Tôi đã hạch toán chứng từ nhưng trên danh sách hiện số tiền bằng 0 và in ra phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi (C4-02a/KB) không có số liệu (không có nội dung) thì làm như thế nào?

1. Tổng quan

Bài viết nhằm hướng dẫn cách nhận biết nguyên nhân và hướng xử lý khi các chứng từ như Phiếu thu, Phiếu chi, Thu tiền gửi, Chi tiền gửi đã được hạch toán nhưng trên danh sách lại hiện số tiền bằng 0 hoặc không hiện ra số tiền hoặc khi in chứng từ ra không có số liệu hoặc khi in không hiển thị nội dung thanh toán, số tiền

Biểu hiện: Bạn đã hạch toán các chứng từ: Phiếu thu, Phiếu chi, Thu tiền gửi, Chi tiền gửi nhưng trên danh sách tương ứng Phiếu thu, Phiếu chi, Thu tiền gửi, Chi tiền gửi hiện số tiền bằng 0

và phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi UNC C4-02a/KB không có số liệu, in trắng trơn không có thông gì (không hiển thị nội dung thanh toán, số tiền)

2. Cách xử lý

2.1 Nguyên nhân

Do các bút toán hạch toán trên chứng từ chưa đúng theo nguyên tắc ghi sổ của tài khoản:

• Tăng thu (Thu tiền)→ ghi Bên Nợ các tài khoản 111, 112
• Tăng chi (Chi tiền)→ ghi Bên Có các TK 111,112
• Trên chứng từ hạch toán không liên quan đến tài khoản 111,112 tương ứng với phân hệ Tiền mặt, Tiền gửi

Ví dụ:

• Với chứng từ Chi tiền gửi, lẽ ra phải hạch toán Có TK 112 (vì tiền gửi đang giảm). Tuy nhiên, nếu kế toán hạch toán nhầm Nợ TK 112, phần mềm sẽ hiểu là nghiệp vụ tăng tiền gửi, dẫn đến tổng tiền chứng từ hiển thị bằng 0. 
• Hay khi chi tiền tạm ứng thanh toán hạch toán Nợ TK 338, 141/Có TK 112 thì bút toán này đã lên danh sách chi tiền gửi, sau đó khi quyết toán tạm ứng cho vào chi phí thì hạch toán Nợ TK 642/Có TK 338, 141 bút toán này sẽ không lên danh sách chi tiền gửi nữa.

2.2 Giải pháp

Bạn kiểm tra và sửa lại hạch toán đúng tài khoản trên chứng từ: