Khi xem bảng cân đối số phát sinh (S05-H), tôi thấy số dư tài khoản 112 lên không đúng thì làm thế nào?

Nguyên nhân 1: Do chọn sai tham số khi xem báo cáo

Giải pháp 1: Vào báo cáo (S05-H) tích vào tham số Tổng hợp, nhấn Xem báo cáo.

Nguyên nhân 2: Do chưa nhập hoặc nhập sai số dư đầu năm TK 112

Giải pháp 2: Anh/chị vào Số dư ban đầu\Chọn tab Số dư TK ngân hàng nhập lại số dư đầu năm tài khoản 112 bằng số dư cuối năm trước theo hướng dẫn tại đây.

2.2.1. Nguyên nhân

Phát sinh Nợ, phát sinh Có trong kỳ không đúng thường do:

• Thừa, thiếu chứng từ thu, chi
• Định khoản sai (Thu tiền không hạch toán Nợ 1121, Chi không hạch toán Có 1121, hạch toán nhầm tiết khoản khi 1121 tách tiết khoản)
• Nhập sai số tiền.
• Chứng từ chưa ghi sổ.

2.2.2. Nguyên tắc cần nắm trước khi kiểm tra 

Sổ phụ ngân hàng, Mẫu số 06-ĐCSDTK/KBNN: Bảng xác nhận số dư tài khoản tiền gửi tại KBNN được kho bạc phê duyệt/Chứng từ phát sinh thực tế là số liệu chuẩn.

S12-H: Sổ tiền gửi Ngân hàng, kho bạc trên phần mềm dùng để đối chiếu nhằm xác định tháng và chứng từ sai. 

Vì vậy, anh/chị cần đối chiếu xác định sai ở tháng nào, sau đó kiểm tra sai ở chứng từ thu tiền gửi (gửi vào) hay chi tiền gửi (rút ra) từ tháng đó.

2.2.3. Giải pháp

Đơn vị có tách tiết khoản con của 1121 : 1121.1,1121.2,1121.3…..

Thường thì mỗi một tiết khoản con sẽ theo dõi một tài khoản NH, KB tương ứng.

Ví dụ: tài khoản 1121.3 dùng để theo dõi cho tài khoản NH, KB 3716 trên S05-H bị sai thì thực hiện:

Vào Báo cáo\Tiền gửi\S12-H: Sổ tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc: 

• • Thời gian: chọn cả năm
  • Tích cộng gộp các bút toán giống nhau 
  • Tài khoản: Chọn các tài khoản không theo dõi trên ngân hàng đang kiểm tra( VD :1121.1,1121.2)
  • Tài khoản NH, KB: chọn ngân hàng, kho bạc cần kiểm tra (3716) 
  • Nguồn, chương, khoản: Tổng hợp . 
  • Nhấn xem báo cáo.

• Không phát sinh chứng từ: hạch toán và chọn ngân hàng đã đúng.
• Có phát sinh chứng từ: nhấn vào số chứng từ tại cột số hiệu để kiểm tra.

• • Trường hợp tài khoản ngân hàng,KB đúng: chọn lại tiết khoản con tương ứng

Theo ví dụ trên: kiểm tra ngân hàng 3716…. sẽ hạch toán ứng là tài khoản 1121.3 . Sửa lại từ  1121.2 hoặc 1121.1 về TK 1121.3

• • Trường hợp tài khoản kế toán hạch toán đúng:

Chọn lại ngân hàng mà tài khoản kế toán (1121.1, 1121,2…) đang theo dõi.

Anh/chị in lại báo cáo S05-H nếu vẫn sai thì xem mục 2.2.3.2 Trường hợp không tách tiết khoản tài khoản 1121.

Giải pháp:

Bước 1: In S12-H: Sổ tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc để xác định tháng phát sinh sai

Vào Báo cáo\Tiền gửi\S12-H: Sổ tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc

Chọn tham số báo cáo:

• Thời gian: chọn cả năm
• Tài khoản: chọn 1121
• Chọn Nguồn, Chương, Khoản: chọn Tổng hợp
• Tài khoản NH, KB: chọn Tất cả
• Tích vào ô Cộng gộp các bút toán giống nhau, nhấn Xem báo cáo 

Bước 2: Đối chiếu để xác định tháng sai

Thực hiện đối chiếu lần lượt từng tháng từ đầu năm số dư cuối tháng trên Sổ S12-H với:

• Số dư cuối kỳ trên sổ phụ ngân hàng (đối với tài khoản ngân hàng của đơn vị)
• Mẫu số 06-ĐCSDTK/KBNN (đối với tài khoản tại Kho bạc)

Nếu khớp: Đúng

Nếu lệch: xác định đó là tháng bị sai

Khi đã xác định được tháng bị sai, tiếp tục kiểm tra chi tiết chứng từ trong tháng đó.

Bước 3: Xác định sai ở chứng từ thu hay chi trong tháng

Tại tháng bị lệch anh/chị thực hiện đối chiếu :

1. Kiểm tra phát sinh thu tiền gửi :

So sánh cột cộng phát sinh tháng ở cột Gửi vào trên S12-H với:

• Phát sinh tăng trong kỳ trên Báo cáo mẫu số 06 (đối với tài khoản tại Kho bạc).

• Cột Có (tăng tiền) trên Sổ phụ ngân hàng (đối với tài khoản ngân hàng của đơn vị).

Nếu lệch thì do: thu tiền gửi, rút dự toán về TK tiền gửi, chi nộp tiền vào NH, KB ( gửi tiền vào NH, KB) 

2. Kiểm tra phát sinh chi tiền gửi :

So sánh cột cộng phát sinh tháng ở cột Gửi vào trên S12-H với:

• Phát sinh giảm trong kỳ trên Báo cáo mẫu số 06 (đối với tài khoản tại Kho bạc).

• Cột Nợ (chi tiền) trên Sổ phụ ngân hàng (đối với tài khoản ngân hàng của đơn vị).

Nếu lệch thì do: chi tiền gửi, rút tiền từ NH, KB.

Bước 4: Xử lý chứng từ.

Dựa vào bước 3 anh chị đối chiếu chi tiết phiếu thu, chi thực tế tương ứng cột Gửi vào hoặc Rút ra :

• Nếu sai số tiền: nhấn vào số chứng từ bị sai tại cột Số hiệu trên báo cáo nhấn Bỏ ghi → Sửa → Nhập lại số tiền đúng 
• Nếu thiếu chứng từ: bổ sung thêm chứng từ thu/chi.
• Nếu chứng từ đã nhập không thấy trên báo cáo kiểm tra lại hạch toán và ghi sổ:

– Chứng từ thu → sửa Nợ 1121

– Chứng từ chi → sửa Có 1121

– Chứng từ chưa ghi sổ → Ghi sổ 

• Nếu thừa chứng từ: nhấn vào số chứng từ thừa, nhấn Bỏ ghi → Xóa.

Số dư cuối kỳ được xác định: Số dư đầu kỳ + Phát sinh Nợ – Phát sinh Có

Do đó, để xử lý số dư cuối kỳ không đúng, anh/chị thực hiện:

• Kiểm tra lại số dư đầu năm theo hướng dẫn mục 2.1 
• Kiểm tra Phát sinh Nợ, Phát sinh Có theo hướng dẫn mục 2.2