Làm thế nào khi chứng từ không sinh được hạch toán đồng thời?

Bài viết hướng dẫn một số nguyên nhân và cách xử lý trong trường hợp phần mềm không tự động sinh được hạch toán đồng thời để đảm bảo dữ liệu kế toán được phản ánh đầy đủ và đúng quy định. Đồng thời bài viết cũng hướng dẫn anh/chị cách xóa hạch toán đồng thời cho đối với các nghiệp vụ đặc thù như chi tiền gửi, chi tiền mặt từ nguồn kinh phí không phải báo cáo quyết toán.

Khi thực hiện ghi sổ chứng từ, một số hạch toán cần hạch toán đồng thời như nghiệp vụ nhận dự toán của nguồn tự chủ, các nghiệp vụ rút dự toán, nộp phục hồi dự toán, các nghiệp vụ nhận và chi từ lệnh chi tiền, nhận và chi của nguồn phí lệ phí để lại, thu và chi nguồn kinh phí hoạt động nghiệp vụ phải báo cáo quyết toán như nguồn đảng phí,…. nhưng phần mềm không tự động sinh bút toán hạch toán đồng thời. Thông thường để hạch toán đồng thời cần đảm bảo các nguyên tắc:

+ Hạch toán Nợ, Có đúng với nguồn kinh phí phát sinh, chọn cấp phát và nghiệp vụ đúng với nghiệp vụ phát sinh.

+ Các nghiệp vụ chi từ lệnh chi tiền mặc định phần mềm chưa có thiết lập hạch toán đồng thời nên cần thiết lập thêm để tự động sinh cho nghiệp vụ tương ứng.

Chi tiết để kiểm tra nghiệp vụ phát sinh đã đáp ứng đúng các nguyên tắc để sinh hạch toán đồng thời hay chưa, anh/chị kiểm tra theo các nguyên nhân cụ thể dưới đây:

Giải pháp 1

1. Trường hợp rút từ Nguồn không giao tự chủ: 

Ghi Nợ TK 611 (6111, 6112, 6118)/ Có TK 511

Đồng thời Có TK 008211, 008212

   2. Trường hợp rút từ Nguồn giao tự chủ: 

• Nếu là đơn vị cơ quan nhà nước hoặc đơn vị khác không có hoạt động sản xuất kinh doanh: 

Ghi Nợ TK 612 (TK 6121, TK 6122, TK 6128)/ Có TK 1351

Đồng thời Có TK 008221, Có TK 008222

• Nếu là đơn vị sự nghiệp công lập hoặc đơn vị khác có hoạt động sản xuất kinh doanh: 

Ghi Nợ TK 642 (TK 6421, TK 6422, TK 6428)/ Có TK 1351

Đồng thời Có TK 008221, Có TK 008222

Giải pháp 2

• Trên chứng từ rút dự toán, điều chỉnh số đã chi từ nguồn ngân sách nhà nước cấp bằng dự toán, cột cấp phát chọn là Dự toán, cột Nghiệp vụ chọn Thực chi hoặc Tạm ứng đã cấp dự toán,… tùy theo nghiệp vụ phát sinh, không được để không chọn.

• Đối với nguồn phí, lệ phí hạch toán theo quy trình phí, lệ phí hoặc nguồn kinh phí hoạt động nghiệp vụ  phải báo cáo quyết toán như nguồn đảng phí,… hạch toán theo hướng dẫn tại đây, thì cần chọn cấp phát và nghiệp vụ là Ghi thu- Ghi chi.
• Chứng từ nộp trả dự toán cần hạch toán đúng theo hướng dẫn tại đây và chọn đúng nghiệp vụ là nộp phục hồi- thực chi,….
• Các chứng từ nhận kinh phí bằng hình thức lệnh chi tiền cần hạch toán đúng theo hướng dẫn tại đây, chọn cấp phát là Lệnh chi và nghiệp vụ Nhận lệnh chi thực chi/ hoặc nhận lệnh chi tạm ứng. Các chứng từ chi từ lệnh chi tiền nếu chưa sinh được hạch toán đồng thời thì cần thiết lập theo hướng dẫn tại mục nguyên nhân 4.

Giải pháp 3

• Chọn Tính chất nếu chưa chọn: Vào Danh mục\Nguồn kinh phí.

• Nếu chưa có tính chất thì bạn thực hiện thêm tính chất nguồn kinh phí theo hướng dẫn tại đây

Giải pháp 4

• Vào Bánh răng ⚙ (góc phải trên cùng màn hình)\Tiện ích\Thiết lập quy tắc hạch toán đồng thời
• Dựa vào bút toán đang hạch toán, anh/chị thiết lập thêm bút toán hạch toán đồng thời theo hướng dẫn tại đây

Nguồn khác không phải báo cáo quyết toán, hạch toán chi tiền mặt, chi tiền gửi … theo quy trình thu chi hoạt động sản xuất kinh doanh thì sẽ không cần sinh hạch toán đồng thời khi đó anh/chị chọn nghiệp vụ Không chọn để phần mềm không tự sinh hạch toán đồng thời hoặc xóa hạch toán đồng thời đã tự sinh trước đó.