Nguồn viện trợ, tài trợ

Mục lục

1. Tổng quan

Bài viết hướng dẫn anh/chị cách hạch toán và thao tác thực hiện trên phần mềm các nghiệp vụ liên quan đến nguồn kinh phí viện trợ, vay nợ nước ngoài, bao gồm: ghi nhận khi tiếp nhận kinh phí, hạch toán chi tiêu, kết chuyển doanh thu – chi phí, xử lý các trường hợp mua sắm vật tư, tài sản cố định, đầu tư xây dựng cơ bản, hoàn tạm ứng và nộp trả ngân sách hoặc nhà tài trợ. Đảm bảo thực hiện đúng quy định theo thông tư

2. Định khoản

2.1. Đối với kinh phí vay nước ngoài, kinh phí viện trợ nước ngoài có điều kiện mà đơn vị chưa thực hiện theo điều kiện của nhà tài trợ:

a. Khi nhận kinh phí, ghi:

Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng, kho bạc

Có TK 135 – Phải thu kinh phí được cấp (1352)

Đồng thời ghi Nợ TK 007 – Dự toán viện trợ không hoàn lại

b. Khi thực hiện chi, căn cứ hồ sơ có chứng từ liên quan, ghi:

Nợ các TK 152, 153, 211, 241, 611,…

Có TK 111, 331,…

c. Định kỳ, đơn vị kết chuyển số đã nhận trước vào doanh thu tương ứng với các khoản đã thực hiện chi có đủ hồ sơ thanh toán đủ điều kiện quyết toán, ghi:

Nợ TK 135 – Phải thu kinh phí được cấp (1352)

Có TK 512 – Doanh thu từ nhà tài trợ nước ngoài (5121, 5122)

2.2. Khi nhận được khoản viện trợ nước ngoài thỏa mãn nguyên tắc ghi nhận doanh thu ngay, ghi:

Nợ các TK 152, 153, 211, 241, 611,…

Có TK 512 – Doanh thu từ nhà tài trợ nước ngoài (5121, 5122)

Đồng thời ghi Nợ TK 007 – Dự toán viện trợ không hoàn lại

2.3. Trường hợp dùng nguồn viện trợ, vay nợ nước ngoài để mua sắm TSCĐ:

a. Nếu mua về đưa vào sử dụng ngay, không phải qua lắp đặt, chạy thử, ghi:

Nợ TK 211: Tài sản cố định của đơn vị

Có các TK 111, 112, 331,… (chi phí mua, vận chuyển, bốc dỡ…)

– Định kỳ, căn cứ số đã sử dụng từ nguồn này có đầy đủ hồ sơ chứng từ quyết toán khoản chi, ghi:

Nợ TK 135: Phải thu kinh phí được cấp (1352)

Có TK 512: Doanh thu từ nhà tài trợ nước ngoài (5121, 5122)

b. Nếu mua TSCĐ phải qua lắp đặt, chạy thử, ghi:

Nợ TK 241: Mua sắm, đầu tư xây dựng cơ bản dở dang (2411)

Có các TK 111, 112, 331… (chi phí mua, lắp đăt, chạy thử,…)

– Định kỳ, căn cứ số đã sử dụng từ nguồn này có đầy đủ hồ sơ chứng từ quyết toán khoản chi, ghi:

Nợ TK 135: Phải thu kinh phí được cấp (1352)

Có TK 512: Doanh thu từ nhà tài trợ nước ngoài (5121, 5122)

c. Khi lắp đặt, chạy thử xong, bàn giao TSCĐ đưa vào sử dụng, ghi:

Nợ TK 211: Tài sản cố định của đơn vị

Có TK 241: Mua sắm, đầu tư xây dựng cơ bản dở dang (2411)

2.4. Trường hợp dùng nguồn viện trợ, vay nợ nước ngoài để đầu tư xây dựng TSCĐ:

a. Khi phát sinh chi phí đầu tư XDCB, ghi:

Nợ TK 241 – XDCB dở dang

Có các TK 112, 331…

b. Khi công trình hoàn thành ban giao TSCĐ vào sử dụng, căn cứ giá trị quyết toán công trình (hoặc giá tạm tính), ghi:

Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình

Có TK 241 – XDCB dở dang (2412)

2.5. Trường hợp dùng nguồn viện trợ, vay nợ nước ngoài để mua sắm nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ nhập kho:

a. Khi chuyển tiền mua nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, ghi:

Nợ TK 152, 153

Có các TK 112, 331…

b. Khi xuất nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ ra sử dụng cho chương trình, dự án viện trợ, ghi:

