1. Tổng quan
Bài viết này giúp Anh/Chị nhận biết nguyên nhân và nắm được quy trình xử lý khi phần mềm báo lỗi xuất kho quá số lượng tồn khi cất chứng từ xuất kho. Việc này đảm bảo số liệu kho chính xác, tránh xuất vượt quá thực tế và hỗ trợ kiểm soát tồn kho hiệu quả.
2. Cách xử lý
Khi cất chứng từ xuất kho, phần mềm báo lỗi “Xuất kho quá số lượng tồn đến ngày…” , anh/ chị cần kiểm tra các nguyên nhân dưới đây để thực hiện xử lý cho đúng.
2.1 Nguyên nhân 1: Hàng trong kho không còn đủ số lượng để xuất
– Giải pháp 1: Kiểm tra số lượng tồn của VTHH
Bước 1: Vào Báo cáo\Vật tư hàng hóa\Xem sổ S22-H:Sổ chi tiết nguyên liệu, vật liệu.
Phần chọn tham số báo cáo bao gồm:
– Chọn Kỳ báo cáo: Đến ngày điền ngày là ngày hach toán chứng từ xuất kho
– Kho, loại VTHH/CCDC, tài khoản chọn Tất cả
– Mã VTHH/CCDC: Tích chọn mã VTHH đang báo lỗi
Nhấn Xem báo cáo
Bước 2: Kiểm tra số lượng cột Tồn kho, nếu số lượng tồn không đủ để xuất, hãy rà soát lại lịch sử nhập, xuất trong kỳ để đảm bảo đủ hàng để xuất.
Lưu ý:
Có thể cho phép xuất âm kho bằng cách vào Thiết lập\Tùy chọn\Quản lý kho tích ô Cho phép xuất quá số lượng tồn. Nhấn Đồng ý.
Khi cho phép xuất âm kho thì trong kỳ phải nhập bù hàng về và chỉ nên dùng phương pháp tính giá là bình quân cuối kỳ.
2.2 Nguyên nhân 2: Phiếu nhập kho được lập sau phiếu xuất kho trong cùng 1 ngày trên chứng từ
– Giải pháp 2: Sắp xếp lại thứ tự chứng từ nhập kho, xuất kho
Bước 1: Bỏ ghi chứng từ nhập kho (tương ứng với số lượng xuất).
Ví dụ: Ngày 21/07/2025, phiếu xuất kho XK00003: số lượng 100 cái, phiếu nhập kho PC00009: số lượng 50 cái, phiếu nhập kho PC00010: số lượng 150 cái thì cần bỏ ghi cả 2 chứng từ nhập kho này.
Bước 2: Vào menu Kho\Sắp xếp thứ tự nhập, xuất
Bước 3: Nhấn vào dòng chứng từ nhập kho cần sắp xếp, nhấn vào dấu mũi tên ↑ để di chuyển lên trước chứng từ xuất kho và nhấn Thực hiện.
Lưu ý: Hệ thống chỉ hỗ trợ sắp xếp các chứng từ chưa ghi sổ. Do đó, phải thực hiện bỏ ghi sổ trước khi thực hiện sắp xếp thứ tự chứng từ nhập xuất
Bước 4: Ghi sổ lại chứng từ nhập kho và xuất kho.
