Xem phim hướng dẫn
1. Tổng quan
Bài viết này hướng dẫn ký số trực tiếp trên Bảng lương Mẫu số 09 (Nghị định 11/2020/NĐ-CP) thay vì phải in, ký tay, đóng dấu rồi scan lại — giúp tiết kiệm thời gian, thao tác nhanh và đảm bảo tính pháp lý khi gửi hồ sơ điện tử lên DVC Kho bạc.
2. Mô tả nghiệp vụ
Theo định kỳ hàng tháng đơn vị gửi Giấy rút dự toán, Bảng kê thanh toán đính kèm bảng lương Mẫu số 09: Bảng thanh toán cho người thụ hưởng ( Nghị định 11/2020/NĐ-CP) lên trang DVC của KBNN để tiến hành trả lương cho CBNV
Hiện nay nhiều kế toán viên đang thực hiện in chứng từ ra bản cứng để thủ trưởng đơn vị ký tên, đóng dấu đỏ sau đó dùng máy scan (hoặc điện thoại cài phần mềm scan) để scan lại chứng từ gửi lên trang DVC.
Bên cạnh việc scan chứng từ như trên có thể tốn nhiều bước và thời gian, có thể tham khảo thực hiện theo cách khác rất dễ dàng: ký số ngay trên bảng lương Mẫu số 09
3. Các bước thực hiện
Đơn vị có thể ký số qua phần mềm đọc file PDF là Foxit Reader hoặc Acrobat Reader
Bước 1: Tải và Cài đặt phần mềm phần mềm đọc file PDF ( nếu đơn vị chưa có )
- Foxit Reader (tải tại đây)
- Acrobat Reader (tải tại đây)
Bước 2: Cắm chữ ký số vào máy tính
Bước 3: Xuất bảng lương Mẫu số 09: Bảng thanh toán cho người thụ hưởng ( Nghị định 11/2022/NĐ-CP) theo định dạng PDF
Cách 1: Lưu file excel dưới dạng PDF
-
Mở bảng lương Mẫu số 09 trên Excel.
-
Chọn File → Save As → Save as type: PDF.
-
Chọn thư mục lưu và nhấn Save.
Lưu ý: Hướng dẫn chuyển Bảng lương định dạng Excel sang PDF từ Microsoft Excel 2010 trở đi
Cách 2: Sử dụng các trang web chuyển file excel sang PDF
Ví dụ: Smallpdf.com, ilovepdf.com
Bước 4: Mở lại bảng lương Mẫu số 09 vừa xuất khẩu ra dạng file PDF tại thư mục lưu trữ
Mở file PDF vừa lưu bằng phần mềm Foxit Reader hoặc Acrobat Reader.
Bước 5: Thực hiện ký số trên Mẫu số 09 file PDF
Lưu ý: Khi Save as file đã ký số không đặt tên file có ký tự đặc biệt, có dấu cách và các ký tự bằng tiếng việt ví dụ:“đ”, “Đ” (thay bằng các ký tự “d”,”D”, viết liền và không dấu) để hồ sơ chứng từ khi gửi sang kho bạc, cán bộ kho bạc mở được file đính kèm.
Trường hợp 1: Ký trên Foxit Reader
- Chọn Protect với chức năng Sign&Certify -> chọn Place Signature … để tiến hành ký vào văn bản
- Chọn nơi chữ ký sẽ hiển thị. Sau đó tích vào Sign as để chọn lại chữ ký số và nhấn Sign
- Sau khi nhấn Sign Hệ thống sẽ yêu cầu nhập tên file mới và nơi lưu trữ file sau khi đã ký số -> Chọn Save
- Xuất hiện hộp thoại yêu cầu nhập mật khẩu. Nhập mã PIN của USB token, sau đó nhấn Đăng nhập . Như vậy, tài liệu đã được ký thành công
Trường hợp 2 : Ký trên Acrobat Reader
- Nhấn chọn Tool sau đó nhấn Open tại mục Certificates.
- Nhấn Digitally Sign, nhấn chuột trái để khoanh vùng cần ký.
- Nhấn Continue để tiếp tục.
Sau khi nhấn Continue, màn hình hiển thị thông tin chứ ký số của đơn vị. Tại đây, bấm Sign để thực hiện ký. Sau đó chọn Save để lưu file vào máy tính.
- Nhập mã PIN của USB token, sau đó nhấn OK. Như vậy, tài liệu đã được ký thành công
Sau khi đã ký số xong, Gửi bảng lương Mẫu số 09: Bảng thanh toán cho người thụ hưởng (Nghị định 11/2020/NĐ-CP) cho Kho bạc tại đây
