Quy trình hạch toán nghiệp vụ chủ đầu tư

Bài viết giúp anh/chị nắm được tổng thể quy trình hạch toán các nghiệp vụ kế toán chủ đầu tư không thành lập Ban quản lý dự án, theo đúng quy định tại Thông tư 195/2012/TT-BTC và Thông tư 24/2024/TT-BTC. Việc này đảm bảo quản lý chặt chẽ nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản, ghi nhận đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh từ nhận dự toán, rút vốn, chi đầu tư, bàn giao tài sản đến quyết toán công trình hoàn thành.

Nội dung bài viết gồm:

• Thiết lập chế độ kế toán chủ đầu tư
• Các bước thực hiện quy trình hạch toán nghiệp vụ chủ đầu tư
• Hướng dẫn khai báo dự án, nhận dự toán, rút vốn, chi đầu tư
• Quy trình bàn giao tài sản, quyết toán công trình hoàn thành
• Lưu ý về báo cáo và đánh giá lại tài sản

Một số tài khoản sử dụng

• TK 009: Dự toán đầu tư XDCB
• TK 241: Xây dựng cơ bản dở dang (TK 2412)

1. Khi được giao dự toán chi đầu tư XDCB

Nợ TK 009: Dự toán đầu tư XDCB (0092 – Chi tiết theo từng dự án)

2. Rút và chi kinh phí đầu tư XDCB do ngân sách hoặc cấp trên cấp theo dự toán:

   a. Đối với thanh toán khối lượng XDCB hoàn thành

• Khi rút thực chi, ghi:

Nợ TK 2412: XDCB dở dang  (24121)

     Có  TK 511: Doanh thu từ kinh phí NSNN cấp 

Đồng thời ghi: Có TK 009 – Dự toán chi đầu tư  (Thực chi)

• Khi rút tạm ứng, ứng trước cho nhà thầu:

Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán

       Có TK 1351- Phải thu kinh phí được cấp

Đồng thời ghi: Có TK 009 – Dự toán chi đầu tư  (Tạm ứng)

•  Khi thanh toán cho nhà thầu phần khối lượng đã hoàn thành, ghi:

Nợ TK 241- Mua sắm, đầu tư xây dựng dờ dang (24121)

            Có TK 331- Phải trả cho người bán

Đồng thời, kết chuyển số tạm ứng đã thanh toán khối lượng hoàn thành, ghi:

Nợ TK 135- Phải thu kinh phí được cấp

           Có TK 511- Doanh thu từ kinh phí NSNN cấp 

           Có 009 (tạm ứng): số tiền âm, Có 009 (thực chi): số tiền dương

  b. Đối với chi phí quản lý dự án

• Rút chi phí quản lý dự án tính theo tỷ lệ phần trăm vào công trình, chuyển vào tài khoản tiền gửi của Ban quản lý dự án: 

           Nợ TK 2412: XDCB dở dang (24121)

                  Có TK 511: Doanh thu từ kinh phí hoạt động NSNN cấp

           Đồng thời ghi: Có TK 009 – Dự toán chi đầu tư XDCB (Thực chi)

          Căn cứ giấy báo có của ngân hàng, kho bạc ghi: Nợ TK 112/ Có TK 518

• Rút dự toán thanh toán từng lần các khoản chi phí quản lý dự án: 

         * Rút chuyển khoản thực chi cho nhà cung cấp ghi :

              Nợ TK 24121/ Có TK 511

              Đồng thời ghi: Có TK 009 – Dự toán chi đầu tư XDCB (Thực chi)

              Đồng thời ghi: Nợ TK 642/ Có TK 518

         * Rút tạm ứng bằng tiền: 

             + Khi rút tạm ứng ghi: 

                   Nợ TK 111, 112/ Có TK 135

                   Đồng thời ghi: Có TK 009 – Dự toán chi đầu tư XDCB(tạm ứng)

             + Khi chi mua tài sản, vật tư,… từ chi phí quản lý dự án:

                   Nợ TK 152, 153, 211, 642…./ Có TK 111, 112 

                   Đồng thời ghi: Nợ TK 135/Có TK 518

              + Khi tính hao mòn, khấu hao tài sản, xuất vật tư nhập kho phục vụ hoạt động quản lý dự án:

