự sinh bút toán => Nhấn Cất.

Nguyên nhân 4: Do chứng từ hạch toán tăng tài sản hoặc đánh giá lại bị sai

Nguyên nhân:

Khi nhận tài sản bàn giao do sáp nhập theo Công văn 1010/BTC-QLKT cần hạch toán giá trị còn lại TSCĐ là Nợ TK 211/Có TK 421, nhưng trên chứng từ đang thể hiện Nợ TK 211/Có TK 1351

Giải pháp:

Bạn mở chứng từ tăng tài sản nhận bàn giao từ đơn vị sáp nhập theo Công văn 1010/BTC-QLKT sửa TK Có 1351 thành TK 421

Hoặc mở chứng từ đánh giá lại do tăng giá trị quyền sử dụng đất hoặc đánh giá lại không dùng tiền đơn vị cũng sửa TK Có 1351 sang TK 421.