1. Tổng quan
Khi phát sinh các nghiệp vụ thanh toán không dùng tiền mặt mà chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng cho người bán, kế toán mang ủy nhiệm chi có đầy đủ và chính xác thông tin của người trả tiền và người thụ hưởng ra ngân hàng. Ngân hàng sẽ căn cứ vào ủy nhiệm chi để trích từ tài khoản người mua sang tài khoản người bán. Mỗi ngân hàng thường mỗi có mẫu ủy nhiệm chi khác nhau. Lúc này, kế toán cần in được mẫu ủy nhiệm chi theo đặc thù của từng ngân hàng.
– Trước phiên bản R14: Do mỗi đơn vị đều có những mẫu chứng từ đặc thù riêng theo nhu cầu quản lý nên kế toán sẽ phải tự sửa mẫu, trộn mẫu để sử dụng. Việc tạo được 1 mẫu trộn chứng từ không hề dễ dàng và tốn rất nhiều thời gian. Ví dụ: Ngân hàng Vietcombank đổi mẫu ủy nhiệm chi thành mẫu mới thì kế toán thường mất 30 phút cho việc tạo mẫu ủy nhiệm chi mới. Nếu có 10.000 đơn vị sử dụng mẫu ủy nhiệm chi của VCB thì thời gian sửa mẫu lên đến 5.000 giờ.
– Kể từ phiên bản R14: Phần mềm bổ sung chức năng Tạo tệp mẫu với AVA khi thiết kế mẫu chứng từ, hỗ trợ tự động tạo mẫu trộn chứng từ giúp tiết kiệm thời gian và công sức tự sửa mẫu, trộn mẫu.
2. Các bước thực hiện
Bước 1: Trên giao diện chứng từ Chi tiền gửi, nhấn In và chọn chức năng Thiết kế mẫu chứng từ.
Bước 2: Nhấn Tạo tệp mẫu với AVA.
Bước 3: Chọn Tạo mẫu tự động để sau khi tải mẫu lên, AVA sẽ tự động sinh tệp mẫu thiết kế và tự động trộn mẫu theo file bạn tải lên.
Bước 4: Chọn tệp hoặc kéo thả tệp vào phần mềm.
Bước 5: Nhập Tên mẫu.
Bước 6: Nhấn Cất.
=> Mẫu vừa tạo sẽ hiển thị ở danh sách các mẫu Ủy nhiệm chi.
Bước 7: Vào lại chứng từ cần in, nhấn In và chọn mẫu AVA vừa trộn.
