Quy trình hạch toán các khoản thu hộ, chi hộ bằng tiền gửi

Bài viết hướng dẫn cách hạch toán các khoản thu hộ, chi hộ bằng tiền gửi trong trường hợp đơn vị phát sinh thu hoặc chi tiền thay cho tổ chức, cá nhân khác, mà khoản tiền đó không thuộc doanh thu hay chi phí của đơn vị. Ví dụ như thu hộ tiền bảo hiểm y tế cho cơ quan bảo hiểm, thu hộ bảo hiểm thân thể, chi hộ tiền điện hộ nghèo, huy hiệu Đảng,…

Nội dung bài viết gồm: Định khoản, quy trình nghiệp vụ và cách thực hiện trên phần mềm

2.1. Các khoản đơn vị thu hộ đơn vị khác:

• Khi thu tiền:

Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng, kho bạc

Có TK 3388 – Phải trả khác

• Khi trả cho đơn vị nhờ thu hộ:

Nợ TK 3388 – Phải trả khác

Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng, kho bạc

2.2. Các khoản đơn vị chi hộ đơn vị khác

• Khi đơn vị nhận được tiền do các đơn vị khác chuyển đến nhờ chi hộ:

Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng, kho bạc

Có TK 3388 – Phải trả khác

• Khi đơn vị thực hiện chi hộ trực tiếp từ tài khoản tiền gửi:

Nợ TK 3388 – Phải trả khác

Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng, kho bạc

• Khi đơn vị thực hiện rút tiền mặt về nhập quỹ rồi mới chi hộ:

Khi rút tiền mặt về nhập quỹ ghi: Nợ TK 111/ Có TK 112

Khi chi tiền mặt: Nợ TK 3388/ Có TK 111

• Trường hợp số tiền nhờ chi hộ nhưng đơn vị chi không hết được trả lại đơn vị nhờ chi hộ:

Nợ TK 3388 – Phải trả khác

Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng, kho bạc

• Khi có các khoản thu hộ hoặc chi trả hộ cho các tổ chức, cá nhân trong và ngoài đơn vị (như thu hộ hoặc chi hộ tiền đề tài khoa học cho các đơn vị hoặc chủ nhiệm đề tài; các đơn vị khác nhờ chi hộ một số nhiệm vụ ngoài nhiệm vụ thường xuyên đã được nhà nước giao).
• Sau khi thực hiện nhiệm vụ đơn vị có trách nhiệm chuyển trả chứng từ và quyết toán toàn bộ số tiền đã nhận chi hộ với đơn vị nhờ chi hộ và các khoản thu hộ, chi hộ khác.

4.1.  Khi thu tiền thu hộ hoặc nhận được tiền do các đơn vị khác chuyển đến nhờ chi hộ

Ví dụ: Đơn vị nhận số tiền 10.000.000 đồng bằng tiền gửi để chi hộ

• Vào nghiệp vụ Tiền gửi, chọn Thu tiền\Thu tiền gửi.
• Tại tab Hạch toán: định khoản TK Nợ 1121, TK Có 3388, Nguồn là Nguồn khác, Cấp phát là Khác và Nghiệp vụ để là Thực chi hoặc Không chọn.
• Tại tab Thống kê, chọn đối tượng nhờ thu hộ.

• Nhấn Cất.

4.2. Khi trả cho đơn vị nhờ thu hộ hoặc khi đơn vị thực hiện chi hộ

4.2.1 Trường hợp 1: Trả cho đơn vị nhờ thu hộ hoặc thực hiện chi hộ trực tiếp bằng tiền gửi.

Bước 1: Vào Tiền gửi\Chi tiền gửi\Chi tiền gửi

Bước 2: Nhập thông tin chi tiết cho chứng từ chi tiền gửi:

• Nhập thông tin chung: Tài khoản chi, Ngày HT, Ngày CT
• Tại tab Hạch toán: định khoản TK Nợ 3388, TK Có 112, Nguồn là Nguồn khác, Cấp phát là Khác và Nghiệp vụ để là Thực chi hoặc Không chọn.
• Tại tab Thống kê, chọn đối tượng nhờ thu hộ, chi hộ (Giống đối tượng chọn ở bước nhận tiền thu hộ, chi hộ).

Bước 3: Nhấn Cất.

4.2.2 Trường hợp 2:  Rút về tiền mặt rồi trả cho đơn vị nhờ thu hộ hoặc thực hiện chi hộ

Bước 1: Rút tiền mặt từ TK tiền gửi

• Vào Tiền mặt\Phiếu thu\Phiếu thu rút tiền từ NH, KB.
• Tại tab Hạch toán: định khoản TK Nợ 111, TK Có 1121, Nguồn là Nguồn khác, Cấp phát là Khác và Nghiệp vụ để là Thực chi hoặc Không chọn.

Bước 2: Chi tiền thu hộ, chi hộ bằng tiền mặt

• Vào nghiệp vụ Tiền mặt\Phiếu chi.
• Tại tab Hạch toán: định khoản TK Nợ 3388, TK Có 1111, Nguồn là Nguồn khác, Cấp phát là Khác và Nghiệp vụ để là Thực chi hoặc Không chọn.
• Tại tab Thống kê, chọn đối tượng nhờ thu hộ, chi hộ (Giống đối tượng chọn ở bước nhận tiền thu hộ, chi hộ).

• Nhấn Cất.