                   Nợ TK 6422/ Có TK 214, 152, 153

             + Cuối kỳ căn cứ vào chi phí quản lý dự án được phân bổ vào từng công trình ghi:

                   Nợ TK 24121/ Có TK 511   

3. Khi công trình hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng:

Khi công trình hoàn thành, việc nghiệm thu tổng thể đã được thực hiện xong, tài sản được bàn giao đưa vào sử dụng: Nếu quyết toán được duyệt ngay thì căn cứ vào giá trị tài sản hình thành qua đầu tư được duyệt để ghi sổ. Nếu quyết toán chưa được phê duyệt thì ghi tăng giá trị của tài sản hình thành qua đầu tư theo giá tạm tính (Giá tạm tính tối đa bằng chi phí đã tập hợp trên tài khoản 24121). Cả 2 trường hợp, kế toán ghi:

Nợ các TK 211, 213

Có TK 241 – Mua sắm, xây dựng cơ bản dở dang (24122)

4. Khi quyết toán vốn đầu tư XDCB hoàn thành được duyệt thì kế toán điều chỉnh lại giá trị tạm tính theo giá trị tài sản được duyệt, ghi:

– Nếu giá trị tài sản hình thành qua đầu tư XDCB được duyệt có giá trị lớn hơn giá tạm tính, ghi:

Nợ TK 24122: Giá trị tạm tính

Nợ TK 211, 213 

       Có TK 24121: Giá trị quyết toán được phê duyệt

– Nếu giá trị tài sản hình thành qua đầu tư XDCB được duyệt có giá trị nhỏ hơn giá trị tạm tính:

Nợ TK 24122: Giá trị tạm tính

       Có TK 24121: Giá trị quyết toán được phê duyệt

       Có TK 211, 213

5. Trường hợp số kinh phí đầu tư XDCB đã nhận nhưng chưa sử dụng hết, ghi:

Nợ TK 135: Phải thu kinh phí được cấp (Nếu rút tạm ứng)

          Nợ TK 511: Doanh thu từ kinh phí hoạt động NSNN cấp (Nếu rút thực chi)

Có TK 111, 112

Đồng thời, ghi:

Có TK 00921/00922: Số tiền trả lại ngân sách do không sử dụng hết (ghi âm)

Ví dụ: Kế toán căn cứ vào quyết định phê duyệt đầu tư dự án và kế hoạch vốn năm, ghi nhận các thông tin chung về dự án để quản lý tình hình thực hiện dự án.

– Tên dự án: Xây dựng nhà thể chất.

– Địa điểm xây dựng: Đường Xuân Thủy, Cầu Giấy, Hà Nội.

– Tổng mức đầu tư: 2.500.000.000đ.

Trong đó:

• Chi phí xây dựng: 1.300.000.000đ.
• Chi phí thiết bị: 400.000.000đ.
• Chi phí quản lý dự án: 350.000.000đ.
• Chi phí tư vấn đầu tư xây dựng: 150.000.000đ.
• Chi phí khác: 300.000.000đ.

– Ngày 25/03/2024, đơn vị nhận dự toán, số tiền: 2.500.000 đồng.

– Ngày 05/05/2024, nhận đầu tư vốn bằng 600 Bao Xi măng, 10.000 viên gạch, 300 cây thép phi 22, đơn vị thực hiện nhập kho.

– Ngày 10/05/2024, đơn vị chuyển khoản kho bạc thanh toán tiền mua NVL xây dựng, số tiền 200.000.000đ và mua sắm máy móc: 150.000.000 đ.

– Ngày 15/05/2024, rút dự toán về tài khoản tiền gửi để chi cho các hoạt động tại đơn vị: 150.000.000 đ

– Ngày 20/05/2024, chi tư vấn thiết kế dự án, số tiền 150.000.000đ

– Ngày 02/06/2024, xuất kho NVL cho XDCB: Gạch 960 viên, Thép 195 cây, Xi măng 700 bao.

– Ngày 30/11/2024 hoàn thành việc xây dựng sân cầu lông, nguyên giá tạm tính: 2.500.000.000đ.

– Ngày 30/12/2024 sau khi quyết toán ghi giảm nguyên giá 50.000.000 đồng.

