1. Tổng quan
Bài viết này hướng dẫn anh/chị cách kiểm tra và xử lý trong trường hợp chỉ tiêu Chi phí hoạt động giao tự chủ (mã số 452) trên Báo cáo B02/BCTC – Báo cáo kết quả hoạt động lên số liệu chưa đúng, giúp kế toán xác định đúng sai lệch và điều chỉnh kịp thời.
Các tình huống thường xảy ra là:
+ Đơn vị có phát sinh nguồn giao tự chủ nhưng không thấy lên số liệu chỉ tiêu 452 do: Với đơn vị sự nghiệp công lập, đơn vị khác có hoạt động SXKD thì nguồn tự chủ không hạch toán vào 612 mà hạch toán vào 642 theo hướng dẫn sử dụng TK chi phí theo TT24 với đơn vị SNCL Tại đây. => đơn vị sự nghiệp công lập, đơn vị khác có hoạt động SXKD chỉ tiêu (mã số 452) trên B02/BCTC không lên là đúng. Chi phí hoạt động giao tự chủ sẽ lên ở chỉ tiêu 456.
+ Đối với cơ quan nhà nước, đơn vị khác không có hoạt động SXKD, có phát sinh tài khoản 612, và thấy phát sinh Nợ TK 612 trên báo cáo S05-H – Bảng cân đối số phát sinh không bằng chỉ tiêu Chi phí hoạt động giao tự chủ (mã số 452) trên B02/BCTC. Anh/chị làm theo hướng dẫn chi tiết dưới đây để kiểm tra.
2. Cách xử lý
2.1. Nguyên nhân 1: Do tham số 2 báo cáo chưa khớp nhau
Khi mở 2 báo cáo tham số chọn khác nhau về thời gian, chương, nguồn có thể dẫn đến số liệu không bằng nhau.
Hoặc khi in báo cáo B02/BCTC tích Lấy số liệu từ báo cáo tài chính đã lập, nhưng báo đã lập trước đó chưa đúng, sau thời điểm lập có chỉnh sửa lại số liệu và chưa lập lại báo cáo.
Giải pháp
Mở lại 2 báo cáo kiểm tra lại tham số nguồn, chương, khoảng thời gian xem đã giống nhau chưa, nếu chưa thì chọn lại cho đúng. Nên để các tham số Nguồn, chương, khoản là Tổng hợp để lấy toàn bộ số liệu phát sinh tổng quan nhất.
Đồng thời khi in B02/BCTC Không tích Lấy số liệu từ báo cáo tài chính đã lập xem 2 báo cáo có bằng nhau không. Nếu không tích xem 2 báo cáo thấy bằng nhau, tích chọn xem 2 báo cáo lệch nhau thì vào Tổng hợp\Lập báo cáo\Danh sách báo cáo tài chính, xóa báo cáo đã lập đi rồi lập lại theo hướng dẫn tại đây để lấy số liệu mới nhất.
2.2. Nguyên nhân 2: Do có các khoản giảm trừ chi phí hạch toán Có TK 612 (không bao gồm bút toán xác định kết quả hoạt động)
– Căn cứ lấy số liệu chỉ tiêu Chi phí hoạt động giao tự chủ (Mã số 452) trên B02/BCTC là tổng số phát sinh bên Có TK 612 đối ứng với bên Nợ TK 911 (Bút toán xác định kết quả hoạt động trên phần mềm). Là số thực chi sau khi trừ số thu hồi, nộp trả do chi sai.
– Sổ S05-H phản ánh toàn bộ phát sinh của TK 612 trong kỳ bao gồm phát sinh tăng ghi bên Nợ, phát sinh giảm ghi bên Có.
=> Nếu có phát sinh chứng từ giảm chi phí (hạch toán Có TK 612) thì 2 báo cáo sẽ lệch nhau và số liệu trên báo cáo S05-H sẽ nhiều hơn trên báo cáo B02/BCTC
Giải pháp 1:
Bước 1: Vào Tổng hợp\Xác định kế quả hoạt động\Danh sách chứng từ xác định kết quả hoạt động, Bỏ ghi chứng từ xác định đã ghi sổ (Nếu chưa làm xác định kết quả thì bỏ qua bước này).
Bước 2: Mở lại báo cáo S05-H – Bảng cân đối số phát sinh kiểm tra lại phát sinh Có của tài khoản 612 xem đã bằng số nộp trả do chi sai, chi thừa của nguồn giao tự chủ chưa.
♦ Nếu số phát sinh Có đúng với thực tế nghiệp vụ giảm chi do thu hồi nộp trả của nguồn giao tự chủ đã hạch toán :
+ Thu hồi lại số đã chi do chi sai, chi thừa rồi nộp trả lại kho bạc: Nợ TK 111, 112/Có TK 612
+ Nộp trả bằng chuyển khoản do nhầm đối tượng hưởng, tài khoản nhận: Nợ TK 1351/Có TK 612
=> Chỉ tiêu Chi phí hoạt động giao tự chủ (mã số 452) ít hơn số phát sinh Nợ TK 612 trên báo cáo S05-H – Bảng cân đối số phát sinh bằng đúng số nộp trả do chi sai, chi thừa của nguồn không tự chủ là Đúng.
Theo hình minh họa ở trên anh/chị có thể thấy:
- Tổng chi phí hoạt động giao tự chủ trong kỳ (Nợ 612): 100 triệu
- Số giảm chi do thu hồi số chi sai, nộp trả của nguồn giao tự chủ (Có 612): 1 triệu
- Số dư cuối kỳ 612 trước khi làm xác định kết quả hoạt động: 99 triệu
=> Số hiển thị trên báo cáo tương ứng sẽ là:
- Báo cáo S05: 100 triệu
- Báo cáo B02/BCTC (Mã số 452): 99 triệu
Số liệu chênh lệch này giữa 2 báo cáo là Đúng.
♦ Nếu số phát sinh Có không đúng với thực tế phát sinh nghiệp vụ giảm chi phí do thu hồi, nộp trả số đã ghi thì anh/chị vào tìm kiếm chứng từ giảm chi phí và kiểm tra lại theo hướng dẫn tại đây, lọc tài khoản có 612, tài khoản nợ khác 911. Nhấn vào số chứng từ để mở chứng từ sai lên rồi thực hiện sửa lại nếu sai, bỏ nếu thừa, thiếu thì bổ sung.
Sau khi kiểm tra chỉnh sửa xong thì thực hiện làm lại chứng từ xác định kết quả hoạt động theo hướng dẫn tại đây.
3. Lưu ý
Chỉ tiêu Chi phí hoạt động giao tự chủ (mã số 452) trên Báo cáo B02/BCTC – Báo cáo kết quả hoạt động sẽ tương đương với chỉ tiêu IV.9. Thuyết minh chi tiết chi phí hoạt động giao tự chủ trên mẫu B04/BCTC: Thuyết minh báo cáo tài chính.
Nếu chỉ tiêu IV.9 trên báo cáo B04/BCTC sai anh/chị kiểm tra tương tự theo hướng dẫn này.
