1. Tổng quan
Bài viết này hướng dẫn anh/chị cách lập hồ sơ chi lương điện tử Mẫu số 20 Danh sách thanh toán cho đối tượng thụ hưởng trên Cổng Dịch vụ công trực tuyến Kho bạc Nhà nước theo hướng dẫn tại Công văn số 4986/KBNN-CSPC, giúp đơn vị thực hiện thanh toán lương cho cán bộ, công chức, viên chức và người lao động đúng quy định. Chi tiết tham khảo công văn tại đây
Hồ sơ chi lương, có 2 cách thực hiện tùy theo hướng dẫn của Kho bạc Nhà nước:
- Trường hợp 1 (thực hiện theo cách trước đây nếu chưa đủ điều kiện theo Công văn 4986/KBNN): Đơn vị in Mẫu 20 ký số/đóng dấu file PDF và đính kèm hồ sơ rút dự toán C2-02a/NS theo quy định.
- Trường hợp 2 (chi lương điện tử theo Công văn 4986/KBNN-CSPC): Đơn vị thực hiện lập hồ sơ trên Cổng Dịch vụ công và tải/nhập Danh sách 20/KB bằng file Excel đúng cấu trúc theo hướng dẫn của Kho bạc.
Lưu ý: Từ ngày 03/08, chỉ áp dụng đối với các đơn vị mở tài khoản tại các ngân hàng dưới đây, với phạm vi triển khai cụ thể:
- VietinBank: triển khai toàn quốc.
- Agribank, BIDV, Vietcombank: chỉ thí điểm tại Hà Nội.
Trước khi lập hồ sơ chi lương tháng 8, anh/chị nên liên hệ với Kho bạc Nhà nước địa phương để được hướng dẫn file excel mẫu 20/KB trên DVC và thực hiện theo quy định mới nhất.
2. Các bước thực hiện
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ lương gồm Giấy rút dự toán ngân sách và mẫu 20 bảng lương
- Lập giấy rút dự toán ngân sách C2-02a/NS và xuất khẩu XML trên phần mềm theo hướng dẫn tại đây
- Chuẩn bị mẫu 20 theo file excel được Kho bạc cung cấp theo cấu trúc trên DVC
- Lưu ý: Chỉ sử dụng mẫu C2-02a/NS khi chi lương bằng nguồn dự toán. Trường hợp chi lương bằng nguồn thu hoạt động sản xuất kinh doanh, phí, lệ phí, viện phí,… thì sử dụng mẫu UNC C4-02a/KB.
Bước 2: Kế toán đăng nhập vào Cổng DVCTT dvc.vst.mof.gov.vn
Bước 3: Thêm mới bộ hồ sơ
1. Trên phần thêm mới hồ sơ giao nhận với KBNN tích Thêm mới
2. Nhấn tiếp vào mũi tên, chọn + Thêm mới chứng từ offline.
3. Chọn số tài khoản giao dịch với KBNN, sau đó chọn tới file đã xuất khẩu ở bước trên.
4. Phần mềm tải lên giấy rút dự toán ngân sách, anh chị thực hiện kiểm tra lại thông tin và tích Thêm mới.
5. Trên giao diện góc phải, tích Chọn mẫu chứng từ, chọn mẫu 20/KB Bảng thanh toán lương cho đối tượng thụ hưởng. Tích Thêm mới.
6. Anh/chị lựa chọn một trong 2 cách để lập danh sách cán bộ trên Mẫu 20/KB:
Cách 1: Thêm mới
Chọn Thêm mới nếu anh/chị muốn nhập thủ công từng cán bộ trực tiếp trên Cổng DVC.
Cách 2: Tải bảng kê lên (Upload file)
Chọn Tải bảng kê lên nếu anh/chị muốn nhập danh sách cán bộ bằng file Excel.
Khi thực hiện theo cách này, đơn vị có thể sử dụng:
- File Excel Mẫu 20 xuất khẩu từ phần mềm kế toán theo hướng dẫn tại đây, hoặc
- File Excel được lập bên ngoài theo đúng mẫu Kho bạc cung cấp để nhập khẩu lên.
Sau khi chuẩn bị file, anh/chị thực hiện upload file lên Cổng DVC để hệ thống nhận danh sách cán bộ.
Lưu ý:
- Cột tên ngân hàng gõ tên và chọn tên sẵn có trên DVC
- Nhập kèm theo Giấy rút dự toán\Ủy nhiệm chi số
- Chọn Tài khoản dự toán hoặc Tài khoản tiền gửi
7. Sau khi nhập xong thông tin trên mẫu 20 thì nhấn Thêm mới.
8. Nhập mã xác nhận và tích gửi phê duyệt cho KTT, CTK ký phê duyệt hồ sơ.
3. Câu hỏi thường gặp
3.1 Nhập thủ công trên DVC mẫu 20/KB cảnh báo tên ngân hàng không tồn tại
Biểu hiện: Trên DVC cảnh báo Tên Ngân Hàng: Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam….không tồn tại.
Nguyên nhân: Trường Tên ngân hàng được lấy theo danh mục có sẵn trên DVC.
Giải pháp: Anh/chị nhập tên ngân hàng và chọn tên hiển thị trong danh sách của DVC để đảm bảo dữ liệu hợp lệ.
3.2 Không có file excel mẫu 20 Danh sách đối tượng thụ hưởng
Giải pháp:
Anh/chị liên hệ Kho bạc để xin file mẫu của DVC để nhập khẩu sau đó sao chép dữ liệu từ file excel đã tính toán lương cho cán bộ bên ngoài rồi thực hiện Upload file (Tải lên bảng kê) theo hướng dẫn của bài viết trên.