1. Tổng quan
Bài viết giải thích cách lấy số liệu 2 chỉ tiêu Các khoản nhận trước ngắn hạn của khách hàng (mã số 252) và chỉ tiêu Các khoản nhận trước dài hạn của khách hàng (mã số 262) trên Báo cáo tình hình tài chính (B01/BCTC), đồng thời tìm nguyên nhân và cách khắc phục khi số liệu hiển thị chưa đúng. Qua đó giúp kế toán chủ động rà soát lại số liệu, đảm bảo khớp số liệu giữa các báo cáo tài chính và bảng cân đối phát sinh.
Các tình huống thường xảy ra:
– Tổng chỉ tiêu mã số 252 + mã số 262 không bằng số dư Có TK 131 trên Bảng cân đối số phát sinh (S05-H)
– Số dư Có TK 131 chi tiết theo đối tượng không đúng với thực tế phát sinh
2. Nguyên tắc
- Chỉ tiêu 252 (Các khoản nhận trước ngắn hạn của khách hàng) và chỉ tiêu 262 (Các khoản nhận trước dài hạn của khách hàng) trên báo cáo B01/BCTC: Báo cáo tình hình tài chính bằng tổng số dư Có TK 131, chi tiết theo từng đối tượng khách hàng (khách hàng trả trước, trả thừa).
- Số dư Có TK 131 trên Sổ S05-H: Bảng cân đối số phát sinh (Mẫu hướng dẫn) phản ánh số đã thu lớn hơn khoản phải thu không theo dõi chi tiết theo đối tượng.
3. Cách xử lý
3.1 Tổng chỉ tiêu mã số 252 + mã số 262 không bằng số dư Có TK 131 trên Bảng cân đối số phát sinh (S05-H) do đang xem mẫu hướng dẫn
Căn cứ theo cách lấy số liệu ở trên để xem đúng số liệu được lấy lên chỉ tiêu 252 và 262 anh/chị cần mở Sổ S05-H: Bảng cân đối số phát sinh theo Mẫu số dư hai bên.
Bước 1: Vào Báo cáo\Sổ kế toán\S05-H: Bảng cân đối phát sinh.
Bước 2: Trên tham số báo cáo là tổng hợp, chọn Mẫu báo cáo là Mẫu hiển thị số dư hai bên, nhấn Xem báo cáo
Bước 3: Kiểm tra số dư Có TK 131 sẽ bằng với tổng chỉ tiêu 252 (Các khoản nhận trước ngắn hạn của khách hàng) và chỉ tiêu 262 (Các khoản nhận trước dài hạn của khách hàng) trên B01/BCTC: Báo cáo tình hình tài chính.
Theo hình minh họa bên trên, Dự Có TK 131 là 10 triệu bằng với chỉ tiêu Các khoản nhận trước ngắn hạn của khách hàng là 10 triệu. Vậy chỉ tiêu Các khoản nhận trước ngắn hạn của khách hàng trên báo cáo B01/BCTC đang hiển thị Đúng.
Trường hợp nếu Dư Nợ và Dư Có TK 131 khi xem báo cáo S05-H (Mẫu số dư 2 bên) chưa đúng với thực tế thì anh/ chị kiểm tra tiếp Báo cáo tổng hợp công nợ theo mục 3.2.
3.2 Kiểm tra xử lý khi xem báo cáo S05-H (Mẫu số dư hai bên) thấy số dư TK 131 không đúng với thực tế phát sinh
Khi xem báo cáo S05-H (Mẫu số dư hai bên) thấy TK 131 còn số dư 2 bên, số dư không đúng mặc dù đã thanh toán hết công nợ. Nguyên nhân thường do:
– Khi phát sinh công nợ: Ghi Nợ TK 131 cho Đối tượng A.
– Khi nhận thanh toán: Ghi Có TK 131 nhưng lại chọn Đối tượng B.
Vì hai chứng từ không khớp đối tượng nên phần mềm không thể tự động bù trừ công nợ. Cách kiểm tra như sau:
Bước 1: Vào Báo cáo/Báo cáo khác/Báo cáo tổng hợp công nợ để tìm các đối tượng còn dư có và dư nợ
- Chọn thời gian
- Chọn Tài khoản: 131
- Chọn Cả hai
- Chọn Tất cả
- Nhấn Xem báo cáo
- Báo cáo sẽ thể hiện các đối tượng còn dư. Bên Nợ cuối phản ánh số phải thu, bên Có cuối kỳ phản ánh số trả trước hoặc thanh toán nhiều hơn số thu.
Anh/chị kiểm tra chi tiết công nợ của các đối tượng , nếu thực tế có phát sinh đối tượng trả trước hoặc trả nhiều hơn so với số công nợ thì thể hiện trên báo cáo tài chính như vậy là đúng. Nếu sai thì anh/chị chuyển sang bước 2 để kiểm tra lại số liệu
Bước 2: Vào Báo cáo\Bán hàng\Sổ chi tiết công nợ phải thu.
Trên cửa sổ tham số báo cáo
- Chọn kỳ báo cáo là thời gian cần kiểm tra
- Chọn TK 131
- Chọn mã khách hàng là mã đối tượng bị sai công nợ
- Nhấn Xem báo cáo
- Anh/chị rà soát lại các chứng từ đang hạch toán sai đối tượng. Nhấn vào số chứng từ (liên kết màu xanh) tại cột Số hiệu, chọn Bỏ ghi, sau đó sang tab Thống kê để chọn lại đúng đối tượng. Cuối cùng, nhấn Cất và in lại báo cáo để kiểm tra số liệu.
Ví dụ: Khi ghi nhận khoản phải thu Nợ 131 đối tượng chọn là Cá nhân, thì khi người mua thanh toán Có TK 131 cần phải chọn ở Tab 2.Thống kê cũng đối tượng: Cá nhân. Như vậy, cần sửa lại chứng từ người mua trả tiền cho đơn vị:
Bước 3: In lại sổ S05-H: Bảng cân đối số phát sinh( Mẫu số dư 2 bên) & Báo cáo B01/BCTC để kiểm tra số liệu
4. Lưu ý
Anh/chị có thể kiểm tra nhanh số liệu của chỉ tiêu này được lấy số dư từ những tài khoản nào, từng tài khoản đó số dư được lấy lên là bao nhiêu bằng cách vào lập báo cáo tài chính và nhấn vào chỉ tiêu 252, 262 để xem chi tiết. Chi tiết anh/chị làm theo hướng dẫn tại đây.
