1. Tổng quan
Bài viết giúp kế toán hiểu rõ mục tiêu của việc tự động hóa quy trình xử lý hóa đơn đầu vào bằng trợ lý số MISA AVA, nhằm tiết kiệm thời gian, giảm thao tác thủ công và nâng cao hiệu quả hạch toán kế toán.
– Trước phiên bản R14: Bạn có thể lấy dữ liệu hóa đơn đầu vào từ MISA meInvoice về Mimosa Online để thực hiện lập các chứng từ hạch toán. Tuy nhiên, nếu có phát sinh thêm Nhà cung cấp/VTHH mới thì bạn phải thực hiện thêm thủ công các danh mục mới này hoặc chọn ghép với danh mục có sẵn trên phần mềm. Đối với các đơn vị có lượng hóa đơn đầu vào lớn, số lượng lên đến hàng nghìn hóa đơn 1 ngày, thì việc hạch toán thủ công từng hóa đơn sẽ mất rất nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót.
– Kể từ phiên bản R14: Mimosa Online tích hợp trợ lý số MISA AVA, giúp tự động phân loại và hạch toán hóa đơn đầu vào được lấy về một cách nhanh chóng và thuận tiện.
2. Các bước thực hiện
Bước 1: Vào phân hệ Mua hàng\Xử lý hóa đơn đầu vào.
Bước 2: Tại mục Tự động hạch toán hóa đơn: Nhấn Quy tắc hạch toán tự động để thiết lập quy tắc hạch toán tự động cho các hóa đơn được lấy về.
- Thực hiện thiết lập các điều kiện của quy tắc hạch toán.
- Nhấn Cất để lưu quy tắc tự động hạch toán hóa đơn.
Bước 3: Nhấn Bắt đầu hạch toán tự động.
*Lưu ý: Nếu có hàng hóa, dịch vụ chưa có mã trong danh mục, bạn cần chọn hình thức xử lý cho từng hàng hóa.
- Nếu chọn Tạo mã mới: Khi nhấn Xác nhận, phần mềm sẽ tự động thêm hàng hóa vào danh sách danh mục.
- Nếu chọn Chọn mã có sẵn: Cần lựa chọn mã hàng có sẵn trên danh mục.
=> Sau khi thiết lập xong, AVA sẽ tự động thực hiện các công việc:
– Tự động lấy các hóa đơn thỏa mãn các quy tắc đã thiết lập về Mimosa Online.
– Tự động kiểm tra hóa đơn, xác định các danh mục Nhà cung cấp/VTHH mới phát sinh và tự động thêm mới các danh mục này trên dữ liệu kế toán.
– Các hóa đơn đã được xác định đủ các thông tin Nhà cung cấp/VTHH sẽ tự động được phân loại, sinh chứng từ hạch toán và ghi sổ chứng từ.
