1. Tổng quan
Bài viết giải thích cách lấy số liệu 2 chỉ tiêu Phải thu của khách hàng ngắn hạn (mã số 131) và chỉ tiêu Phải thu của khách hàng dài hạn (mã số 181) trên Báo cáo tình hình tài chính (B01/BCTC), đồng thời tìm nguyên nhân và cách khắc phục khi số liệu hiển thị chưa đúng. Qua đó giúp kế toán chủ động rà soát lại số liệu, đảm bảo khớp số liệu giữa các báo cáo tài chính và bảng cân đối phát sinh.
Các tình huống thường xảy ra:
– Tổng chỉ tiêu mã số 131 + mã số 181 không bằng số dư Nợ TK 131 trên Bảng cân đối số phát sinh (S05-H)
– Số dư Nợ TK 131 chi tiết theo đối tượng không đúng với thực tế phát sinh
2. Nguyên tắc ghi nhận
- Tổng chỉ tiêu 131 (Phải thu ngắn hạn của khách hàng) và chỉ tiêu 181 (Phải thu dài hạn của khách hàng) trên báo cáo B01/BCTC: Báo cáo tình hình tài chính bằng tổng số dư Nợ TK 131, chi tiết theo từng đối tượng khách hàng.
- Trong khi đó, trên Sổ S05-H: Bảng cân đối số phát sinh (Mẫu hướng dẫn) thì số dư TK 131 là số dư đã bù trừ giữa tổng số dư Nợ TK 131 với tổng số dư Có TK 131 không chi tiết theo từng đối tượng khách hàng.
3. Cách xử lý
3.1 Tổng chỉ tiêu mã số 131 + mã số 181 không bằng số dư Nợ TK 131 trên Bảng cân đối số phát sinh (S05-H) do đang xem mẫu hướng dẫn.
Căn cứ theo cách lấy số liệu ở trên để xem đúng số liệu được lấy lên chỉ tiêu 131 và 181 anh/chị cần mở Sổ S05-H: Bảng cân đối số phát sinh theo Mẫu số dư hai bên.
Bước 1: Vào Báo cáo\Sổ kế toán\S05-H: Bảng cân đối phát sinh.
Bước 2: Trên tham số báo cáo, chọn Mẫu báo cáo là Mẫu hiểu thị số dư hai bên, nhấn Xem báo cáo
Bước 3: Kiểm tra số dư Nợ TK 131 sẽ bằng với tổng chỉ tiêu 131 (Phải thu ngắn hạn của khách hàng) và chỉ tiêu 181 (Phải thu dài hạn của khách hàng) trên B01/BCTC: Báo cáo tình hình tài chính.
Theo hình minh họa bên trên, Dự Nợ TK 131 là 10 triệu bằng với chỉ tiêu phải thu khách hàng ngắn hạn là 10 triệu. Vậy chỉ tiêu Phải thu khách hàng ngắn hạn trên báo cáo B01/BCTC đang hiển thị Đúng.
Trường hợp nếu Dư Nợ và Dư Có TK 131 khi xem báo cáo S05-H (Mẫu số dư 2 bên) chưa đúng với thực tế thì anh/ chị kiểm tra tiếp Báo cáo tổng hợp công nợ theo mục 3.2.
3.2 Kiểm tra xử lý khi xem báo cáo S05-H (Mẫu số dư hai bên) thấy số dư TK 131 không đúng với thực tế phát sinh
Khi xem báo cáo S05-H (Mẫu số dư hai bên) thấy TK 131 còn số dư 2 bên, số dư không đúng mặc dù đã thanh toán hết công nợ. Nguyên nhân thường do:
– Khi phát sinh công nợ: Ghi Nợ TK 131 cho Đối tượng A.
– Khi nhận thanh toán: Ghi Có TK 131 nhưng lại chọn Đối tượng B.
Vì hai chứng từ không khớp đối tượng nên phần mềm không thể tự động bù trừ công nợ. Cách kiểm tra như sau:
Bước 1: Vào Báo cáo/Báo cáo khác/Báo cáo tổng hợp công nợ để tìm các đối tượng còn dư có và dư nợ
- Chọn thời gian
- Chọn Tài khoản: 131
- Chọn Cả hai
- Chọn Tất cả
- Nhấn Xem báo cáo
- Báo cáo sẽ thể hiện đối tượng bên Nợ và đối tượng bên Có đã chọn trên chứng từ hạch toán.
Bước 2: Vào Báo cáo\Bán hàng\Báo cáo chi tiết công nợ phải thu.
- Chọn các đối tượng đang có dư Nợ và dư Có cuối kỳ chưa bù trừ cho nhau theo Báo cáo tổng hợp công nợ đã in ở Bước 1.
- Chọn TK 131
- Đơn vị rà soát lại xem chứng từ nào chưa chọn đúng đối tượng thì tích vào chứng từ và sang phần 2.Thống kê chọn lại đúng đối tượng
Ví dụ: Khi ghi nhận khoản phải thu Nợ 131 đối tượng chọn là Cá nhân, thì khi người mua thanh toán Có TK 131 cần phải chọn ở Tab 2.Thống kê cũng đối tượng: Cá nhân. Như vậy, cần sửa lại chứng từ người mua trả tiền cho đơn vị:
Lưu ý:
Nếu sai sót này phát sinh từ kỳ trước (Dự nợ và Dư có đầu kỳ bị sai) và đã nộp báo cáo tài chính, để tránh ảnh hưởng tới báo cáo tài chính đã nộp năm trước thì thực hiện hạch toán điều chỉnh trong năm nay. Ví dụ cần điều chỉnh số dư Có đầu kỳ của đối tượng B sang đối tượng A thì vào Tổng hợp\Chứng từ nghiệp vụ khác, hạch toán:
Nợ TK 131 (Đối tượng B: Đối tượng đã chọn sai khi thanh toán)
Có TK 131 (Đối tượng A: Đối tượng đúng cần bù trừ)
Bước 3: In lại sổ S05-H: Bảng cân đối số phát sinh & Báo cáo B01/BCTC để kiểm tra số liệu
