1. Tổng quan
Bài viết này hướng dẫn kiểm tra nguyên nhân và cách xử lý khi xem báo cáo S05-H: Bảng cân đối số phát sinh thấy số liệu TK 612, TK 642 không khớp với TK 008222 (Thực chi). Qua đó giúp đơn vị xác định đúng các trường hợp lệch đúng bản chất và lệch do sai sót, từ đó điều chỉnh số liệu phù hợp, đảm bảo khớp báo cáo kế toán và báo cáo đối chiếu kho bạc.
2. Nguyên tắc
Tài khoản 642 dùng để phản ánh các khoản chi phí quản lý đối với hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ, chênh lệch phân phối thu chi cuối năm từ kinh phí được giao tự chủ, được khoán chi của đơn vị sự nghiệp công lập và đơn vị khác có hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ. Không hạch toán vào tài khoản 642 các chi phí liên quan trực tiếp đến giá thành sản phẩm, dịch vụ.
Tài khoản 612 chỉ áp dụng đối với cơ quan nhà nước và các đơn vị khác không có hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ, phản ánh chi phí trong kỳ của các hoạt động mà đơn vị được giao tự chủ tài chính, được khoán chi, bao gồm cả các khoản phân phối từ kinh phí tiết kiệm được cuối kỳ để chi bổ sung thu nhập, khen thưởng, phúc lợi và trích lập các quỹ có tính chất phải trả.
Tài khoản 008222- Thực chi: Phản ánh số đã rút thực chi và số đã làm thủ thục thanh toán tạm ứng từ dự toán giao tự chủ, khoán chi năm nay .
3. Cách xử lý
Trước khi kiểm tra Tài khoản 642, 612 và 008222 anh/chị cần kiểm tra báo cáo đối chiếu kho bạc Mẫu số 01a, Mẫu số 02a lên đúng số liệu.
Anh /chị tham khảo hướng dẫn đối chiếu kho bạc tại đây
Tài khoản 642 ngoài hạch toán theo nguồn kinh phí giao tự chủ thì còn hạch toán trên nguồn khác phản ánh hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị như nguồn học phí , học thêm , cấp bù học phí, cải cách tiền lương từ nguồn thu..
Tài khoản 008222 chỉ hạch toán đồng thời khi phát sinh nghiệp vụ liên quan đến nguồn kinh phí giao tự chủ .
Do vậy để so sánh Anh/chị vào Báo cáo\Sổ kế toán\ kích đúp vào S05-H: Bảng cân đối số phát sinh
Anh/chị chọn tham số Nguồn là tất cả hoặc chọn riêng nguồn kinh phí giao tự chủ , chương , khoản là tổng hợp , nhấn Xem báo cáo .
Trường hợp khi xem theo nguồn TK 008222 bằng với tài khoản 642 nguồn kinh phí tự chủ là đúng . Còn trường hợp lệch thì có thể do một số nguyên nhân dưới đây
Lưu ý : Sao lưu dữ liệu nếu có chỉnh sửa chứng từ tại đây
3.1. Cấp bù học phí
Khi đơn vị rút dự toán cấp bù từ nguồn kinh phí giao tự chủ về tài khoản tiền gửi thu phí mở tại KBNN, ghi:
Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng
Có TK 5312 – Doanh thu kinh phí cung cấp dịch vụ sự nghiệp công từ ngân sách nhà nước
Đồng thời ghi:
Có TK 008222
Khi đơn vị chi cho các hoạt động từ nguồn được cấp bù, ghi:
Nợ các TK 154, 642
Có TK 1121: Tiền gửi ngân hàng
TK 008222 theo nguồn kinh phí giao tự chủ , TK 642 khi chi chi theo nguồn cấp bù , học phí nên sẽ lệch khi xem theo nguồn và lệch này là lệch đúng .
3.2. Tài khoản 332, 334 còn dư .
Anh/chị đã có bút toán trả lương, bảo hiểm nhưng chưa hạch toán chi phí, hoặc đã xóa bút toán trả lương nhưng chưa xóa bút toán hạch toán chi phí.
