1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn cách chuẩn bị file Excel và nhập khẩu danh mục Khách hàng, Nhà cung cấp (KH, NCC) vào Mimosa Online, đặc biệt áp dụng khi đơn vị thực hiện sáp nhập và cần chuyển danh sách Khách hàng, Nhà cung cấp từ đơn vị cũ sang đơn vị mới.
2. Các bước thực hiện
Bước 1: Chuẩn bị file Excel danh mục Khách hàng, Nhà cung cấp
Nếu đơn vị thực hiện sáp nhập và đã có dữ liệu Khách hàng, Nhà cung cấp trên dữ liệu của đơn vị cũ, ưu tiên sử dụng Cách 1 để xuất danh sách KH, NCC ra Excel.
Cách 1: Trên dữ liệu đơn vị cũ trước khi sáp nhập, vào Danh mục\Khách hàng, Nhà cung cấp, nhấn biểu tượng X (Xuất khẩu Excel) ở góc phải danh sách Khách hàng, Nhà cung cấp theo hướng dẫn tại đây
Cách 2: Trường hợp không có file danh sách Khách hàng, Nhà cung cấp xuất từ dữ liệu đơn vị cũ, trên dữ liệu hiện tại, nhấn Danh mục\Khách hàng, Nhà cung cấp, nhấn mũi tên cạnh nút Thêm, chọn Nhập khẩu từ Excel, sau đó nhấn Tải tệp mẫu.
Bước 2: Chỉnh sửa trên file Excel thông tin Khách hàng, Nhà cung cấp
Sau khi chuẩn bị file Excel ở Bước 1, thực hiện kiểm tra và chỉnh sửa thông tin Khách hàng, Nhà cung cấp trước khi nhập khẩu như sau:
1. Mã Khách hàng, Nhà cung cấp trong file Excel phải là mã chưa tồn tại trên dữ liệu đơn vị mới để tránh trùng mã Khách hàng, Nhà cung cấp khi nhập khẩu. Đơn vị có thể bổ sung ký tự nhận diện đơn vị cũ, điểm trường hoặc phân hiệu vào mã Khách hàng, Nhà cung cấp để thuận tiện cho việc quản lý.
Ví dụ: ĐT1_TSCĐ0001
2. Kiểm tra và điều chỉnh định dạng tại cột Ngày cấp theo hướng dẫn tại đây
Lưu ý:
- Cần điền đầy đủ những cột thông tin có dấu sao (*), đây là những trường thông tin bắt buộc, những cột không có dấu sao (*) thì không bắt buộc điền.
- Nếu sử dụng file xuất từ dữ liệu đơn vị cũ, cần kiểm tra và cập nhật lại các thông tin như Mã Khách hàng, Nhà cung cấp, Tên Khách hàng, Nhà cung cấp,… trước khi nhập vào dữ liệu đơn vị mới.
Bước 3: Nhập khẩu danh sách Khách hàng, Nhà cung cấp trên phần mềm
1. Vào biểu tượng Bánh răng ⚙️ (Góc trên bên phải màn hình)\Danh mục
2. Nhấn mũi tên cạnh chức năng Thêm chọn Nhập khẩu từ Excel.
3. Nhập khẩu danh mục Khách hàng, nhà cung cấp
- Chọn file Excel danh sách Khách hàng, Nhà cung cấp đã chuẩn bị, nhấn Open. Nhấn Tiếp tục.
- Ghép dữ liệu: Hệ thống tự động ghép các cột dữ liệu nếu sử dụng file Excel được xuất từ phần mềm. Kiểm tra lại thông tin ghép dữ liệu, sau đó nhấn Tiếp tục.
- Phần mềm kiểm tra dữ liệu hiển thị số bản ghi hợp lệ, không hợp lệ. Nhấn Nhập dữ liệu
- Lưu ý: Nếu có dòng Không hợp lệ, bạn nhấn Tải tệp kiểm tra (hoặc “Tải file kết quả”) để xem chi tiết lỗi, sau đó sửa lại file Excel và quay lại bước Chọn tệp nguồn.
- Phần mềm hiển thị kết quả nhập khẩu
- Nhấn Đóng và kiểm tra danh mục Khách hàng, nhà cung cấp mới nhập khẩu thành công vào phần mềm.