1. Tổng quan
Bài viết này hướng dẫn anh/chị cách kiểm tra và xử lý khi làm chứng từ xác định kết quả hoạt động ( chứng từ kết chuyển) thấy dòng hiện âm tiền.
2. Cách xử lý
2.1 Nguyên nhân
Khi làm xác định kết quả hoạt động các tài khoản kết chuyển từ tài khoản đầu 5 tới đầu 9 được tích chi tiết theo cái gì trong Danh mục\Hệ thống tài khoản thì kết chuyển sẽ kết chuyển chi tiết tới cái đó. Chứng từ xác định kết quả hoạt động có dòng âm thường do 2 nguyên nhân:
+ Trước khi làm XĐKQ tài khoản có số dư bị âm khi xem S05-H: Bảng cân đối phát sinh
+ Xem S05-H thấy số dư tài khoản không âm nhưng làm XĐKQ âm do có thông tin chi tiết theo bị âm
Vì vậy để kiểm tra và xử lý dòng âm anh/chị làm theo hướng dẫn sau:
2.2 Giải pháp
Bước 1: Kiểm tra các tài khoản kết chuyển có số dư âm trước khi kết chuyển không.
Lưu ý: Cần Bỏ ghi hết chứng từ xác định kết quả đã làm trước khi kiểm tra để xem đúng số liệu phát sinh thực tế.
- Vào Báo cáo\Sổ kế toán\ Tích đúp vào dòng S05-H: Bảng cân đối số phát sinh
- Chọn tham số báo cáo: chọn khoảng thời gian, tích vào ô Tổng hợp
- Nhấn Xem báo cáo.
- Kiểm tra các tài khoản kết chuyển từ đầu 5 tới đầu 9 xem có dư âm không, nếu có thì nhấn vào số tài khoản bị âm và kiểm tra lại và điều chỉnh cho đúng, thông thường bị âm thường do nghiệp vụ điều chỉnh ( Ví dụ chứng từ phát sinh hạch toán Nợ 6111/ Có TK 511, nhưng khi điều chỉnh kinh phí lại hạch toán Nợ TK 6118/ Có TK 511 –> Cần sửa lại chi ở tài khoản nào thì khi điều chỉnh hoặc nộp trả phải chọn đúng tài khoản đó)
- Sau khi điều chỉnh xong anh/chị thực hiện xác định kết quả hoạt động lại.
Nếu không có tài khoản nào có số dư âm trước khi làm xác định kết quả, hoặc làm xong bước 1 rồi làm xác định kết quả hoạt động vẫn âm thì chuyển sang bước 2.
Bước 2: Kiểm tra tài khoản bị âm theo từng yếu tố đang tích chi tiết theo xem âm ở đâu thì kiểm tra điều chỉnh lại cho phù hợp
Theo mặc định các tài khoản 611, 511, 642, 531,… sẽ thường chi tiết theo nguồn, chương, loại khoản, 531, 642 thường chi tiết theo hoạt động nữa. Anh/chị có thể vào Danh mục\Hệ thống tài khoản, tích đúp tài khoản cần xem lên để kiểm tra tài khoản đang được tích chi tiết theo các yếu tố nào.
- Thường các tài khoản số dư không âm nhưng kết chuyển lại âm thì tài khoản đó sẽ hiện nhiều dòng, dòng âm, dòng dương. Anh/chị có thể nhìn những dòng kết chuyển của tài khoản đó xem có khác biệt về nguồn, chương, khoản, tiểu mục (Xem ở tab hạch toán), hoạt động ( Xem ở tab thống kê),… không.
- Từ đó xác định yếu tố chi tiết đang bị sai, sau đó vào tìm kiếm chứng từ, lọc tài khoản và yếu tố sai để kiểm tra và điều chỉnh lại. Theo hình minh họa, tài khoản 6421 có 2 dòng, trong đó 1 dòng bị âm và 2 dòng khác nhau về nguồn; cần xác định nguồn đúng, rồi lọc nguồn sai, lọc lần lượt bên TK Nợ và TK Có để kiểm tra và sửa lại phát sinh chi tiết.
- Sau khi xử lý xong anh/chị thực hiện làm lại xác định kết quả hoạt động
