1. Tổng quan
Bài viết này hướng dẫn anh/chị cách kiểm tra và xử lý khi xem bảng cân đối phát sinh thấy phát sinh Có TK 511 không khớp với phát sinh Có TK 008 (Dự toán đã sử dụng (Cột 6) trên báo cáo đối chiếu mẫu số 01a, thực chi (Cột 3) trên mẫu số 02a).
2. Nguyên tắc kiểm tra
Trước khi đối chiếu phát sinh có của TK 511 và TK 008 cần kiểm tra đảm bảo phát sinh Có TK 008 đúng trước. Để tài khoản 008 trên báo cáo S05-H hiển thị chính xác, anh/chị cần kiểm tra và đảm bảo báo cáo đối chiếu Mẫu số 01a và 02a đã khớp đúng với Kho bạc trước. Nếu báo cáo đối chiếu chưa đúng anh/chị làm theo hướng dẫn tại đây để kiểm tra và điều chỉnh lại cho đúng.
Phát sinh Có tài khoản 511 sẽ thường bằng tổng số nhận dự toán của nguồn giao tự chủ + Số đã rút dự toán của nguồn không giao tự chủ + Số nhận kinh phí bằng hình thức lệnh chi tiền thực chi của nguồn giao tự chủ + Số chi từ kinh phí lệnh chi tiền thực chi của nguồn không giao tự chủ.
Anh/chị có thể tự lập bảng tính nhẩm theo công thức sau: CÓ TK 511 = CÓ TK 008 + (Dự toán tự chủ chưa chi) + (Số nộp trả thực chi) + (Lệnh chi tiền) – (Cấp bù học phí) + (Nhận tài sản do cấp trên cấp phát, điều chuyển đến).
3. Cách xử lý
3.1 Do nguồn giao tự chủ còn dư kinh phí, dự toán đã nhận chưa chi hết
Căn cứ theo nguyên tắc ghi nhận, cách lấy số liệu ở trên thì khi nhận dự toán của nguồn giao tự chủ đã hạch toán Có TK 511 dẫn đến phát sinh Có TK 511 sẽ nhiều hơn phát sinh Có TK 008 số dự toán còn lại của nguồn giao tự chủ là đúng.
3.2 Do có nghiệp vụ nộp trả – thực chi, nộp phục hồi – thực chi
Các nghiệp vụ nộp trả, nộp phục hồi thực chi, của nguồn tự chủ hoặc không tự chủ sẽ hạch toán:
Nợ TK 511/ Có TK 111, 112, 611, 612, 642
Đồng thời: Ghi Có TK 008(008212, 008222): Ghi âm
Anh/chị có thể vào tìm kiếm chứng từ, lọc tài khoản Nợ là 511, nghiệp vụ là Nộp trả – thực chi hoặc Nộp phục hồi – thực chi để kiểm tra lại các nghiệp vụ nộp trả, xem tổng số tiền nộp trả trong kỳ.
=> Số nộp trả sẽ hạch toán bên Nợ TK 511, không giảm bên Có TK 511, nhưng giảm trực tiếp vào phát sinh Có TK 008. Phát sinh Có TK 511 sẽ nhiều hơn phát sinh Có TK 008 số nộp trả thực chi là đúng.
3.3 Do có nghiệp vụ chi tạm ứng nguồn không giao tự chủ nhưng chưa sinh hạch toán đồng thời
Các nghiệp vụ tạm ứng của nguồn không giao tự chủ khi rút dự toán sẽ hạch toán Có TK 1351, khi chi mới hạch toán đồng thời Nợ TK 135/ Có TK 511 để kết chuyển sang TK 511.
=> Các chứng từ chi tạm ứng tiền mặt, tiền gửi, chuyển khoản tạm ứng phải có bút toán đồng thời Nợ TK 135/Có TK 511 thì phát sinh Có TK 511 mới đúng.
Anh/chị có thể vào tìm kiếm chứng từ, lọc TK Nợ là 1351, TK Có là 511, nguồn là nguồn không giao tự chủ để kiểm tra lại số chi tạm ứng trong kỳ đã đúng chưa, nếu thiếu thì bổ sung(có thể vào Tổng hợp\Chứng từ nghiệp vụ khác để thêm nhanh số thiếu), thừa thì bỏ đi, sai thì sửa lại.
3.4 Do có phát sinh nghiệp vụ cấp bù học phí
Nghiệp vụ cấp bù học phí sẽ hạch toán TK Có là 5312, không hạch toán vào TK 511, nhưng vẫn sinh hạch toán đồng thời Có TK 008.
=> Phát sinh Có TK 511 ít hơn phát sinh Có TK 008 số cấp bù này là đúng.
3.5 Do có phát sinh một số nghiệp vụ hạch toán vào 511 nhưng không sinh có 008
Phát sinh Có TK 511 còn ghi nhận 1 số nghiệp vụ phát sinh khác nhưng không làm thay đổi số phát sinh Có TK 008 làm cho phát sinh Có TK 511 nhiều hơn phát sinh Có 008 như:
- Tăng tài sản do đơn vị cấp trên cấp phát: Nợ TK 211/Có TK 511
- Nhận kinh phí cấp bằng hình thức lệnh chi tiền thực chi của nguồn giao tự chủ
- Chi kinh phí cấp bằng hình thức lệnh chi tiền thực chi nguồn không giao tự chủ
