1. Tổng quan
Bài viết này hướng dẫn anh/chị nguyên tắc kiểm tra TK 1351, nguyên nhân và cách khắc phục sai lệch khi số liệu của Tài khoản 1351 trên Báo cáo S05-H – Bảng cân đối số phát sinh lên sai hoặc không đúng số liệu tại các đơn vị sử dụng dự toán ngân sách thông thường (không phải dự toán bằng lệnh chi)
2. Nguyên tắc kiểm tra
Tài khoản 1351 dùng để theo dõi khoản kinh phí ngân sách cấp mà đơn vị chưa chi thực chi hoặc chưa rút dự toán.
2.1. Với nguồn kinh phí giao tự chủ
Nguyên tắc số dư: Quá trình chi hoạt động làm giảm số dư Nợ của TK 1351. Số dư Nợ cuối kỳ của TK 1351 chính là phần dự toán được giao còn lại tương ứng ở cột 11 trên mẫu số 01a (mẫu 20a) mà đơn vị chưa sử dụng hết trong năm. Số dư này sẽ bằng 0 nếu đơn vị đã sử dụng toàn bộ dự toán.
2.2. Với nguồn không giao tự chủ
Nguyên tắc số dư:
+ Nếu đơn vị rút tạm ứng và đã chi hết khoản tạm ứng thì số dư Có TK 1351 ở nguồn không giao tự chủ sẽ bằng 0 => Như vậy, số dư Nợ cuối kỳ TK 1351 sẽ khớp với dự toán còn lại cột 11 trên mẫu số 01a (mẫu số 20a) ở nguồn giao tự chủ.
+ Nếu chưa chi hết khoản tạm ứng thì sẽ còn dư Có TK 1351 và không khớp với dự toán còn lại cột 11 trên mẫu số 01a (mẫu số 20a) và lệch đúng bằng số tạm ứng chưa chi hết
3. Cách xử lý
3.1. Nguyên nhân 1: Do chọn tham số bảng cân đối chưa đầy đủ dẫn đến thiếu số liệu
Giải pháp
Khi mở báo cáo S05-H – Bảng cân đối số phát sinh, tại bảng tham số kiểm tra lại khoảng thời gian cần xem rồi chọn Tổng hợp để mặc định cho tất cả các Nguồn, Chương, Khoản lên hết tất cả các số liệu
3.2. Nguyên nhân 2: Do số dư đầu kỳ trên tài khoản 1351 chưa đúng
Giải pháp
Bước 1: Vào phân hệ Số dư ban đầu, tìm đến TK 1351.
Bước 2: Nhấn Sửa nếu số tiền còn dư từ năm trước chuyển sang không đúng và sửa lại, nhấn cất
Nếu không còn số dư nào nhưng vẫn hiển thị có số dư TK 1351 thì thực hiện nhấn vào ký hiệu tam giác (⏷) ở bên cạnh chức năng Sửa, nhấn Xóa số dư, nhấn Xóa
3.3. Nguyên nhân 3: Do khi làm chứng từ nhận dự toán, điều chỉnh dự toán Nguồn giao tự chủ tự chủ chưa sinh đồng thời Nợ TK 1351/ Có TK 511 hoặc bị xóa đi
Giải pháp
Vào lại các chứng từ Nhận dự toán và Điều chỉnh dự toán của nguồn giao tự chủ kiểm tra đã hạch toán đúng Nợ TK 00822 chưa và nhấn Cập nhật hạch toán đồng thời
3.4. Nguyên nhân 4: Do thiết lập hạch toán đồng thời Nợ TK 1351/ Có TK 511 bị thiếu hoặc thừa
Giải pháp
Mở các chứng từ chi tạm ứng đã làm, kiểm tra nếu có tự hạch toán thừa bút toán Nợ TK 1351/ Có TK 511 thì thực hiện Bỏ ghi, nhấn sửa, nhấn vào biểu tượng thùng rác (🗑️) ở cuối dòng để xóa dòng thừa đi -> Nhấn Cất
Lưu ý: Nếu đơn vị có bút toán rút tạm ứng chuyển khoản thì thực hiện các bước dưới đây, nếu không thì bỏ qua.
Bước 1: Vào biểu tượng Bánh răng ⚙ (góc phải phía trên)Thiết lập\Thiết lập quy tắc hạch toán đồng thời.
Bước 2: Tại dòng 45, thiết lập cho nghiệp vụ Tạm ứng đã cấp dự toán, cấp phát Dự toán, tính chất nguồn Không giao tự chủ, Nguồn kinh phí <<Tất cả>>, TK Nợ 611, TK có 111, 112 nhấn vào ô tại cột TK có chọn vào hình tam giác (⏷) thêm TK 1351 -> Nhấn Cất
Bước 3: Mở lại các chứng từ chuyển khoản kho bạc tạm ứng đã làm, nếu chưa có bút toán hạch toán đồng thời Nợ TK 1351/ Có TK 511 thì thực hiện Bỏ ghi, nhấn cập nhật hạch toán đồng thời để phần mềm tự sinh bút toán => Nhấn Cất
