Kiểm kê quỹ tiền mặt

Bài viết giúp Anh/Chị nắm được quy trình kiểm kê quỹ tiền mặt vào cuối kỳ nhằm lập biên bản kiểm kê, phát hiện và xử lý kịp thời các chênh lệch giữa số dư thực tế và sổ sách kế toán. Việc kiểm kê đảm bảo tính minh bạch, chính xác trong quản lý quỹ tiền mặt của đơn vị.

Nội dung bài viết bao gồm: Hướng dẫn định khoản xử lý khi phát hiện thừa/thiếu tiền mặt, mô tả quy trình kiểm kê tiền mặt và các bước thực hiện trên phần mềm. 

1. Khi phát hiện quỹ tiền mặt thừa so với sổ sách kế toán:

• Ghi nhận các khoản thừa quỹ tiền mặt phát hiện khi kiểm kê chưa xác định rõ nguyên nhân:

Nợ TK 111 (1111, 1112)

Có TK 338 – Phải trả khác (3381)

• Khi tìm ra nguyên nhân và có quyết định xử lý:

Nợ TK 338 – Phải trả khác (3381)

Có TK liên quan: TK 111 (nếu trả lại bằng tiền), TK 711 (nếu tính vào thu nhập của đơn vị)

2. Khi phát hiện quỹ tiền mặt thiếu so với sổ sách kế toán:

• Ghi nhận các khoản thiếu quỹ tiền mặt phát hiện khi kiểm kê chưa xác định rõ nguyên nhân:

       Nợ TK 138 – Phải thu khác (1381) 

            Có TK 111 (1111, 1112)

• Khi tìm ra nguyên nhân và có quyết định xử lý:

Nợ TK liên quan: TK 111 (nếu người có trách nhiệm nộp bằng tiền), TK 334 (nếu trừ thẳng vào lương của cán bộ), TK 811 (nếu tính vào chi phí của đơn vị)

Có TK 138 – Phải thu khác (1381) 

Định kỳ cuối tháng hoặc cuối năm khi có phát sinh yêu cầu kiểm kê quỹ từ Kế toán trưởng, Thủ trưởng đơn vị, sẽ phát sinh một số hoạt động sau:

– Thành lập hội đồng kiểm kê gồm: kế toán, thủ quỹ, kế toán trưởng hoặc thủ trưởng đơn vị và lập kế hoạch kiểm kê.

– Đếm thực tế số tiền mặt tồn quỹ theo từng loại tiền (VNĐ, Ngoại tệ) về mặt số lượng và mệnh giá.

– Đối chiếu số dư thực tế kiểm kê với sổ kế toán tiền mặt tại quỹ, nếu có sự chênh lệch phải ghi rõ số tiền và lí do chênh lệch, sau đó thực hiện tìm nguyên nhân bằng cách đối chiếu sổ quỹ với sổ kế toán tiền mặt tìm ra những giao dịch thu, chi tiền mặt không khớp giữa 2 sổ.

– Sau khi thực hiện kiểm kê thì tổng hợp toàn bộ kết quả kiểm kê vào Bảng kiểm kê tiền mặt trong quỹ trình Thủ trưởng đơn vị hoặc Kế toán trưởng.

– Sau khi tìm ra nguyên nhân thì Thủ trưởng hoặc Kế toán trưởng sẽ ra quyết định xử lý.

Bước 1: Vào phân hệ Tiền mặt, chọn Kiểm kê\Kiểm kê quỹ.

Bước 2: Phần mềm hiện ra ô khai báo các thông tin:

• Chọn mốc thời gian cần kiểm kê quỹ. Ví dụ cần kiểm kê quỹ tiền mặt đến ngày hiện tại là ngày 17/04/2025. 
• Chọn loại tiền. Ví dụ Việt Nam đồng.
• Nhấn Đồng ý.

Bước 3: Ở giao diện bảng kiểm kê quỹ, khai báo các thông tin sau: 

– Nhập Mục đích của bảng kiểm kê quỹ.

– Chọn Tham chiếu tới các chứng từ liên quan nếu cần.  

– Tại tab Kiểm kê thực tế:

• Nhập Số lượng (tờ) theo từng mệnh giá tiền tương ứng. Phần mềm tự động tính Số tiền.
• Có thể thêm dòng hoặc xóa dòng để nhập thêm hoặc xóa thông tin nếu muốn.

• Sau khi nhập xong, hệ thống sẽ tự động tính toán Chênh lệch giữa số dư theo sổ kế toán tiền mặt và số kiểm kê thực tế:

• • Số tiền trên sổ sách > kiểm kê => Số tiền chênh lệch dương.
  • Số tiền trên sổ sách < kiểm kê => Số tiền chênh lệch âm (hiển thị trong ngoặc đơn).

• Nếu tích chọn Đã xử lý chênh lệch thì Bảng kiểm kê quỹ hiện thời sẽ được đánh dấu Đã xử lý chênh lệch (màu đỏ).

– Tại tab Thành viên tham gia: Nhập các thông tin Họ và tên, Chức danh, Đại diện cho từng thành viên (nếu có).

– Tại tab Đính kèm tệp: Tải lên tệp đính kèm có dung lượng tối đa 5MB. 

Bước 4: Nhấn Cất để lưu bảng kiểm kê quỹ. Nếu số tiền chênh lệch = 0, anh/chị chuyển xuống bước 8 để in chứng từ S14-H: Bảng kiểm kê quỹ tiền mặt. Nếu số tiền chênh lệch khác 0, anh/chị tiếp tục thực hiện xử lý chênh lệch.

Bước 5: Nhấn Xử lý chênh lệch:

• Nếu số tiền chênh lệch < 0: Hệ thống tự động sinh Phiếu thu để xử lý chênh lệch thừa khi kiểm kê.
• Nếu số tiền chênh lệch > 0: Hệ thống tự động sinh Phiếu chi để xử lý chênh lệch thiếu khi kiểm kê.

Bước 6: Thực hiện nhập các thông tin cho Phiếu thu hoặc Phiếu chi tương ứng.

Bước 7: Sau khi nhập xong thì nhấn Cất phiếu thu hoặc phiếu chi . Bảng kiểm kê quỹ sẽ được đánh dấu Đã xử lý chênh lệch và hiển thị thông tin tham chiếu đến chứng từ tương ứng.

Bước 8: Để in S14-H: Bảng kiểm kê quỹ tiền mặt, bạn nhấn In, chọn Bảng kiểm kê quỹ tiền mặt