Xuất thanh lý vật tư hàng hóa

Bài viết hướng dẫn hạch toán và thao tác xuất kho thanh lý vật tư, hàng hóa (VTHH) được theo dõi chi tiết trên phần mềm, nhằm ghi nhận chi phí/thu nhập, xử lý thiếu hàng chưa rõ nguyên nhân và lập chứng từ đúng quy định, đảm bảo phản ánh chính xác giá trị vật tư thanh lý, và tự động cập nhật sổ sách, báo cáo liên quan.

a. Phản ánh giá trị xuất kho

Nợ TK 811 – Chi phí khác (Giá trị xuất kho)

Có các TK 152, 153, 155 – NVL, CCDC, sản phẩm hàng hóa xuất thanh lý

b. Phản ánh số thu khi bán

Nợ các TK 111, 112, 131 – Nếu thu bằng tiền mặt, tiền gửi hoặc chưa thu được tiền

Có TK 711: Thu nhập khác

c. Trường hợp VTHH thiếu chưa xác định nguyên nhân:

Nợ TK 138: Phải thu khác (1381)

Có các TK 153, 155

1. Cán bộ quản lý tài sản lập danh sách vật tư hàng hóa hết giá trị, hoặc không còn nhu cầu sử dụng đề nghị thanh lý gửi thủ trưởng đơn vị phê duyệt. 

2. Thủ trưởng đơn vị ra quyết định thành lập Hội đồng thanh lý tài sản.

3. Hội đồng thanh lý tài sản đánh giá giá trị tài sản cần thanh lý và lập tờ trình xin thanh lý vật tư hàng hóa gửi thủ trưởng đơn vị phê duyệt.

4. Cán bộ quản lý tài sản tập hợp hồ sơ xin thanh lý vật tư hàng hóa bao gồm: biên bản kiểm kê vật tư hàng hóa, biên bản đánh giá vật tư hàng hóa thanh lý, tờ trình xin thanh lý vật tư hàng hóa, hồ sơ liên quan đến vật tư hàng hóa khác gửi đơn vị cấp trên và Sở tài chính phê duyệt.

5. Đơn vị cấp trên và Sở tài chính phối hợp thẩm định hồ sơ thanh lý vật tư hàng hóa và gửi văn bản chấp thuận việc thanh lý vật tư hàng hóa.

6. Hội đồng thanh lý tài sản lập hồ sơ mời thầu và thực hiện đấu thầu chọn đối tác mua thanh lý.

7. Hội đồng thanh lý ra quyết định thanh lý tài sản gửi thủ trưởng đơn vị phê duyệt.

8. Ký hợp đồng thanh lý vật tư hàng hóa với nhà thầu được lựa chọn.

9. Cán bộ quản lý tài sản yêu cầu xuất kho vật tư hàng hóa thanh lý.

10. Kế toán lập phiếu xuất kho vật tư hàng hóa thanh lý, và xuất hóa đơn thanh lý, chuyển thủ trưởng đơn vị và kế toán trưởng ký duyệt, ghi nhận số thu thanh lý vào sổ sách (nếu nộp ngay bằng tiền mặt thì thực hiện quy trình thu tiền mặt, nếu nộp bằng tiền gửi thực hiện quy trình thu tiền gửi, nếu chưa thu tiền ghi số công nợ) sau đó chuyển cán bộ quản lý tài sản đi lấy hàng cho nhà thầu thanh lý.

11. Thủ kho xuất kho vật tư hàng hóa giao cán bộ quản lý tài sản và ghi vào sổ kho.

12. Cán bộ quản lý tài sản bàn giao cho nhà thầu thanh lý, thanh lý hợp đồng và giao hóa đơn cho nhà thầu. 

13. Kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho có đầy đủ chữ ký ghi vào sổ chi tiết vật tư hàng hóa.

4.1. Hạch toán ghi nhận số thu thanh lý bằng tiền mặt

Bước 1: Vào menu Tiền mặt\Quy trình \Lập phiếu thu, nhấn Phiếu thu.

Bước 2: Khai báo thông tin chứng từ Phiếu thu:

• Nhập Thông tin chung: Người nộp, Địa chỉ, Lý do nộp.
• Tại tab Hạch toán: chọn TK Có, nhập số tiền thu được.

Bước 3: Nhấn Cất.

4.2. Hạch toán ghi nhận giá trị xuất kho

Bước 1: Vào menu Kho\Quy trình, nhấn Xuất kho.

Bước 2: Khai báo thông tin về chứng từ Xuất kho.

– Nhập thông tin chung: Người nhận, Địa chỉ, Lý do xuất.

– Tab Hạch toán:

• Chọn vật tư hàng hóa cần xuất thanh lý.
• Chọn Tài khoản Nợ, Có nhập Số lượng, Đơn giá.
• Chọn Mục đích xuất là Xuất khác.

Bước 3: Nhấn Cất.