Rút dự toán tạm ứng đã cấp bằng chuyển khoản kho bạc

a. Rút dự toán chuyển khoản thanh toán các khoản chi hoạt động:

– Với nguồn kinh phí giao không tự chủ, hạch toán:

Nợ TK 611: Chi phí hoạt động không giao tự chủ

Có TK 135: Phải thu kinh phí được cấp (1351)

– Với nguồn kinh phí giao tự chủ và là đơn vị SNCL, hạch toán:

Nợ TK 642: Chi phí quản lý hoạt động sản xuất, kinh doanh dịch vụ

Có TK 135: Phải thu kinh phí được cấp (1351)

– Với nguồn kinh phí giao tự chủ và là đơn vị hành chính, cơ quan nhà nước khác, hạch toán:

Nợ TK 612: Chi phí hoạt động giao tự chủ 

Có TK 135: Phải thu kinh phí được cấp (1351)

– Đồng thời, ghi:

Có TK 008 (008211, 008221): Dự toán tạm ứng

b. Định kỳ, căn cứ vào các khoản chi từ kinh phí tạm ứng đã có đủ hồ sơ chứng từ kế toán, ghi:

Nợ TK 135: Phải thu kinh phí được cấp (1351)

Có TK 511: Doanh thu từ kinh phí NSNN cấp (Nếu là nguồn không giao tự chủ)

Khi có nhu cầu tạm ứng tiền từ kinh phí ngân sách, đơn vị thường thực hiện các hoạt động:

1. Kế toán chuẩn bị hồ sơ đề nghị kho bạc tạm ứng dự toán cho đơn vị bao gồm: Giấy rút dự toán (tạm ứng), Bảng kê chứng từ thanh toán/tạm ứng.
2. Kế toán chuyển hồ sơ cho kho bạc kiểm soát chi và duyệt tạm ứng.
3. Kho bạc chi số tạm ứng cho đơn vị và kế toán hạch toán số rút tạm ứng vào sổ sách. Sau khi công việc được hoàn thành, có đầy đủ hồ sơ chứng từ thì kế toán làm thủ tục thanh toán tạm ứng với kho bạc.
4. Kế toán chuẩn bị hồ sơ đề nghị kho bạc thanh toán tạm ứng cho đơn vị gồm: Bảng kê chứng từ thanh toán/tạm ứng và Chứng từ kèm theo khác: Danh sách nhận tiền, hóa đơn, hợp đồng, văn bản phê duyệt,…
5. Kế toán chuyển hồ sơ cho kho bạc kiểm soát chi và duyệt thanh toán tạm ứng.
6. Kho bạc kiểm soát và duyệt thanh toán tạm ứng cho đơn vị, khoản chi chuyển trạng thái từ tạm ứng sang thực chi.