• Bước 1: Nhận quyết định và ghi nhận kế hoạch vốn năm.
• Bước 2: Thực hiện rút vốn đầu tư và chi đầu tư.
• Bước 3: Quyết toán vốn hàng năm.
• Bước 4: Quyết toán giá trị công trình hoàn thành.
• Bước 5: Bàn giao tài sản, ghi tăng tài sản.
• Bước 6: Thực hiện quyết định xử lý sau quyết toán (nếu có).

Lưu ý: Để hạch toán được nghiệp vụ Chủ đầu tư, anh/chị cần phải thiết lập theo các bước sau: 

Bước 1: Vào Bánh răng ⚙️(góc phải phía trên)\Thiết lập\Tùy chọn

Bước 2: Chọn Nghiệp vụ\ Nghiệp vụ khác, sau đó tích chọn Kế toán chủ đầu tư không thành lập ban quản lý dự án.

Bước 3: Nhấn Cất.

5.2.1 Khai báo dự án

Bước 1: Vào Danh mục\CTMT, Dự án.

Bước 2: Nhấn Thêm\Thêm dự án.

Bước 3: Khai báo các thông tin về dự án.

• Mã dự án, Tên dự án.
• Thông tin chung: Số hiệu dự án, Thuộc CTMT, dự án, Ngày bắt đầu, Ngày kết thúc, Phòng/Ban,…

• Để khai báo chi tiết cơ cấu vốn, anh/chị chọn qua tab Tổng mức đầu tư và Tổng kinh phí được duyệt nhập chi tiết các nguồn đầu tư và cơ cấu vốn.

Bước 4: Nhấn Cất.

Lưu ý: Nếu dự án có chia ra nhiều công trình, hạng mục công trình thì tạo thêm các công trình thuộc dự án, hạng mục công trình thuộc công trình.

Ví dụ: Dự án đầu tư XDCB có 2 công trình: Xây dựng sân tập bóng rổ, xây phòng tập cầu lông.

• Chọn CTMT, Dự án trên danh sách, nhấn Thêm\Thêm công trình/HMCT.

• Khai báo các thông tin Công trình, HMCT.

• Nhấn Cất.

5.2.2 Nhận dự toán

Bước 1: Vào nghiệp vụ Kho bạc\Nhận dự toán.

Bước 2: Tích chọn Đầu năm.

Bước 3: Khai báo Thông tin chung, Chứng từ.

Bước 4: Khai báo thông tin hạch toán: nhập TK Nợ 0092, Số tiền, MLNS, Nhóm mục chi, Tài khoản NHKB, CTMT, dự án, Cơ cấu vốn.

Bước 5: Nhấn Cất.

5.3.1 Rút vốn đầu tư 

Ví dụ rút dự toán chuyển khoản thanh toán tiền mua NVL xây dựng cho nhà cung cấp.

Bước 1: Vào Rút dự toán, chọn hình thức rút dự toán. Ví dụ Rút dự toán chuyển khoản.

Bước 2: Khai báo các thông tin trên chứng từ Rút dự toán chuyển khoản

Bước 3: Nhấn Cất.

Bước 4: Phần mềm tự động sinh chứng từ Chuyển khoản kho bạc, anh/chị sửa lại TK Nợ, Có.

– Trường hợp rút tạm ứng:

Nợ TK 2412 – Xây dựng cơ bản dở dang (24121)

Có TK 135: Phải thu kinh phí được cấp (1351)

Đồng thời, ghi:

Có TK 009 (00921): Số tiền rút tạm ứng

                   Nợ TK 1351/ Có TK 511

– Trường hợp rút thực chi:

Nợ TK 2412 – Xây dựng cơ bản dở dang (21421)

Có TK 511: Doanh thu từ kinh phí hoạt động NSNN cấp

Đồng thời, ghi:

Có TK 009 (00922): Số tiền rút thực chi

Bước 5: Tại phần Hạch toán đồng thời, anh/chị nhập TK Có 0092x.

Bước 6: Nhấn Cất. Nhấn Không trên thông báo để chương trình giữ nguyên hạch toán đồng thời anh/chị vừa nhập ở trên.

5.3.2 Chi đầu tư

• Rút dự toán tiền gửi để chi cho các hoạt động XDCB tại đơn vị:

Bước 1: Vào nghiệp vụ Kho bạc\Rút dự toán\Rút dự toán tiền gửi.

Bước 2: Khai báo thông tin trên chứng từ Rút dự toán tiền gửi.

