1. Tổng quan
- Bài viết nhằm hướng dẫn bạn cách thiết lập và quản lý (Thêm mới, Sửa, Nhân bản, Ngừng theo dõi/ theo dõi lại, Xóa) các loại quỹ tiền tại đơn vị. Đơn vị có thể thêm mới hoặc sửa đổi các loại quỹ cho phù hợp với công việc hạch toán.
- Việc thiết lập danh mục này cho phép đơn vị theo dõi chi tiết số dư, số phát sinh và in các sổ sách, báo cáo liên quan đến tiền chi tiết theo từng Loại quỹ.
2. Các bước thực hiện
2.1 Thêm mới Loại quỹ
Mục đích: Thêm một loại quỹ mới (ví dụ: Quỹ phúc lợi, Quỹ hoạt động…) vào hệ thống danh mục để theo dõi hạch toán.
Bước 1: Vào menu Danh mục, chọn Loại quỹ.
Bước 2: Để thêm mới loại quỹ, nhấn Thêm.
Bước 3: Khai báo các thông tin:
- Mã loại quỹ (bắt buộc)
- Tên loại quỹ (bắt buộc)
- Diễn giải (nếu cần)
Bước 4: Nhấn Cất.
2.2 Nhân bản Loại quỹ
Mục đích: Thêm nhanh một loại quỹ mới có thông tin tương tự với loại quỹ đã có sẵn.
Bước 1: Vào menu Danh mục, chọn Loại quỹ.
Bước 2: Tại dòng loại quỹ cần nhân bản, nhấn vào biểu tượng mũi tên và chọn Nhân bản.
Bước 3: Phần mềm tự động lấy thông tin (như Tên loại quỹ) từ quỹ gốc, bạn có thể sửa lại thông tin nếu cần.
Bước 4: Nhấn Cất.
2.3 Xóa, Ngừng theo dõi / Theo dõi lại Loại quỹ
Mục đích: Ẩn (Ngừng theo dõi) hoặc hiển thị lại (Theo dõi) các loại quỹ không còn sử dụng trên các màn hình chứng từ và tham số báo cáo. Xóa một loại quỹ đã khai báo nhầm và chưa có phát sinh.
Bước 1: Vào menu Danh mục, chọn Loại quỹ.
Bước 2: Tại dòng loại quỹ, nhấn vào biểu tượng mũi tên, chọn Xóa; Ngừng theo dõi (hoặc Theo dõi).
2.4. Thực hiện hàng loạt (Xóa / Theo dõi / Ngừng theo dõi) nhiều loại quỹ
Mục đích: Thao tác nhanh (Xóa, Ngừng/Theo dõi) cho nhiều loại quỹ cùng một lúc.
Bước 1: Vào menu Danh mục, chọn Loại quỹ.
Bước 2: Tích chọn vào các loại quỹ cần thao tác trong danh sách.
Bước 3: Nhấn nút Thực hiện hàng loạt.
Bước 4: Chọn chức năng tương ứng (Xóa / Theo dõi / Ngừng theo dõi).
3. Lưu ý
- Bạn không thể xóa loại quỹ nếu loại quỹ đó đã phát sinh dữ liệu (đã được sử dụng trên chứng từ). Bạn phải xóa tất cả các phát sinh liên quan này trước, sau đó mới thực hiện xóa loại quỹ được.
- Đối với các loại quỹ không còn sử dụng nhưng đã có phát sinh, bạn nên dùng chức năng Ngừng theo dõi thay vì Xóa.