Giải pháp :
Nếu tài khoản 334 còn dư cuối năm anh/chị kiểm tra theo hướng dẫn tại đây
Nếu tài khoản 332 còn dư cuối năm anh/chị kiểm tra theo hướng dẫn tại đây
3.3. Các phát sinh liên quan đến Tài sản cố định .
3.3.1. Mua sắm Tài sản cố định từ nguồn tự chủ
- Mua sắm TSCĐ từ nguồn NSNN giao tự chủ thực chi anh /chị hạch toán:
Nợ TK 211: Tài sản cố định của đơn vị
Có TK 1351: Phải thu kinh phí được cấp (1351)
Đồng thời, ghi:
Có TK 008222
- Mua sắm TSCĐ phát sinh chi phí lắp đặt , chạy thử hoặc hoạt động phát triển ứng dụng, nâng cấp sửa chữa lớn TSCĐ sử dụng nguồn NSNN giao tự chủ thực chi hạch toán :
Nợ TK 241: Tài sản cố định của đơn vị
Có TK 1351: Phải thu kinh phí được cấp (1351)
Đồng thời, ghi:
Có TK 008222
Các bút toán mua TSCĐ không hạch toán qua TK 642, 612 nhưng vẫn phản ánh trên TK 008222 nên lệch là Đúng
3.3.2. Hao mòn TSCĐ
Khi tính hao mòn TSCĐ từ nguồn kinh phí nhà nước có tính chất giao tự chủ :
Nợ các TK 6423, TK 6123 : Chi phí hao mòn TSCĐ
Có TK 214: Khấu hao và hao mòn lũy kế TSCĐ
Bút toán hao mòn TSCĐ không hạch toán trên TK 008222 nên sẽ lệch là Đúng
3.4. Các phát sinh liên quan đến vật tư hàng hóa , công cụ dụng cụ(VTHH, CCDC)
3.4.1. Rút dự toán mua VTHH, CCDC từ nguồn kinh phí có tính chất giao tự chủ nhập kho
Nợ TK 152,153,156…: Tài sản cố định của đơn vị
Có TK 1351: Phải thu kinh phí được cấp (1351)
Đồng thời, ghi:
Có TK 008222
Phát sinh này không hạch toán qua TK 642, 612 nhưng vẫn phản ánh trên TK 008222 nên lệch là Đúng
3.4.2. Xuất kho nguyên vật liệu, VTHH, CCDC từ nguồn kinh phí có tính chất giao tự chủ không đưa vào sản xuất
Nợ TK 612,642
Có TK 152,153,156,155
Phát sinh này không hạch toán qua TK 00822 nhưng vẫn phản ánh trên TK 612,642 nên lệch là Đúng
3.5. Chọn sai nguồn hoặc tài khoản hạch toán .
Anh/chị phát sinh chi trên nguồn khác nhưng lại chọn nhầm nguồn tự chủ
Anh/chị phát sinh trên nguồn kinh tự chủ nhưng lại chọn nguồn kinh phí không tự chủ
Anh/chị phát sinh trên nguồn tự chủ nhưng lại hạch toán tài khoản 611
Giải pháp :
Anh /chị vào tìm chứng từ để lọc và kiểm tra.
Chọn chi tiết nguồn cần kiểm tra và tích vào tài khoản Nợ, Có để kiểm tra tài khoản hạch toán đúng khớp với nguồn đang chọn chưa.
Chọn TK hạch toán là 642 ,612,611 và đối chiếu xem đã chọn đúng nguồn chưa
3.6. Một số nguyên nhân lệch trường hợp đối chiếu chưa kiểm tra
3.6.1. Nộp phục hồi, nộp trả thực chi nhưng chưa làm bút toán nộp tiền vào kho bạc, chọn sai nghiệp vụ .
- Anh/chị chi sai , thu hồi và nộp lại kho bạc nhưng mới làm bút toán Nợ TK 111/642,612 , nhưng chưa làm bút toán Nợ TK 1351/111
- Chọn nghiêp vụ không đúng là nộp phục hồi thực chi hoặc nộp trả thực chi nên không sinh được đồng thời hạch toán Có 008222 âm tiền .
Giải pháp : Kiểm tra các bút toán theo tương ứng trong hướng dẫn
3.6.2. Rút về nhưng chưa chi
Anh/chị có rút dự toán về tiền gửi hoặc tiền mặt nhưng chưa làm bút toán chi.
3.6.3. Chọn sai nghiệp vụ khi làm bút toán rút dự toán
Khi phát sinh nghiệp vụ rút dự toán chuyển khoản thực chi anh/chị lưu ý chọn đúng nghiệp vụ là Thực chi để sinh hạch toán 008222 .
Nếu trường hợp đối chiếu đã đúng đã thanh toán hết chi tạm ứng, đã đúng hạch toán , nguồn. Anh /chị có thể tính số liệu TK 642 và 008222 khi in bảng cân đối phát sinh theo nguồn kinh phí tự chủ như sau :
Số dư cuối năm TK 642 = Phát sinh Có TK 008222 – cấp bù học phí – Mua TSCĐ, VTHH, CCDC + chi phí hao mòn + xuất VTHH, CCDC