Bước 3: Nhấn Cất. Phần mềm tự động sinh chứng từ Chuyển khoản kho bạc vào TK tiền gửi:

• Hạch toán Nợ TK 1121/Có TK 511(Nếu rút thực chi), 1351 (Nếu rút tạm ứng).
• Tại tab Hạch toán đồng thời, sửa lại TK Có 00922 hoặc 00921.

Bước 4: Nhấn Cất. Nhấn Không trên thông báo để chương trình giữ nguyên hạch toán đồng thời anh/chị vừa nhập ở trên.

• Chi các hoạt động XDCB tại đơn vị:

Bước 1: Vào nghiệp vụ Tiền gửi\Chi tiền\Chi tiền gửi.

Bước 2: Khai báo Thông tin chung, Chứng từ.

Bước 3: Khai báo thông tin hạch toán: nhập TK Nợ 24121, TK Có 1121, Số tiền, MLNS, CTMT, Dự án, Cơ cấu vốn…

Bước 4: Nhấn Cất.

• Xuất kho NVL sử dụng cho công trình:

Bước 1: Vào nghiệp vụ Vật tư hàng hóa\Xuất kho\Xuất kho.

Bước 2: Khai báo thông tin trên chứng từ Xuất kho: nhập TK Nợ 24121, TK Có 152, Số lượng, đơn giá, MLNS, CTMT, Dự án, Cơ cấu vốn,…

Bước 3: Nhấn Cất.

Đơn vị lập báo cáo quyết toán áp dụng cho Kế toán chủ đầu tư không thành lập ban quản lý dự án.

1. B02-CĐT: Nguồn vốn đầu tư

2. B03-CĐT: Thực hiện đầu tư

3. F02-CĐT: Chi tiết nguồn kinh phí đầu tư

4. F03A-CĐT: Thực hiện đầu tư theo dự án, công trình, hạng mục công trình

5. F03B-CĐT: Quyết toán vốn đầu tư theo dự án, công trình, hạng mục công trình hoàn thành bàn giao sử dụng.

6. F03C-CĐT: Chi phí khác

Ví dụ in báo cáo B02-CĐT: Nguồn vốn đầu tư

Khi công trình hoàn thành, được bàn giao, nghiệm thu công trình. Sau khi công trình được nghiệm thu và bàn giao sử dụng thực hiện như sau:

Bước 1: Vào nghiệp vụ Tài sản cố định, chọn Khai báo Tài sản cố định. Nhấn Thêm.

Bước 2: Khai báo Thông tin chung của tài sản.

Bước 3:  Khai báo Thông tin hao mòn/khấu hao của tài sản.

Bước 4:  Khai báo thêm thông tin tại tab Phụ tùng kèm theo (nếu có).

Bước 5:  Nhấn Cất. Hệ thống hiển thị thông báo sinh chứng từ ghi tăng cho tài sản, tích chọn Nhận bằng hiện vật, nhấn Có.

Bước 6: Trên chứng từ Nhận bằng hiện vật và ghi tăng tài sản cố định, hệ thống tự động hạch toán TK Nợ 211, TK Có 511. Anh/chị sửa lại TK Có 24122. Nhấn Cất.

Đơn vị lập các phụ biểu phục vụ quyết toán giá trị công trình hoàn thành theo Thông tư 09/2016/TT-BTC, bao gồm các báo cáo:

1. 01/QTDA: Báo cáo tổng hợp quyết toán dự án hoàn thành.

2. 04/QTDA: Chi phí đầu tư đề nghị quyết toán theo công trình, hạng mục công trình hoàn thành.

3. 07/QTDA: Tình hình thanh toán và công nợ của dự án.

Anh/chị nhập các thông tin bổ sung. Nhấn Đồng ý để in Phụ biểu.

Ví dụ đưa ra là đánh giá giảm nguyên giá của tài sản, số tiền: 10.000.000 đồng. Đơn vị thực hiện như sau:

Bước 1: Vào nghiệp vụ Tài sản cố định, chọn Đánh giá lại/Đánh giá lại.

Bước 2: Chọn tài sản cần đánh giá lại.

Bước 3: Tại phần Thông tin điều chỉnh, nhập lại Nguyên giá.

Bước 4: Nhấn Hạch toán.

Bước 5: Tại tab hạch toán, sửa bút toán hạch toán thành TK Nợ 24122.

Bước 6: Nhấn Cất.