Chi mua tài sản cố định bằng tiền mặt

Bài viết nhằm hướng dẫn kế toán thực hiện chi tiền mua sắm tài sản cố định (TSCĐ) bằng tiền mặt trên phần mềm, đảm bảo đúng quy trình thanh toán và hạch toán theo nguồn kinh phí.

Nội dung bài viết gồm: Định khoản, quy trình nghiệp vụ chi tiết và cách thao tác trên phần mềm

2.1. Mua sắm TSCĐ bằng tiền từ nguồn NSNN tạm ứng:

– Mua sắm TSCĐ bằng tiền từ nguồn NSNN tạm ứng:

Nợ TK 211: Tài sản cố định của đơn vị

Có TK 1111: Tiền Việt Nam

–  Định kỳ, căn cứ vào các khoản chi từ kinh phí tạm ứng đã có đủ hồ sơ chứng từ của nguồn không giao tự chủ, ghi:

Nợ TK 135: Phải thu kinh phí được cấp (1351)

Có TK 511: Doanh thu từ kinh phí NSNN cấp

2.2. Mua sắm TSCĐ bằng tiền từ nguồn NSNN cấp thực chi, Nguồn phí được khấu trừ để lại, Nguồn viện trợ vay nợ nước ngoài, Nguồn khác:

Nợ TK 211: Tài sản cố định của đơn vị

Có TK 1111: Tiền Việt Nam

Đồng thời ghi:

Nợ TK 1352/Có TK 512 (Nếu chi bằng tiền nhận viện trợ tài trợ có điều kiện)

2.3. Trường hợp mua sắm TSCĐ bằng các nguồn khác nguồn do NSNN cấp (trừ nhận bằng hiện vật) thì hạch toán: 

Nợ TK 211: Tài sản cố định của đơn vị

Có TK 1111: Tiền Việt Nam

Đồng thời, thêm bút toán kép như sau:

• Nếu mua bằng Quỹ phúc lợi:

Nợ TK 35331: Quỹ phúc lợi bằng tiền

Có TK 35332: Quỹ phúc lợi hình thành TSCĐ

• Nếu mua bằng Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp:

Nợ TK 4311: Quỹ Phát triển hoạt động sự nghiệp

Có TK 421: Thặng dư (thâm hụt) lũy kế

Tham chiếu chi tiết quy trình mua tài sản cố định tại phần Quản lý Tài sản cố định.

Khi đơn vị thực hiện mua tài sản cố định bằng tiền mặt, quy trình thanh toán thực hiện như sau:

1. Căn cứ vào yêu cầu mua sắm tài sản cố định, hóa đơn, chứng từ liên quan và đề nghị thanh toán của nhân viên mua hàng hoặc nhà cung cấp, kế toán lập phiếu chi, chuyển cho Kế toán trưởng và Thủ trưởng đơn vị ký duyệt, sau đó chuyển lại cho Thủ quỹ.
2. Thủ quỹ căn cứ vào Phiếu chi thực hiện chi tiền cho người nhận tiền, thủ quỹ và người nhận tiền ký xác nhận vào phiếu chi, đồng thời Thủ quỹ ghi sổ quỹ tiền mặt và trả lại 1 liên cho kế toán tiền mặt, 1 liên lưu.
3. Kế toán tiền mặt căn cứ vào Phiếu chi đã có đủ chữ ký để ghi số kể toán tiền mặt và lưu trữ phiếu chi.