Đối chiếu số dư tiền mặt với biên bản kiểm kê

1. Tổng quan 

Bài viết hướng dẫn mô tả quy trình kiểm kê quỹ , cách in sổ quỹ tiền mặt trên phần mềm để đối chiếu với biên bản kiểm kê thực tế . Đồng thời chỉ ra một số nguyên nhân và giải pháp giúp anh/chị kiểm tra và xử lý kịp thời đảm bảo số liệu khớp với tồn quỹ thực tế tại đơn vị.

Kiểm tra số dư tài khoản 111 – Quỹ tương ứng với từng loại tiền và từng loại quỹ để đảm bảo số liệu trên sổ sách kế toán khớp với số liệu trên Sổ quỹ của Thủ quỹ.

2. Mô tả nghiệp vụ

• Kiểm kê quỹ tiền mặt là việc kiểm đếm số lượng tiền thực tế trong quỹ tại 1 thời điểm nhất định để đối chiếu giữa số lượng tiền tồn quỹ với số lượng tiền tồn trên sổ quỹ tiền mặt tại thời điểm đó.
• Sau khi thực hiện kiểm kê quỹ tiền mặt thực tế và đối chiếu với sổ quỹ tiền mặt, đơn vị lập biên bản kiểm kê báo cáo kết quả kiểm kê và xử lý chênh lệch (nếu có).
• Định kỳ theo quy định hoặc khi có phát sinh yêu cầu kiểm kê quỹ tiền mặt, quy trình nghiệp vụ như sau:

1. Thành lập ban kiểm kê gồm: kế toán tiền mặt, thủ quỹ, kế toán trưởng hoặc thủ trưởng đơn vị.
2. Kiểm đếm số tiền mặt thực tế tồn quỹ theo từng loại tiền về mặt số lượng và mệnh giá.
3. Đối chiếu số dư thực tế kiểm kê với sổ kế toán tiền mặt tại quỹ, nếu có sự chênh lệch thì tìm nguyên nhân.
4. Sau khi xác định nguyên nhân thì ban kiểm kê sẽ ra quyết định xử lý hoặc trình lên cấp cao hơn để xử lý.

3. Các bước thực hiện

Trường hợp có chênh lệch khi kiểm tra, thực hiện đối chiếu Sổ quỹ của Thủ quỹ và các phiếu thu, phiếu chi thực tế ở bên ngoài thì thực hiện như sau:

3.1. In Sổ kế toán chi tiết tiền mặt/Sổ quỹ tiền mặt

Bước 1: Vào Báo cáo\Tiền mặt, chọn báo cáo S11-H: Sổ kế toán chi tiết tiền mặt/Sổ quỹ tiền mặt 

Bước 2: Khai báo các tham số báo cáo như hình .Nhấn Xem báo cáo.

 Phần mềm in báo cáo như sau:

3.2. Đối chiếu sổ quỹ tiền mặt và biên bản kiểm kê quỹ