Nợ TK 612 – Chi phí từ nguồn viện trợ, vay nợ nước ngoài

Có các TK 152, 153

2.6. Căn cứ thông báo của cơ quan chủ quản về việc thanh toán các khoản đã tạm ứng (hoàn tạm ứng), ghi:

Có TK 007 – Kinh phí viện trợ không hoàn lại

2.7. Hạch toán các chứng từ kết chuyển:

Kết chuyển chi phí:

Nợ TK 911 – Xác định kết quả

Có các TK 612, 611, 642

Kết chuyển doanh thu:

Nợ TK 512 – Doanh thu từ nhà tài trợ nước ngoài

Có TK 911 – Xác định kết quả

Kết chuyển thặng dư:

Nợ TK 421 – Thặng dư (thâm hụt) lũy kế

Có TK 911 – Xác định kết quả

2.8. Nộp trả ngân sách nhà nước

Nợ TK 421 – Thặng dư (thâm hụt) lũy kế

Có TK 3338 – Các khoản phải nộp nhà nước khác

2.9. Nộp trả nhà tài trợ

Nợ TK 421 – Thặng dư (thâm hụt) lũy kế

Có TK 3338 – Các khoản phải nộp nhà nước khác

Ví dụ:

Ngày 13/01/2025, nhận được viện trợ tài trợ qua tài khoản ngân hàng, số tiền: 1.000.000.000 đồng.
Ngày 15/01/2025, đơn vị rút tiền từ tài khoản tiền gửi tạm ứng về quỹ tiền mặt để chi tiêu, số tiền: 50.000.000 đồng.
Ngày 17/01/2025, đơn vị thanh toán các khoản phí từ nguồn viện trợ, tài trợ: 50.000.000 đồng.
Ngày 17/01/2025, chuyển tiền gửi mua máy photocopy, số tiền: 30.000.000 đồng.
Ngày 25/01/2025, đơn vị nhận được thông báo hoàn tạm ứng, số tiền: 1.000.000.000.
Ngày 31/03/2025, xác định kết quả hoạt động quý I.

3. Các bước thực hiện

3.1. Nhận được tài trợ, viện trợ từ bằng tiền từ nhà tài trợ bằng tiền gửi ngân hàng

Bước 1: Vào menu Tiền gửi\Quy trình\Thu tiền gửi, nhấn Thu tiền gửi

Bước 2: Khai báo thông tin chứng từ trên chứng từ Thu tiền gửi.

Nhập Thông tin chung: Đơn vị nộp, Địa chỉ, Nộp vào TK, Diễn giải.
Nhập thông tin chi tiết chứng từ tab Hạch toán: TK Nợ 1121, TK Có 512. Đồng thời nhập thêm TK Nợ 007, Số tiền, MLNS.

Bước 3: Nhấn Cất. Do bút toán đồng thời không thoả mãn điều kiện sinh đồng thời theo bảng quy tắc nên anh/chị nhấn Không để không cập nhật hạch toán đồng thời và cất chứng từ

3.2. Rút tiền từ tài khoản tiền gửi tạm ứng về quỹ tiền mặt để chi tiêu

Bước 1: Vào menu Tiền mặt\Quy trình\Lập Phiếu thu, nhấn Phiếu thu rút tiền gửi NH, KB.

Bước 2: Khai báo thông tin chứng từ trên Phiếu thu rút tiền gửi NH, KB.

Nhập Thông tin chung: Người nộp, Địa chỉ, Lý do nộp, Rút từ tài khoản.
Nhập thông tin chi tiết chứng từ tab Hạch toán: TK Nợ 1111, TK Có 1121, Số tiền, Nguồn là Nguồn viện trợ, tài trợ.
Tại tab Thống kê, chọn CTMT, Dự án.

Bước 3: Nhấn Cất.

3.3. Thanh toán các khoản phí từ các khoản tài trợ, viện trợ bằng tiền mặt

Bước 1: Vào menu Tiền mặt\Quy trình\Lập phiếu chi, chọn Phiếu chi.

Bước 2: Khai báo thông tin chứng từ trên Phiếu chi.

Nhập Thông tin chung: Người nhận, Địa chỉ, Lý do chi.
Nhập thông tin chi tiết chứng từ tab Hạch toán: TK Nợ 6121, TK Có 1111 đồng thời nhập thêm bút toán TK Nợ 1352, TK Có 5121, Số tiền, MLNS.
Tại tab Thống kê, chọn CTMT, Dự án.