1. Tổng quan
Bài viết này cung cấp quy trình chuẩn để thực hiện ký số trên các tệp tin PDF, giúp đảm bảo tính pháp lý và đáp ứng đầy đủ yêu cầu về hồ sơ, chứng từ khi giao dịch với Kho bạc Nhà nước (KBNN).
2. Các bước thực hiện
Bước 1: Tải và Cài đặt phần mềm đọc file PDF phổ biến như Foxit Reader hoặc Acrobat Reader
Lưu ý: Nếu trên máy tính đã có 1 trong 2 phần mềm này thì bỏ qua Bước này
- Foxit Reader (tải tại đây)
- Acrobat Reader (tải tại đây)
Bước 2: Ký số trên file PDF
Lưu ý trước khi ký số
- Anh/chị cắm chữ ký số trước khi thực hiện
- Mở file PDF bằng phần mềm Foxit Reader hoặc Acrobat Reader bằng cách tích vào file cần mở, chọn chuột phải\Open With chọn Foxit Reader hoặcAcrobat Reader.
Trường hợp 1: Ký trên Foxit Reader
- Chọn Protect với chức năng Sign&Certify -> chọn Place Signature … để tiến hành ký vào văn bản
2. Chọn nơi chữ ký sẽ hiển thị. Sau đó tích vào Sign as để chọn lại chữ ký số và nhấn Sign
3. Sau khi nhấn Sign Hệ thống sẽ yêu cầu nhập tên file mới và nơi lưu trữ file sau khi đã ký số -> Chọn Save
4. Xuất hiện hộp thoại yêu cầu nhập mật khẩu. Nhập mã PIN của USB token, sau đó nhấn Đăng nhập . Như vậy, tài liệu đã được ký thành công
Trường hợp 2 : Ký trên Acrobat Reader
- Nhấn chọn Tool sau đó nhấn Open tại mục Certificates.
2. Nhấn Digitally Sign, nhấn chuột trái để khoanh vùng cần ký.
3. Nhấn Continue để tiếp tục.
4. Sau khi nhấn Continue, màn hình hiển thị thông tin chứ ký số của đơn vị. Tại đây, bấm Sign để thực hiện ký. Sau đó chọn Save để lưu file vào máy tính.
5. Nhập mã PIN của USB token, sau đó nhấn OK. Như vậy, tài liệu đã được ký thành công
3. Lưu ý
- Khi Save as file đã ký số không đặt tên file có ký tự đặc biệt, có dấu cách và các ký tự bằng tiếng việt ví dụ:“đ”, “Đ” (thay bằng các ký tự “d”,”D”, viết liền và không dấu) để hồ sơ chứng từ khi gửi sang kho bạc, cán bộ kho bạc mở được file đính kèm.
- Sau khi thực hiện ký số xong thì gửi biểu mẫu chứng từ năm 2026 theo Nghị định 347 theo hướng dẫn tại đây
