Đối chiếu tài sản cố định với biên bản kiểm kê

1. Tổng quan 

Bài viết này hướng dẫn in Biên bản kiểm kê và Sổ tài sản cố định trên phần mềm MISA Mimosa Online, quy trình kiểm kê tài sản cố định . Đồng thời chỉ ra một số nguyên nhân lệch giữa biên bản kiểm kê và sổ tài sản cố định , giúp anh/chị kiểm tra và xử lý kịp thời các chênh lệch, đảm bảo số liệu tài sản chính xác.

2. Kiểm kê Tài sản cố định

Định kỳ (năm) hoặc khi có yêu cầu kiểm kê TSCĐ từ Thủ trưởng đơn vị hoặc quyết định từ các cơ quan có thẩm quyền, quy trình thực hiện như sau:

1. Thành lập Hội đồng kiểm kê gồm kế toán TSCĐ, cán bộ quản lý tài sản, đại diện các bộ phận sử dụng tài sản, kế toán trưởng hoặc thủ trưởng đơn vị,…
2. Hội đồng kiểm kê lên phương án kiểm kê nêu rõ phạm vi kiểm kê, chia tổ kiểm kê, thời gian thực hiện và hướng dẫn kiểm kê.
3. Hội đồng kiểm kê chuẩn bị tài liệu kiểm kê, bao gồm: bảng tổng hợp các TSCĐ cho từng bộ phận sử dụng, liệt kê các TSCĐ không còn sử dụng hư hỏng, chờ thanh lý, sửa chữa, danh mục TSCĐ cho mượn,…
4. Các tổ kiểm kê tiến hành kiểm kê theo phương án kiểm kê, các thành viên thực hiện quan sát và kiểm đếm tài sản cố định. Kiểm kê hiện vật TSCĐ, tình trạng hoạt động (hoạt động tốt, bị hỏng) và tình trạng sử dụng (đang sử dụng, không sử dụng) của từng TSCĐ.
5. Kết thúc kiểm kê, hội đồng kiểm kê thu lại các tài liệu kiểm kê, tổng hợp kết quả. So sánh số liệu kiểm kê trên bảng tổng hợp kết quả kiểm kê với số liệu trên sổ sách kế toán. Nếu có khác biệt cần trao đổi tìm hiểu nguyên nhân và ghi lại trên biên bản kiểm kê TSCĐ cho thủ trưởng phê duyệt.
6. Dựa trên biên bản kiểm kê TSCĐ, thủ trưởng đơn vị đưa ra các quyết định xử lý chênh lệch hoặc trình biên bản kiểm kê TSCĐ và phương án xử lý chênh lệch cho các cấp có thẩm quyền.
7. Căn cứ vào quyết định xử lý kết quả kiểm kê, kế toán TSCĐ hạch toán điều chỉnh số liệu trên sổ sách kế toán và ghi sổ TSCĐ.

3. Các bước thực hiện

3.1. In biển bản kiểm kê TSCĐ để thực hiện kiểm kê thực tế

Để in biên bản kiểm kê trên phần mềm, thực hiện như sau:

Bước 1: Vào menu Báo cáo\Tài sản cố định\Biên bản kiểm kê TSCĐ.

Bước 2: Khai báo tham số báo cáo. 

Bước 3: Nhấn Xem báo cáo.

Bước 4: In biên bản kiểm kê. 

Bước 5: Sau khi kiểm kê thực tế xong thì nhập các thông tin vào cột Theo kiểm kê và Chênh lệch.

3.2. In Sổ tài sản cố định 

Bước 1: Vào Báo cáo\Tài sản cố định\S24-H: Sổ tài sản cố định.

Bước 2: Khai báo các tham số báo cáo (phải trùng khớp với các tham số khi in Biên bản kiểm kê).

Bước 3: Nhấn Xem báo cáo.

3.3. Một số nguyên nhân lệch sổ TSCĐ và Biên bản kiểm kê TSCĐ

a. Thiếu tài sản 

• Do chưa khai báo hoặc chưa ghi tăng tài sản cố định => khai báo bổ sung . Xem hướng dẫn ghi tăng TSCĐ tại đây
• Ghi sai kỳ tăng của tài sản, tăng kỳ này nhưng nhận ở kỳ sau => anh/chị sửa lại ngày trên chứng từ cho đúng với kỳ thực tế.

b. Thừa tài sản 

• Tài sản bị hư hỏng , thanh lý nhưng chưa ghi giảm => Lập bổ sung chứng từ ghi giảm .Xem hướng dẫn ghi giảm tại đây
• Khai báo trùng tài sản => Xóa bớt tài sản sai