1. Tổng quan
Bài viết giúp Anh/Chị hiểu rõ cách tạo và sử dụng mẫu hóa đơn mới cho năm tài chính tiếp theo, đồng thời vẫn đảm bảo sử dụng hết các hóa đơn theo mẫu cũ mà không ảnh hưởng đến dữ liệu đã phát hành. Việc này giúp doanh nghiệp quản lý hóa đơn hiệu quả, tránh nhầm lẫn giữa các mẫu hóa đơn.
2. Giải pháp
Trường hợp đơn vị muốn tạo mẫu hóa đơn mới để sử dụng cho năm tài chính tiếp theo, nhưng vẫn còn một số hóa đơn theo mẫu cũ chưa dùng hết, thì hoàn toàn có thể sử dụng song song cả hai mẫu hóa đơn.
Tuy nhiên, không nên sửa trực tiếp mẫu hóa đơn mới trên ký hiệu của mẫu cũ.
Lý do là: nếu đơn vị chỉnh sửa mẫu hóa đơn cũ (mẫu, logo, thông tin trình bày…) thì tất cả các hóa đơn đã phát hành trước đây theo mẫu cũ cũng sẽ bị thay đổi theo mẫu mới, dẫn đến sai lệch dữ liệu và ảnh hưởng đến tính hợp lệ của chứng từ.
➡ Cách thực hiện đúng:
-
Tạo một mẫu hóa đơn mới và gán ký hiệu khác so với mẫu cũ (ví dụ: C24 → C25).
-
Khi lập hóa đơn, chọn đúng mẫu và ký hiệu tương ứng (mẫu cũ hoặc mẫu mới) để xuất cho khách hàng.
➡ Lưu ý:
Khi đơn vị đã sử dụng hết số hóa đơn theo mẫu cũ, cần thực hiện thao tác ngừng theo dõi mẫu hóa đơn cũ trong phần mềm. Việc này giúp tránh trường hợp chọn nhầm ký hiệu hoặc phát hành sai mẫu hóa đơn.
Chi tiết cách ngừng theo dõi mẫu hóa đơn cũ, đơn vị có thể xem thêm tại hướng dẫn chi tiết tại đây.
