Trích lập quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp từ kinh phí tiết kiệm chi nguồn giao tự chủ tại đơn vị sự nghiệp nhóm 1, 2, 3

Bài viết này hướng dẫn anh/chị cách định khoản và thao tác nhập liệu trên phần mềm khi có phát sinh nghiệp vụ trích lập quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp từ kinh phí tiết kiệm chi thường xuyên của nguồn ngân sách nhà nước, tại các đơn vị sự nghiệp nhóm 1, 2, 3 từ TK dự toán TK 9523 sang TK 3713 để trích lập các quỹ theo quy định.

Đơn vị xác định chênh lệch thu, chi (tiết kiệm chi) từ kinh phí được giao tự chủ, kinh phí được khoán chi của đơn vị phải thực hiện theo các quy định của cơ chế tài chính hiện hành; theo đó đơn vị thực hiện phân phối hoặc trích lập các quỹ trên cơ sở số liệu các khoản chênh lệch thu, chi (tiết kiệm chi) đã được xác định chính xác, như sau:

a) Cuối kỳ kế toán, đơn vị lập Bảng xác định chênh lệch thu, chi từ kinh phí được giao tự chủ (theo sổ S90-H) để xác định chính xác số chênh lệch thu, chi căn cứ theo cơ chế tài chính hiện hành mà đơn vị áp dụng.

b) Căn cứ số liệu trên Bảng xác định chênh lệch thu, chi từ kinh phí được giao tự chủ (sổ S90-H), hạch toán như sau:

• Đối với số phân phối chênh lệch thu, chi có bản chất là các khoản phải trả của đơn vị cho các đối tượng có liên quan theo cơ chế tài chính, phải hạch toán là chi phí trong năm của đơn vị mà không được hạch toán giảm trực tiếp từ Tài khoản 421 (bút toán Nợ TK chi phí/Có TK 353, 334,…)
• Đối với số phân phối chênh lệch thu chi để trích lập Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp và quỹ khác thuộc đơn vị (nếu có), đơn vị thực hiện kết chuyển thặng dư từ TK 421 sang tài khoản các quỹ thuộc đơn vị (bút toán Nợ TK 421/Có TK 431).

Bước 1: Khi đơn vị rút dự toán TK 9523 vào tài khoản tiền gửi TK 3713 để trích lập quỹ

Nợ TK 1121 – Tiền gửi ngân hàng, kho bạc

Có TK 135 –  Phải thu kinh phí được cấp (1351)

Đồng thời Có TK 008222 (thực chi)

Và chọn tới các tiểu mục tương ứng: 7954 – Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp 

Bước 2: Khi trích lập quỹ

 Nợ TK 421/Có TK 431

Bước 3: Khi chi tiền từ quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp

Lưu ý: Theo Thông tư 24/2024/TT-BTC, khi đơn vị sử dụng Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp để mua sắm TSCĐ, CCDC hoặc chi cho các hoạt động, nguyên tắc hạch toán vào Tài khoản 431 được quy định cụ thể như sau:

“Các khoản có bản chất là chi phí để phục vụ cho hoạt động của đơn vị trong năm phải hạch toán vào tài khoản chi phí tương ứng mà không được ghi giảm trực tiếp trên Tài khoản 431.

Theo đó, trường hợp phát sinh khoản thâm hụt do chi phí phát sinh trong năm không có doanh thu tương ứng được bù đắp từ nguồn quỹ thuộc đơn vị thì kết chuyển khoản thâm hụt từ Tài khoản 421 “Thặng dư (thâm hụt) lũy kế” sang Tài khoản 431 (bút toán Nợ TK 431/Có TK 421)”, hạch toán:

• Trường hợp mua sắm TSCĐ bằng tiền từ nguồn Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp: 

Nợ TK 211 – Tài sản cố định

Có TK 111, 112 

Định kỳ, kết chuyển nguồn tương ứng với kinh phí đã sử dụng từ nguồn quỹ cho mua sắm TSCĐ, ghi:

Nợ TK 431 – Các quỹ thuộc đơn vị

Có TK 421 – Thặng dư (thâm hụt) lũy kế

• Trường hợp chi hoạt động, chi mua CCDC từ nguồn Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp:

                    Nợ các TK 154, 641, 642,…

                             Có TK 111, 112

• Định kỳ, kết chuyển nguồn tương ứng với kinh phí đã sử dụng từ nguồn quỹ cho chi hoạt động hoặc mua CCDC, ghi:

Nợ TK 431 – Các quỹ thuộc đơn vị

Có TK 421 – Thặng dư (thâm hụt) lũy kế

Bước 1: Rút dự toán trích quỹ

1. Vào nghiệp vụ Kho bạc, chọn Rút dự toán\Rút dự toán tiền gửi.

2. Khai báo thông tin trên chứng từ:

– Chọn Thực chi.

– Chọn tài khoản nhận.

– Tiểu mục:  Chọn tiểu mục tương ứng với quỹ đang trích lập.

3. Nhấn Cất. Hệ thống hiển thị màn hình thông báo, nhấn Có.

4. Trên chứng từ, Chuyển khoản kho bạc vào TK tiền gửi, phần mềm đã tự sinh hạch toán Nợ TK 1121/Có TK 1351, Nghiệp vụ: Thực chi, hạch toán đồng thời Có TK 008222 tương ứng.

Bước 2: Trích lập quỹ

Cuối năm, sau khi xác định số tiết kiệm chi và trích lập quỹ

1. Vào phân hệ Tổng hợp\Chứng từ nghiệp vụ khác.

2. Khai báo thông tin chứng từ

• Nhập TK Nợ 421, TK có 4311
• Nhập số tiền, ngày chứng từ, số chứng từ

3. Nhấn Cất.

Bước 3: Chi từ quỹ 

1. Nếu chi tiền mặt, vào phân hệ Tiền mặt\Phiếu thu\Phiếu thu rút tiền từ NH,KB, sau đó cũng trong phân hệ Tiền mặt\Chi tiền;

• Nếu chi tiền gửi, Vào phân hệ Tiền gửi/Chi tiền gửi.

2. Trên chứng từ chi tiền gửi, hạch toán Nợ TK 642/Có TK 1121, Đồng thời ghi Nợ TK 431/ Có TK 421 nhập số tiền, tiểu mục tương ứng.

3. Nhấn Cất.

Nếu mua tài sản từ quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp thì làm theo hướng dẫn tại đây.

Nếu mua CCDC từ quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp thì làm theo hướng dẫn tại đây