Điều chỉnh tồn kho

Bước 1: Lập phiếu điều chỉnh tồn kho

1. Vào menu Kho, chọn Điều chỉnh tồn kho.

2. Khai báo Thông tin chung: nhập Kiểm kê đến ngày, phần mềm mặc định TK điều chỉnh tăng là TK 3381, TK điều chỉnh giảm là TK 1381, anh/chị có thể chọn lại (nếu muốn). Nhập Diễn giải.

3. Có 3 phương thức điều chỉnh tồn kho:

a. Điều chỉnh số lượng tồn kho:

– Chọn Mã vật tư => hệ thống lấy lên 1 số thông tin như Kho, TK Kho, SL tồn, Giá trị tồn, SL kiểm kê. Anh/chị có thể chọn lại Kho, khi đó TK Kho sẽ được ngầm định theo Kho đã khai báo trước đó.

– Nhập lại SL kiểm kê sau khi thực hiện kiểm kê xong => phần mềm lấy lên SL chênh lệch, hình thức Xử lý.

Cơ chế xác định hình thức xử lý khi điều chỉnh số lượng tồn kho như sau:

• SL tồn > SL kiểm kê: hình thức xử lý Xuất kho => cho phép lập phiếu Xuất kho.
• SL tồn < SL kiểm kê: hình thức xử lý Nhập kho => cho phép lập phiếu Nhập kho.
• SL tồn = SL kiểm kê: hình thức Không xử lý => không cho phép lập phiếu.

*Lưu ý: Đối với phương pháp Bình quân cuối kỳ, Bình quân tức thời, Nhập trước xuất trước thì định kỳ anh/chị phải thực hiện tính giá thì sau khi tính giá, phần mềm sẽ cập nhật đơn giá vào các phiếu xuất kho.

b. Điều chỉnh giá trị tồn kho:

– Tích chọn Điều chỉnh giá trị.

– Chọn Mã vật tư => hệ thống lấy lên 1 số thông tin như Kho, TK Kho, SL tồn, Giá trị tồn, SL kiểm kê, Giá trị kiểm kê. Anh/chị có thể chọn lại Kho, khi đó TK Kho sẽ được ngầm định theo Kho đã khai báo trước đó.

– Nhập lại Giá trị kiểm kê => phần mềm lấy lên Giá trị chênh lệch, hình thức Xử lý.

Cơ chế xác định hình thức xử lý khi điều chỉnh giá trị tồn kho như sau:

• GT tồn > GT kiểm kê: hình thức xử lý Xuất kho => cho phép lập phiếu Xuất kho.
• GT tồn < GT kiểm kê: hình thức xử lý Nhập kho => cho phép lập phiếu Nhập kho.
• GT tồn = GT kiểm kê: hình thức Không xử lý => không cho phép lập phiếu nhập kho hay xuất kho.

c. Điều chỉnh số lượng và giá trị:

– Tích chọn Điều chỉnh giá trị.

– Chọn Mã vật tư => hệ thống lấy lên 1 số thông tin như Kho, TK Kho, SL tồn, Giá trị tồn, SL kiểm kê, Giá trị kiểm kê. Anh/chị có thể chọn lại Kho, khi đó TK Kho sẽ được ngầm định theo Kho đã khai báo trước đó.

– Nhập lại SL kiểm kê và Giá trị kiểm kê => phần mềm lấy lên SL chênh lệch, Giá trị chênh lệch, hình thức Xử lý.

Lưu ý: Anh/chị không thể điều chỉnh vừa tăng vừa giảm cho 1 vật tư hàng hoá trong kho, ví dụ: điều chỉnh tăng số lượng, giảm giá trị và ngược lại.

4. Ngoài ra, anh/chị có thể nhấn Lấy lại số tồn để phần mềm tự động cập nhật số tồn tính đến thời điểm lập chứng từ điều chỉnh tồn kho hiện thời.

5. Nhấn Cất để hoàn thành.

Bước 2: Xử lý chênh lệch thừa/thiếu sau khi điều chỉnh

1. Trên màn hình Điều chỉnh tồn kho, nhấn Tiện ích\Lập phiếu nhập kho hoặc Lập phiếu xuất kho tuỳ thuộc vào hướng xử lý là Nhập kho hay Xuất kho (như tại Bước 1).

2. Phần mềm sẽ lấy lên chứng từ Nhập kho (hoặc Xuất kho) từ điều chỉnh tồn kho (Có điều chỉnh giá trị) và ngầm định 1 số thông tin.

• Nhập thêm Thông tin chung, thông tin Chứng từ.
• Tại tab Hàng tiền: mặc định Mã hàng, Kho, TK Nợ, TK Có 3381 nếu điều chỉnh tăng hoặc TK Có 1381 nếu điều chỉnh giảm.

3. Nhấn Cất. Phần mềm sẽ tự động lấy phiếu nhập kho/xuất kho vừa tạo tại nghiệp vụ Vật tư hàng hoá/Danh sách chứng từ nhập kho hoặc xuất kho.

4. Nhấn Đóng để đóng chứng từ. Phần mềm sẽ tự động hiển thị thông báo Đã xử lý chênh lệch để anh/chị biết là đã xử lý xong.

5. Trường hợp anh/chị nhập lại thông tin Kiểm kê đến ngày hoặc SL tồn và muốn lấy lại thông tin vật tư hàng hoá trong kho theo đúng thực tế tại đơn vị thì có thể nhấn Lấy lại số tồn => phần mềm sẽ cập nhật số lượng tồn của vật tư hàng hoá tính đến ngày kiểm kê một cách chính xác nhất.

Lưu ý:

• Nếu không có trường hợp nào cần xử lý nhập kho hay xuất kho mà anh/chị vẫn nhấn Lập phiếu nhập kho hay Lập phiếu xuất kho thì phần mềm sẽ hiển thị thông báo:

• Trường hợp xoá phiếu nhập hay phiếu xuất từ chứng từ điều chỉnh tồn kho thì phiếu điều chỉnh tương ứng sẽ bỏ trạng thái Đã xử lý chênh lệch và cho phép lập phiếu nhập, phiếu xuất lại.