Rút dự toán chuyển khoản kho bạc thanh toán bảo hiểm (Không lập bảng lương trên phần mềm)

Bài viết này hướng dẫn nghiệp vụ chuyển khoản từ tài khoản kho bạc (TK 9523 hoặc TK 9527) thanh toán BHXH, BHYT, BHTN cho cơ quan bảo hiểm xã hội trong trường hợp đơn vị lập bảng lương ở bên ngoài

Nội dung bài viết bao gồm các hạch toán chi phí bảo hiểm, chuyển khoản thanh toán bảo hiểm cho người lao động và giải thích nguyên nhân chứng từ hạch toán chi phí bảo hiểm lên nhiều hơn chứng từ rút dự toán.

Bước 1: Rút dự toán chuyển khoản thanh toán bảo hiểm

Nợ các TK 332: Các khoản phải nộp theo lương (3321, 3322, 3323)

Có TK 511: Doanh thu từ kinh phí NSNN cấp (Nếu là nguồn không giao tự chủ)

Có TK 135: Phải thu kinh phí được cấp (1351) (Nếu là nguồn giao tự chủ)

Đồng thời ghi nhận TK Có 008 (008212, 008222) : Dự toán thực chi

Bước 2: Hạch toán chi phí bảo hiểm

1. Với nguồn kinh phí giao tự chủ:

+ Đối với loại hình đơn vị là đơn vị SNCL, hạch toán:

• Trích BHXH, BHYT, BHTN phải nộp tính vào chi phí của đơn vị theo quy định, ghi :

 Nợ TK 642/Có các TK 332 (3321, 3322, 3323)

• Phần BHXH, BHYT, BHTN của người lao động phải nộp, được trừ vào tiền lương phải trả hàng tháng, ghi:

   

Nợ TK 334/Có các TK 332 (3321, 3322, 3323)

Nợ TK 642/Có TK 334

+ Đối với loại hình đơn vị hành chính, cơ quan nhà nước khác, hạch toán:

• Trích BHXH, BHYT, BHTN phải nộp tính vào chi phí của đơn vị theo quy định, ghi :

Nợ TK 612/Có các TK 332 (3321, 3322, 3323)

• Phần BHXH, BHYT, BHTN của người lao động phải nộp, được trừ vào tiền lương phải trả hàng tháng, ghi:

Nợ TK 334/Có các TK 332 (3321, 3322, 3323)

Nợ TK 612/Có TK 334

2. Với nguồn kinh phí giao không tự chủ (không phân biệt loại hình đơn vị) hạch toán:

• Trích BHXH, BHYT, BHTN phải nộp tính vào chi phí của đơn vị theo quy định, ghi :

Nợ TK 611/ Có các TK 332 (3321, 3322, 3323)

• Phần BHXH, BHYT, BHTN của người lao động phải nộp, được trừ vào tiền lương phải trả hàng tháng, ghi:

   

Nợ các TK 334/Có các TK 332 (3321, 3322, 3323)

Nợ TK 611/Có TK 334

Bước 1. Vào nghiệp vụ Kho bạc\Rút dự toán\Rút dự toán chuyển khoản lương, bảo hiểm.

Bước 2. Khai báo thông tin Rút dự toán chuyển khoản lương, bảo hiểm:

• Nhập thông tin Đơn vị trả tiền (CTMT, Tài khoản chi), Đơn vị nhận tiền (Đơn vị nhận, Địa chỉ, Tài khoản nhận), Diễn giải.
• Nhập thông tin chi tiết chứng từ: Nội dung thanh toán, MLNS, Số tiền.

Bước 3. Nhấn Cất.

Bước 4. Chọn Sinh chứng từ Chuyển khoản thanh toán bảo hiểm khi hệ thống hiển thị thông báo. Nhấn Có. Nếu không thấy phần mềm tự động sinh chứng từ thì làm theo hướng dẫn tại đây

Bước 5. Phần mềm tự động sinh chứng từ Chuyển khoản thanh toán bảo hiểm và hạch toán dựa vào Tiểu mục đã khai báo.

*Lưu ý: Để thiết lập lại tỷ lệ khấu trừ BHXH, BHYT, BHTN tương ứng cho từng đối tượng công chức, viên chức, lao động hợp đồng thì xem hướng dẫn tại đây

Bước 6. Tích chọn Tự động sinh chứng từ Hạch toán chi phí bảo hiểm.

Lưu ý: Trường hợp không tích chọn Tự động sinh chứng từ Hạch toán chi phí bảo hiểm thì trên chứng từ, anh/chị vào Tiện ích/Sinh hạch toán chi phí bảo hiểm để sinh chứng từ hạch toán chi phí.

Bước 7. Hệ thống sẽ tự động sinh Chứng từ nghiệp vụ khác. Tùy vào hoạt động và nguồn phát sinh anh/chị có thể chỉnh sửa TK Nợ cho phù hợp.  Nhấn Cất.

Bút toán hach toán chi phí bảo hiểm ở Nghiệp vụ khác không giống và lớn hơn số tiền trên giấy rút, nguyên nhân do:

Đối với khoản bảo hiểm khấu trừ vào lương người lao động, tại chứng từ nghiệp vụ khác phần mềm sẽ tự động hạch toán 2 bút toán:

• Nợ TK 611, 612, 642 / Có TK 334

• Nợ TK 334 / Có TK 332

=> Vì vậy số tiền ở Hạch toán chi phí bảo hiểm sẽ nhiều hơn số tiền trên giấy rút đúng bằng số Bảo hiểm khấu trừ vào lương -> Chênh lệch này là ĐÚNG.