Danh mục Hệ thống tài khoản

1.Tổng quan

Bài viết hướng dẫn bạn cách thêm, sửa,nhân bản, xóa, ngừng theo dõi  và quản lý hệ thống tài khoản kế toán.

Ngoài ra bạn còn có thể thực hiện nghiệp vụ Chuyển tài khoản hạch toán, cho phép chuyển Danh mục, Số dư và các phát sinh từ tài khoản cũ sang tài khoản mới.

2.Các bước thực hiện 

2.1. Thêm mới tài khoản

Khi bạn cần tạo thêm các tài khoản con để theo dõi chi tiết , bạn thực hiện như sau:

Lưu ý: 

• Được phép thêm mới tài khoản con chi tiết (trừ các TK 008, 009).
• Số tài khoản mới không được trùng với số tài khoản đã có trên danh mục Hệ thống tài khoản.
• Số tài khoản con chi tiết mới cần bắt đầu bằng số tài khoản tổng hợp.
• Chỉ có thể thêm tài khoản mới là tiết khoản của các tài khoản có sẵn theo thông tư. Nếu thêm tài khoản mới ngang cấp với các tài khoản có sẵn theo thông tư phần mềm sẽ không cho tạo vì sẽ làm số liệu các báo cáo thiết lập sẵn bị sai.

Bước 1: Chọn menu Danh mục\Hệ thống tài khoản.

Bước 2: Để thêm mới tài khoản, bạn chọn vào dòng tài khoản tổng hợp cần thêm, nhấn Thêm.

Bước 3: Khai báo các thông tin chi tiết:

Lưu ý: Các thông tin có ký hiệu (*) là các thông tin bắt buộc phải khai báo.

• Số tài khoản: Mã số tài khoản mới.
• Tên tài khoản: Tên của tài khoản mới.
• Nhóm tài khoản: Xác định tài khoản mới thuộc nhóm nào.
• Tính chất: Chọn tính chất của tài khoản là Dư Nợ, Dư Có, Lưỡng tính.
• Diễn giải: Thông tin chi tiết về tài khoản.
• Chi tiết theo: Xác định có theo dõi tài khoản chi tiết theo Nguồn, Loại khoản, Hình thức cấp phát, Loại quỹ,… hay không. Nếu tài khoản cần theo dõi chi tiết theo tiêu chí nào, tích chọn vào ô vuông trước tiêu chí đó.

Lưu ý: Trước khi nhập số dư ban đầu cho tài khoản hoặc hạch toán chi tiết các nghiệp vụ trên chứng từ, anh/chị cần kiểm tra lại hệ thống tài khoản đang chi tiết theo những nội dung gì để chọn Chi tiết theo cho đúng.

Bước 4: Nhấn Cất.

Lưu ý:  Phần mềm không cho phép hạch toán vào tài khoản tổng hợp, vì vậy khi thêm TK chi tiết cho 1 TK đã có phát sinh trên các danh mục, số dư, chứng từ, chương trình sẽ hiển thị cảnh báo như sau:

• Nhấn Có nếu muốn thêm TK chi tiết cho TK đã có phát sinh, khi đó phần mềm sẽ chuyển toàn bộ phát sinh từ TK tổng hợp sang TK chi tiết vừa thêm.
• Nhấn Không nếu không muốn thêm TK chi tiết cho TK đã có phát sinh.
• Nhấn Hủy để đóng thông báo và không thực hiện gì.
• Nên ưu tiên đặt tên cho tài khoản bạn phát sinh nhiều nhất khi bạn tạo lần đầu
• Sau khi thêm các tài khoản con , trường hợp đã có phát sinh bạn cần vào lại chứng từ để chọn lại tiết khoản con tương ứng cho các tài khoản bạn vừa tạo

2.2. Sửa tài khoản

Khi nào bạn muốn chỉnh sửa lại nội dung cho tài khoản đã có trong danh sách hệ thống tài khoản ( VD : sửa lại chi tiết theo ngân hàng , đối tượng …. ) bạn làm theo các bước sau :

Bước 1: Chọn menu Danh mục\Hệ thống tài khoản.

Bước 2: Kích đúp chuột hoặc nhấn Xem/Sửa tại tài khoản cần sửa.

Bước 3: Chỉnh sửa lại nội dung bạn cần thay đổi

Lưu ý:

• Đối với các tài khoản tổng hợp và tài khoản mặc định mang đi thì không được phép sửa Số tài khoản và Tài khoản tổng hợp.
• Đối với các TK đã có số dư ban đầu, anh/chị sẽ không thể tích chọn Chi tiết theo cho TK đó nữa.

Bước 4: Nhấn Cất.

2.3. Ngừng theo dõi/theo dõi tài khoản

Trong trường hợp bạn không muốn theo dõi tài khoản trên danh sách nữa , tài khoản của bạn đã có phát sinh không muốn xóa các chứng từ đã có phát sinh đi thì bạn thực hiện ngừng theo dõi như sau :

Bước 1: Chọn menu Danh mục\Hệ thống tài khoản.

