Kế toán viên lập hồ sơ giao dịch

Cách 1: Lập hồ sơ giao dịch trực tiếp từ chứng từ

Ví dụ: Kế toán cần lập hồ sơ rút dự toán chuyển khoản lương, bảo hiểm để nộp trực tuyến lên DVC KBNN thì làm như sau:

1. Trên Giấy rút dự toán hoặc chứng từ Chuyển khoản kho bạc đã lập, nhấn In và chọn in mẫu C2-02a/NS: Giấy rút dự toán ngân sách nhà nước.

2. Khai báo tham số in và nhấn Đồng ý.

3. Nhấn Lập chứng từ gửi DVC ngay trên giao diện chứng từ in ra.

4. Thực hiện đăng nhập vào DVC KBNN một lần duy nhất giống thông tin đăng nhập vào trang DVC của Kho bạc dvc.vst.mof.gov.vn. Nhấn Kết nối.

5. Hệ thống tự động chuyển sang màn hình lập hồ sơ giao dịch và mặc định chọn sẵn các thông tin Nghiệp vụ, Số chứng từ kế toán và Mẫu chứng từ giao dịch với kho bạc. Anh/chị chỉ cần chọn thêm Số tài khoản giao dịch với KBNN, rồi nhấn Thêm.

6. Nhấn Tải lên tệp đính kèm nếu muốn đính kèm file có định dạng jpg, png, pdf. Nhập thêm thông tin ghi chú của tài liệu.

7. Nếu muốn sửa lại thông tin chứng từ thì nhấn Xem/Sửa tại dòng chứng từ đó.

• Thực hiện sửa lại thông tin trên mẫu chứng từ. Còn nếu muốn thay đổi tham số chứng từ thì nhấn Chọn tham số.

• Thực hiện chọn lại tham số cho chứng từ và nhấn Đồng ý.

• Sau khi chọn xong thì nhấn Cất trên giao diện chứng từ.

8. Sau khi hoàn tất thì nhấn Cất để lưu hồ sơ.

9. Nhấn Gửi duyệt để gửi hồ sơ cho kế toán trưởng phê duyệt.

Cách 2: Lập hồ sơ giao dịch qua phân hệ Kho bạc điện tử

1. Chọn phân hệ Kho bạc điện tử. 

2. Nhập Mã QHNS, Tên đăng nhập và Mật khẩu của kế toán trưởng để kết nối tới hệ thống DVC của KBNN (giống thông tin đăng nhập vào trang DVC của Kho bạc dvc.vst.mof.gov.vn).

3. Nhấn Kết nối.

4. Tại tab Hồ sơ giao dịch, nhấn Thêm.

5. Khai báo thông tin trên giao diện Thêm mới hồ sơ:

– Mã hồ sơ:  Là mã chương trình mặc định. Nếu cần thiết lập lại mã hồ sơ giao dịch và số chứng từ kho bạc thì nhấn vào biểu tượng bánh răng.

• Nhập Hậu tố cho Mã hồ sơ giao dịch và Số chứng từ kho bạc.
• Nhấn Đồng ý.

=> Mã hồ sơ giao dịch và Số chứng từ kho bạc sẽ lấy theo cách thiết lập này, nên sẽ không bị trùng nhau nếu đơn vị có nhiều dữ liệu kế toán.

– Ngày tạo: Thông tin này sẽ là căn cứ để phần mềm lấy lên các chứng từ kho bạc tương ứng.

– Tiêu đề hồ sơ: Lưu ý về điều kiện phê duyệt chứng từ của KBNN ở phần 1.

6. Nhấn Thêm mẫu chứng từ.

• Chọn Nghiệp vụ, ví dụ Rút dự toán chuyển khoản lương, bảo hiểm.
• Chọn Số tài khoản giao dịch với KBNN.
• Chọn Số chứng từ kế toán.
• Nếu muốn lấy các chứng từ rút dự toán thì tích chọn vào ô Lấy chứng từ rút dự toán rồi chọn Số chứng từ.
• Tích chọn các mẫu chứng từ cần nộp.
• Nhấn Thêm.

7. Nhấn Tải lên tệp đính kèm nếu muốn đính kèm file có định dạng jpg, png, pdf. Nhập thêm thông tin ghi chú của tài liệu.

8. Nếu muốn sửa lại thông tin chứng từ thì nhấn Xem/Sửa tại dòng chứng từ đó.

• Thực hiện sửa lại thông tin trên mẫu chứng từ. Còn nếu muốn thay đổi tham số chứng từ thì nhấn Chọn tham số.

• Thực hiện chọn lại tham số cho chứng từ và nhấn Đồng ý.

• Sau khi chọn xong thì nhấn Cất trên giao diện chứng từ.

9. Trường hợp cần xóa 1 chứng từ khỏi hồ sơ, anh/chị nhấn vào dấu mũi tên cạnh Xem/Sửa, chọn Xóa tại dòng chứng từ đó.

10. Sau khi hoàn tất thì nhấn Cất để lưu hồ sơ.

11. Sau khi Cất hồ sơ thành công, chương trình tự động sinh thêm cột Số chứng từ điện tử để KBNN kiểm soát chứng từ và phê duyệt hồ sơ cho đơn vị.

*Lưu ý: Trường hợp anh/chị không tích chọn Có chứng từ thanh toán thì chỉ cần Tải lên tệp đính kèm để đính kèm file và không thể sử dụng chức năng Thêm mẫu chứng từ.

12. Nhấn Gửi duyệt để gửi hồ sơ cho Kế toán trưởng phê duyệt. 

13. Trường hợp đơn vị có nhiều người phê duyệt như Kế toán trưởng hoặc Ủy quyền kế toán trưởng thì anh/chị cần chọn người duyệt, sau đó nhấn Chọn.

14. Hồ sơ sẽ chuyển trạng thái là Chờ KTT duyệt.