1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn cách nhập chứng từ của tháng chỉnh lý quyết toán, giúp kế toán phản ánh đúng nghiệp vụ, tự động lấy các báo cáo chính xác nhằm phục vụ công tác quyết toán chuyển giao số liệu kịp thời.
Nội dung bài viết bao gồm mô tả nghiệp vụ và các bước thực hiện trên phần mềm.
2. Mô tả nghiệp vụ
– Tại các đơn vị hành chính sự nghiệp thì đến ngày 31/12 vẫn còn tồn tại một số khoản thu thuộc ngân sách năm chưa nộp hết vào Ngân sách nhà nước, đồng thời tồn tại một số khoản chi ngân sách nhà nước của năm ngân sách nhưng chưa tập hợp đủ hồ sơ chứng từ để làm thủ tục thanh toán với kho bạc.
Do đó, theo quy định, đơn vị HCSN được phép nộp tiếp các khoản thu thuộc ngân sách năm vào NSNN, đồng thời quyết toán tiếp các khoản chi thuộc ngân sách năm nay cho đến hết 31/01 năm sau.
– Thời gian từ ngày 01/01 năm sau đến 31/01 năm sau được gọi là thời gian chỉnh lý quyết toán (tức là thời gian được phép tiếp tục thu chi sửa chữa số liệu ngân sách).
– Kết thúc thời gian chỉnh lý quyết toán, toàn bộ số liệu thu chi ngân sách sẽ được tổng kết lại để lập báo cáo quyết toán, không được tiếp tục ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh của năm sau vào năm ngân sách trước.
3. Lưu ý
Các chứng từ phát sinh trong tháng chỉnh lý (thời gian từ ngày 01/01/N+1 đến ngày 31/01/ N+1) thì thực hiện như sau:
- Ngày hạch toán và ngày chứng từ là ngày thực tế phát sinh thuộc tháng 1 năm N+1.
- Tích vào ô Chỉnh lý quyết toán trên chứng từ hạch toán TK Nợ, TK Có
=> Để nhập chứng từ tháng chỉnh lý cho năm hiện tại cần chọn ngày hạch toán trên phần mềm thuộc tháng 1 năm sau. Để năm hiện tại sẽ không nhập được chứng từ, khi cất phần mềm sẽ cảnh báo “Ngày hạch toán phải nằm trong khoảng thời gian từ ngày 01/01/N đến 31/12/N. Vui lòng kiểm tra lại.”
4. Các bước thực hiện
Ví dụ: Ngày 10/01/2026, đơn vị có phát sinh khoản chi ngân sách trong tháng chỉnh lý của năm 2025.
Bước 1: Chọn ngày hạch toán thuộc tháng 1 năm 2026
- Tại phần ngày hạch toán, chọn ngày thuộc tháng 1 năm 2026.
- Nếu phần mềm cảnh báo chuyển năm hạch toán, nhấn Đồng ý
Bước 2: Thêm chứng từ và nhập thông tin
- Ngày chứng từ, ngày hạch toán: Là ngày thực tế phát sinh chứng từ đó như ví dụ là ngày 10/01/2026.
- Trên chứng từ khai báo thêm các thông tin: Tài khoản số, Diễn giải, Nguồn, Chương, Khoản, Mục, Tiểu mục, Số tiền
- Nhấn Cất sẽ sinh chứng từ phiếu thu rút dự toán nhập quỹ hoặc chuyển khoản kho bạc tương ứng. Tích chọn ô Chỉnh lý quyết toán trên chứng từ.
- Lưu ý: Trên chứng từ hạch toán Nợ, Có thì tích chọn ô Chỉnh lý quyết toán trên chứng từ có ngày thuộc thời gian trong tháng 1, còn trên các giấy rút dự toán tiền mặt, rút dự toán tiền gửi, rút dự toán chuyển khoản kho bạc sẽ không có ô Chỉnh lý quyết toán. Anh/chị cần sinh chứng từ giấy rút tương ứng có hạch toán Nợ, Có thì mới có ô tích “Chỉnh lý quyết toán”.
Bước 3: Nhấn Cất
Nếu phần mềm báo cập nhật hạch toán đồng thời thì nhấn Có để sinh lại hạch toán tài khoản ngoại bảng về tài khoản năm trước 008121, 008122, 008111, 008112.
Lưu ý:
- Để xem báo cáo quyết toán hiển thị số liệu tháng chính lý quyết toán, anh/chị xem theo hướng dẫn tại đây. Chứng từ tháng chỉnh lý sẽ lên báo cáo quyết toán, báo cáo đối chiếu (mẫu số 01a, 02a) năm nay và lên báo cáo tài chính năm sau, nên báo cáo tài chính năm nay sẽ không bao gồm số liệu của các chứng từ tháng chỉnh lý.
- Để in đúng mẫu C2-02a/NS – Giấy rút dự toán ngân sách nhà nước theo Nghị định 11/2020/NĐ-CP, trong đó Năm NS (Niên độ) hiển thị đúng là năm N đối với chứng từ tháng chỉnh lý (ví dụ: chỉnh lý năm 2025 thì Năm NS hiển thị là 2025), anh/chị cần thực hiện in tại giao diện chứng từ Chuyển khoản hoặc Nhập quỹ tiền mặt, không in tại giao diện chứng từ Rút dự toán.