Bước 2: Bạn nhấn vào dấu mũi tên Xem/Sửa tại dòng tài khoản đó, chọn Ngừng theo dõi/Theo dõi.

Lưu ý:

• Nếu theo dõi TK con chi tiết thì mặc định theo dõi TK tổng hợp.
• Nếu theo dõi/ngừng theo dõi TK tổng hợp thì mặc định theo dõi/ngừng theo dõi tất cả các TK con chi tiết của TK tổng hợp đó.

 Hoặc tại màn hình Sửa tài khoản, tích chọn Ngừng theo dõi.

2.4. Xóa tài khoản

Khi bạn muốn xóa tài khoản trên danh sách hệ thống tài khoản thì có 2 trường hợp xảy ra .

Lưu ý:

• Không thể xóa các tài khoản thuộc dữ liệu của hệ thống.
• Không thể xóa tài khoản tổng hợp nếu chưa xóa tài khoản con chi tiết. 

2.4.1. Trường hợp xóa tài khoản chưa có phát sinh

Bước 1: Chọn menu Danh mục\Hệ thống tài khoản.

Bước 2: Bạn nhấn vào dấu mũi tên Xem/Sửa tại dòng tài khoản cần xóa, chọn Xóa.

• Nhấn Xóa để chắc chắn xóa tài khoản.

2.4.2. Trường hợp xóa tài khoản đã phát sinh dữ liệu

Bước 1: Chọn menu Danh mục\Hệ thống tài khoản.

Bước 2: Bạn nhấn vào dấu mũi tên Xem/Sửa tại dòng tài khoản cần xóa, chọn Xóa.

• Chương trình hiển thị cảnh báo như sau:

• Để xem các phát sinh liên quan, chọn Xem phát sinh.
• Chương trình đã liệt kê các phát sinh liên quan của tài khoản cần xóa. Để xóa được tài khoản, bạn phải xóa tất cả các phát sinh của tài khoản này.
• Để xem chi tiết phát sinh, nhấn vào đường link (màu xanh).

• Nhấn vào Số chứng từ để xem chứng từ chi tiết.

• • Để xóa chứng từ, nhấn Bỏ ghi.

• • Chọn Xóa.

• Thực hiện xóa tương tự cho các chứng từ còn lại.
• Sau khi xóa hết các phát sinh liên quan, bạn có thể thực hiện xóa tài khoản bình thường.

2.5. Nhân bản tài khoản

Trường hợp cần thêm nhanh 1 tài khoản có thông tin tương tự như tài khoản đã có sẵn thì làm như sau:

Bước 1: Chọn menu Danh mục\Hệ thống tài khoản.

Bước 2: Nhấn Nhân bản tại khoản cần nhân bản.

Bước 3: Chỉnh sửa lại các nội dung bạn cần thay đổi

Bước 4: Nhấn Cất.

2.6. Chuyển tài khoản hạch toán

Khi cần chuyển Danh mục, Số dư và các phát sinh từ tài khoản(A) sang tài khoản(B), anh/chị thực hiện như sau: 

Lưu ý : Các tài khoản kết chuyển phải có tính chất , chi tiết theo giống nhau.

Sao lưu dữ liệu trước khi làm tại đây.

Nếu vượt quá lần sao lưu thì bạn làm theo hướng dẫn tại đây

Bước 1: Vào Danh mục\Hệ thống tài khoản, nhấn Chuyển tài khoản hạch toán (góc phải phía trên)

Hoặc nhấn vào dấu mũi tên Xem/Sửa tại dòng tài khoản cần chuyển, chọn Chuyển tài khoản hạch toán.

Bước 2: Lựa chọn tài khoản chuyển 

• Tại phần Chuyển từ tài khoản: Chọn tài khoản(A) hoặc các tài khoản bạn cần chuyển
• Tại phần Chuyển đến tài khoản: Chọn tài khoản bạn cần chuyển đến(B)

Bước 3 :. Tích chọn vào các tuỳ chọn chuyển đổi sau:

• Chuyển đổi dữ liệu danh mục: chuyển các thông tin liên quan đến các tài khoản được chọn trong các thiết lập về danh mục. Ví dụ: Danh mục TK kết chuyển, TK ngầm định,…

• Chuyển số dư: chuyển số dư đầu kỳ sang tài khoản(B)
• Chuyển phát sinh trên chứng từ: Chọn Khoảng thời gian cần chuyển phát sinh trên chứng từ. Sau khi chọn, phần mềm sẽ chuyển các số liệu phát sinh (cả bút toán đã ghi sổ và chưa ghi sổ) trong khoảng thời gian sang tài khoản chuyển đến(B)

•  Nếu chọn Xóa tài khoản sau khi chuyển phần mềm mặc định chuyển toàn bộ các phát sinh liên quan (danh mục, số dư, chứng từ) sang tài khoản(B) đồng thời xóa tài khoản (A)

Bước 4: Nhấn Thực hiện.