1. Tổng quan
Bài viết này hướng dẫn sao chép (nhân bản) chứng từ năm trước sang năm nay để tiết kiệm thời gian nhập liệu, đặc biệt với các chứng từ thường xuyên phát sinh, có nội dung lặp lại như Rút dự toán, Rút dự toán chuyển khoản lương, bảo hiểm, phiếu thu, phiếu chi, chuyển khoản kho bạc,…
2. Các bước thực hiện
Khi sang năm tài chính mới, để sao chép thông tin trên chứng từ Rút dự toán năm trước sang chứng từ Rút dự toán năm nay mà không phải gõ lại bằng tay thì bạn thực hiện theo 4 bước sau:
Lưu ý: Chỉ nhân bản được chứng từ năm trước (N) sang năm sau(N+1) khi đơn vị dùng dữ liệu liên năm. Ngày hạch toán là ngày của năm N+1
Bước 1: Mở dữ liệu kế toán năm N, chọn ngày hạch toán thuộc năm N+1
- Ví dụ: Nếu cần nhân bản chứng từ từ năm 2025 sang năm 2026 thì sửa ngày hạch toán thuộc năm 2026.
- Nếu phần mềm cảnh báo chuyển năm hạch toán, nhấn Đồng ý.
Bước 2: Tại danh sách chứng từ Rút dự toán, nhấn vào mũi tên cạnh Lọc. Chọn Thời gian là Tùy chọn, sau đó chọn Từ ngày, Đến ngày (ví dụ 01/01/2025 đến 31/12/2026) rồi nhấn Lọc.
Bước 3: Sau khi nhấn Lọc, trên danh sách chứng từ Rút dự toán hiển thị lên cả các chứng từ của năm trước, nếu muốn sao chép nội dung của chứng từ nào, bạn nhấn vào biểu tượng mũi tên cạnh chức năng Xem/Sửa, chọn Nhân bản.
Bước 4: Tại chứng từ vừa được sao chép (nhân bản), bạn sửa lại nội dung, ngày hạch toán và ngày chứng từ cho phù hợp rồi nhấn Cất.
Lưu ý: Sau khi hoàn thành nhân bản các chứng từ, bạn nhấn Xóa điều kiện lọc để ẩn chứng từ năm 2025 đi. Nếu cần nhân bản thì thực hiện lại từ Bước 1.
