Chi khác bằng tiền mặt

Bài viết hướng dẫn cách lập phiếu chi khác bằng tiền mặt dùng để ghi nhận các khoản chi tiền mặt như chi khen thưởng, nộp thuế,quỹ, chênh lệch tỷ giá…giúp in chứng từ đầy đủ,  thực hiện chi tiền, ghi sổ quỹ, sổ kế toán chính xác, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ dòng tiền mặt của đơn vị.

Nợ TK 336: Phải trả nội bộ đơn vị kế toán

Nợ TK 333: Các khoản phải nộp nhà nước (3331, 3332, 3334, 3337. 3338 )

Nợ TK 413: Chênh lệch tỷ giá hối đoái

Nợ TK 353: Các quỹ phải trả

Nợ TK 431: Các quỹ thuộc đơn vị 

Nợ TK 811: Chi phí khác

Có TK 111: Tiền mặt

Khi có nhu cầu chi tiền mặt phục vụ cho các hoạt động sự nghiệp hoặc hoạt động SXKD của đơn vị sẽ thực hiện qua các bước sau:

1. Người yêu cầu chi tiền lập Đề nghị thanh toán rồi gửi cho Thủ trưởng đơn vị hoặc người được ủy quyền để phê duyệt.
2. Thủ trưởng đơn vị hoặc người được ủy quyền phê duyệt đề nghị chi tiền.
3. Kế toán tiền mặt viết Phiếu chi rồi gửi cho Kế toán trưởng.
4. Kế toán trưởng kiểm soát thông tin trên Phiếu chi và ký rồi chuyển cho thủ trưởng đơn vị hoặc người được ủy quyền để duyệt và ký Phiếu chi, sau đó chuyển lại cho Thủ quỹ.
5. Thủ quỹ căn cứ vào Phiếu chi để chi tiền, sau đó thủ quỹ và người nhận tiền ký xác nhận vào phiếu chi, đồng thời ghi sổ quỹ.
6. Kế toán tiền mặt căn cứ vào Phiếu chi đã đủ chữ ký để ghi sổ kế toán tiền mặt, sổ kế toán công nợ và lưu trữ phiếu chi.

Ví dụ: Ngày 17/04/2025, xuất quỹ tiền mặt chi khen thưởng cho các cán bộ có thành tích xuất sắc năm 2024, số tiền: 2.000.000đ.

Bước 1:  Vào Tiền mặt\ Quy trình \ Lập phiếu chi chọn Phiếu chi.

Bước 2: Khai báo thông tin chứng từ chi khác bằng tiền mặt trên Phiếu chi.

• Nhập Thông tin chung: Người nhận, Địa chỉ, Lý do chi.
• Nhập thông tin chứng từ chi tiết: Số chứng từ gốc, Ngày chứng từ gốc (nếu cần), TK Nợ, Số tiền, Nghiệp vụ, Hoạt động….
• Trường hợp muốn hạch toán nhanh bằng các định khoản có sẵn của chương trình, anh/chị nhấn Định khoản nhanh. Phần mềm hiển thị danh sách định khoản của loại chứng từ hiện thời, anh/chị chọn 1 loại định khoản nhanh thì phần mềm sẽ tự động hạch toán phù hợp.

Bước 3: Nhấn Cất.

Bước 4: Nhấn vào mũi tên cạnh In chọn mẫu phiếu cần in để in các chứng từ báo cáo liên quan.