1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn cách chuẩn bị file Excel và nhập khẩu danh mục Tài sản cố định (TSCĐ) vào Mimosa Online, đặc biệt áp dụng khi đơn vị thực hiện sáp nhập và cần chuyển danh sách Tài sản cố định từ đơn vị cũ sang đơn vị mới.
Lưu ý: Bài viết này áp dụng đối với các đơn vị theo dõi danh sách TSCĐ trên Mimosa. Trường hợp đơn vị theo dõi TSCĐ trên QLTS, tham khảo và thực hiện theo hướng dẫn tại đây.
2. Các bước thực hiện
Bước 1: Chuẩn bị file Excel danh mục TSCĐ
Nếu đơn vị thực hiện sáp nhập và đã có dữ liệu TSCĐ trên dữ liệu của đơn vị cũ, ưu tiên sử dụng Cách 1 để xuất danh sách TSCĐ ra Excel.
Cách 1: Trên dữ liệu đơn vị cũ trước khi sáp nhập, vào Danh mục\Tài sản cố định, nhấn biểu tượng X (Xuất khẩu Excel) ở góc phải danh sách tài sản cố định theo hướng dẫn tại đây
Cách 2: Trường hợp không có file danh sách TSCĐ xuất từ dữ liệu đơn vị cũ, trên dữ liệu hiện tại, nhấn Danh mục\Tài sản cố định, nhấn mũi tên cạnh nút Thêm, chọn Nhập khẩu từ Excel, sau đó nhấn Tải tệp mẫu.
Bước 2: Chỉnh sửa trên file Excel thông tin TSCĐ
Sau khi chuẩn bị file Excel ở Bước 1, thực hiện kiểm tra và chỉnh sửa thông tin TSCĐ trước khi nhập khẩu như sau:
1. Mã TSCĐ trong file Excel phải là mã chưa tồn tại trên dữ liệu đơn vị mới để tránh trùng mã tài sản khi nhập khẩu. Đơn vị có thể bổ sung ký tự nhận diện đơn vị cũ, điểm trường hoặc phân hiệu vào mã tài sản để thuận tiện cho việc quản lý.
Ví dụ: ĐT1_TSCĐ0001
2. Nếu mã phòng ban tại đơn vị mới khác với mã phòng ban của đơn vị cũ, thực hiện như sau:
- Bổ sung mã phòng ban của đơn vị mới tại sheet Danh mục trong file Excel.
- Tại sheet Tài sản cố định, cập nhật lại mã phòng ban tương ứng cho từng tài sản.
- Kiểm tra bảo đảm mã phòng ban được sử dụng đúng với danh mục phòng ban trên dữ liệu mới.
3. Căn cứ vào nguồn gốc tiếp nhận tài sản, cần lựa chọn đúng loại tài sản ở cột “Là tài sản điều chuyển/ Là tài sản hợp nhất, sáp nhập”
- Điều chuyển: chọn Là tài sản điều chuyển.
- Hợp nhất, sáp nhập: chọn Là tài sản hợp nhất, sáp nhập.
Việc lựa chọn đúng loại tài sản giúp phần mềm xác định đúng nghiệp vụ ghi tăng và hạch toán tương ứng.
4. Ngày mua, Ngày sử dụng, Ngày BĐ tính HM: đơn vị điền theo thông tin Tài sản được bàn giao. Ngày ghi tăng: điền ngày tiếp nhận từ đơn vị cũ theo văn bản quyết định sáp nhập đơn vị. Anh/chị kiểm tra và điều chỉnh định dạng tại cột Ngày theo hướng dẫn tại đây.
Lưu ý:
- Cần điền đầy đủ những cột thông tin có dấu sao (*), đây là những trường thông tin bắt buộc, những cột không có dấu sao (*) thì không bắt buộc điền.
- Nếu sử dụng file xuất từ dữ liệu đơn vị cũ, cần kiểm tra và cập nhật lại các thông tin như mã TSCĐ, tên TSCĐ, ngày sử dụng, … trước khi nhập vào dữ liệu đơn vị mới.
Bước 3: Nhập khẩu danh sách TSCĐ trên phần mềm
1. Vào biểu tượng Bánh răng ⚙️ (Góc trên bên phải màn hình)\Danh mục
- Chọn Tài sản cố định
2. Nhấn mũi tên cạnh chức năng Thêm chọn Nhập khẩu từ Excel.
3. Nhập khẩu danh mục Tài sản cố định
- Chọn file Excel danh sách Tài sản cố định đã chuẩn bị, nhấn Open. Nhấn Tiếp tục.
- Ghép dữ liệu: Hệ thống tự động ghép các cột dữ liệu nếu sử dụng file Excel được xuất từ phần mềm. Kiểm tra lại thông tin ghép dữ liệu, sau đó nhấn Tiếp tục.
- Phần mềm kiểm tra dữ liệu hiển thị số bản ghi hợp lệ, không hợp lệ. Nhấn Nhập dữ liệu
- Lưu ý: Nếu có dòng Không hợp lệ, bạn nhấn Tải tệp kiểm tra (hoặc “Tải file kết quả”) để xem chi tiết lỗi, sau đó sửa lại file Excel và quay lại bước Chọn tệp nguồn.
- Phần mềm hiển thị kết quả nhập khẩu
- Nhấn Đóng và kiểm tra danh mục tài sản cố định mới nhập khẩu thành công vào phần mềm.
Bước 4: Thực hiện ghi tăng hàng loạt
1. Tích chọn toàn bộ TSCĐ vừa thực hiện khai báo (những dòng Tài sản có màu xanh lá là Tài sản chưa được ghi tăng), nhấn chức năng Thực hiện hàng loạt chọn Ghi tăng.
2. Ở màn hình ghi tăng, anh/chị kiểm tra thông tin phòng ban, số tiền theo biên bản bàn giao, khi đó phần mềm sẽ tự động hạch toán (Nếu anh/chị chọn “Là tài sản hợp nhất, sáp nhập”).
- Đối với TSCĐ hữu hình
Nợ TK 2111/Có TK 421: Giá trị còn lại của TSCĐ hữu hình
Nợ TK 2111/Có TK 2141: Hao mòn lũy kế của TSCĐ hữu hình
- Đối với TSCĐ vô hình
Nợ TK 2113/Có TK 421: Giá trị còn lại của TSCĐ vô hình
Nợ TK 2113/Có TK 2143: Hao mòn lũy kế của TSCĐ vô hình
- Nhấn Cất.
