1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn cách kiểm tra sai lệch số dư tiền mặt và tiền gửi ngân hàng/kho bạc cuối kỳ, xác định nguyên nhân khi số dư bị âm hoặc không đúng thực tế, và cách xử lý bằng việc rà soát sổ quỹ, sổ tiền gửi và chứng từ thu–chi để điều chỉnh cho chính xác.
2. Các bước thực hiện:
2.1. Kiểm tra tiền mặt
Trường hợp số dư cuối kỳ trên Sổ quỹ tiền mặt bị âm, chương trình sẽ hiển thị báo cáo chi tiết thể hiện thông tin: Tài khoản, Loại tiền và Số tiền bị âm vào cuối kỳ.
Trường hợp này kế toán cần kiểm tra và chỉnh sửa lại cho đúng thực tế bằng cách:
Bước 1: Vào mục Hướng dẫn quyết toán trên phần mềm. Chi tiết tại đây
Bước 2: Chọn mục 2. Tiền mặt, tiền gửi > 2.1 Tiền mặt.
Bước 3: Nhấn vào Số hiệu tài khoản => chương trình sẽ chuyển sang màn hình Sổ quỹ tiền mặt để kiểm tra báo cáo để xác định nguyên nhân và cách xử lý.
Bước 4: Có thể kiểm tra nhanh theo các bước sau:
- Kiểm tra số tồn đầu kỳ xem đã chính xác chưa.
- Kiểm tra cột Tồn để xác định thời điểm báo cáo bắt đầu bị âm.
- Kiểm tra các chứng từ thu, chi trước thời điểm này để xác định nguyên nhân gây ra sai lệch. Có thể xảy ra các trường hợp sau:
-
- Chi quá số thực tế; Thu nhỏ hơn số thực tế; Nhập sai tỷ giá trong trường hợp thu/chi bằng ngoại tệ => Chỉnh lại số tiền thu, chi/tỷ giá trên chứng từ cho đúng thực tế.
- Bỏ sót chứng từ thu tiền => Lập bổ sung chứng từ thu tiền.
- Nhập trùng chứng từ chi tiền => Xoá bỏ chứng từ chi tiền bị trùng.
Anh/chị có thể tham khảo thêm TK 111 bị sai theo hướng dẫn tại đây
Anh/chị có thể thêm nhanh phiếu thu và sửa nhanh số dư đầu của tài khoản ngay trên màn hình của Kiểm tra chứng từ, sổ sách.
2. 2. Kiểm tra tiền gửi
Trường hợp số dư cuối kỳ trên Sổ tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc bị âm, chương trình sẽ hiển thị báo cáo chi tiết thể hiện thông tin: Tài khoản hạch toán, Tài khoản ngân hàng, Loại tiền và Số tiền bị âm vào cuối kỳ.
Trường hợp này kế toán cần kiểm tra và chỉnh sửa lại cho đúng thực tế bằng cách:
Bước 1: Vào mục Hướng dẫn quyết toán trên phần mềm. Chi tiết tại đây
Bước 2: Chọn mục 2. Tiền mặt, tiền gửi > 2.2 Tiền gửi ngân hàng.
Bước 3: Nhấn vào Số hiệu tài khoản => chương trình sẽ chuyển sang màn hình Sổ tiền gửi ngân hàng, kho bạc để kiểm tra báo cáo để xác định nguyên nhân và cách xử lý.
Bước 4: Có thể kiểm tra nhanh theo các bước sau:
- Kiểm tra cột Còn lại để xác định thời điểm báo cáo bắt đầu bị âm.
- So sánh số còn lại đầu kỳ và các chứng từ thu, chi tiền gửi trước thời điểm này với Sổ phụ ngân hàng\Sao kê ngân hàng (đối với các tài khoản tiền gửi mở tại ngân hàng) hoặc với Bản xác nhận số dư tài khoản tiền gửi tại KBNN (đối với các tài khoản tiền gửi mở tại Kho bạc).
Tham khảo thêm TK 1121 bị sai theo hướng dẫn tại đây
Anh/chị có thể thêm nhanh chứng từ Thu tiền gửi và sửa nhanh số dư đầu của tài khoản ngay trên màn hình của Kiểm tra chứng từ, sổ sách.
Lưu ý : Nếu có chỉnh sửa số liệu anh/chị có thể tích nút ⟳ Lấy lại số liệu để cập nhật lại số liệu mới nhất sau khi sửa .
Có thể in hoặc xuất excell
