Phát hành hóa đơn điện tử

Cách 1: Phát hành hóa đơn điện tử trên màn hình hóa đơn chi tiết

Bước 1: Sau khi lập hóa đơn xong thì anh/chị có thể phát hành hóa đơn điện tử ngay trên màn hình Hóa đơn. Nhấn Phát hành.

Bước 2: Trên giao diện Phát hành hóa đơn: 

– Chọn Ký hiệu, Ngày hóa đơn.

*Lưu ý:

• Ngày hóa đơn phải bằng với ngày ký phát hành (là ngày hiện tại trên máy tính). Nếu Ngày hóa đơn trên hóa đơn gốc khác với ngày ký phát hành thì sau khi phát hành HĐĐT chương trình sẽ cập nhật lại Ngày hóa đơn trên hóa đơn gốc theo ngày hiện tại trên máy tính.
• Ngày hóa đơn phải lớn hơn hoặc bằng ngày hiệu lực lớn nhất của tờ khai đăng ký, thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn (ngày Cơ quan thuế chấp nhận tờ khai).

– Tích chọn Tự động gửi hóa đơn cho người mua sau khi phát hành nếu muốn chương trình tự động gửi thông tin về hóa đơn điện tử cho khách hàng ngay sau khi thực hiện chức năng phát hành hóa đơn điện tử.

– Nhập Tên người nhận: là tên người đại diện trên hóa đơn.

– Nhập Email và Số điện thoại của người nhận.

*Lưu ý:

• Nếu đơn vị sử dụng hóa đơn không có mã của cơ quan thuế: Sau khi phát hành, hóa đơn sẽ tự động gửi cho khách hàng và cơ quan thuế (trạng thái: Đã gửi CQT).
• Nếu đơn vị sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế: Sau khi phát hành, hóa đơn sẽ được gửi cho cơ quan thuế để chờ cấp mã (trạng thái: Chờ CQT cấp mã). Sau khi CQT cấp mã xong (trạng thái CQT đã cấp mã), hệ thống tự động gửi hóa đơn cho khách hàng.

– Chọn hình thức ký số bằng cách nhấn vào biểu tượng MISA eSign hoặc USB Token.

– Nhấn Phát hành.

Bước 3: Thực hiện ký số.

Nếu ký số bằng MISA eSign:

• Tích chọn chứng thư số. Nhấn Đồng ý.

• Sau khi kết nối chứng thư số thành công, anh/chị xác nhận ký số bằng ứng dụng MISA eSign trên thiết bị đã đăng ký trong thời hạn 1 phút.

• Sau khi đồng ý ký số trên MISA eSign, phần mềm sẽ hiển thị thông báo Yêu cầu ký số đã được xác nhận.

Nếu ký số bằng USB Token: Nhập mật khẩu của USB Token (nếu có). Lựa chọn chứng thư số trên USB Token và nhấn OK, chương trình đồng thời cấp số hóa đơn và phát hành hóa đơn điện tử.

Xem hướng dẫn cài đặt MISA KYSO tại đây

Bước 4: Phần mềm sẽ phát hành hóa đơn điện tử và gửi cho khách hàng. Lúc này, khách hàng có thể truy cập vào địa chỉ email đã cung cấp cho đơn vị để tra cứu hóa đơn.

Cách 2: Phát hành hóa đơn điện tử trên màn hình danh sách hóa đơn

Bước 1: Chọn phân hệ Hóa đơn, vào tab Hóa đơn.

Bước 2: Tại hóa đơn có Trạng thái phát hành là Chưa phát hành (hoặc Phát hành lỗi), nhấn Phát hành HĐ.

Bước 3: Thực hiện phát hành hóa đơn tương tự theo hướng dẫn tại Cách 1.

Bước 1: Chọn phân hệ Hóa đơn\Hóa đơn.

Bước 2: Tích chọn các hóa đơn cần phát hành.

Bước 3: Nhấn Thực hiện hàng loạt\Phát hành HĐ.

Bước 4: Tích chọn vào cột Gửi HĐ nếu muốn gửi hóa đơn cho khách hàng. Nhập Tên và Email người nhận (nếu chưa có).

• Nếu muốn lấy nhanh Ngày hóa đơn = Ngày phát hành thì nhấn Cập nhật ngày hóa đơn bằng ngày phát hành.
• Chọn hình thức ký số: MISA eSign hoặc USB Token. Thực hiện ký số tương tự như hướng dẫn tại Phát hành từng hóa đơn điện tử (ở trên).
• Nhấn Xem tất cả hóa đơn để xem hóa đơn trước khi phát hành.

Bước 5: Nhấn Phát hành.

Bước 6: Phần mềm phát hành hóa đơn điện tử và gửi cho khách hàng. Lúc này, khách hàng có thể truy cập vào địa chỉ email đã cung cấp cho đơn vị để tra cứu hóa đơn.

*LƯU Ý: 

• Nếu đơn vị sử dụng hóa đơn không có mã của cơ quan thuế: Sau khi phát hành, hóa đơn sẽ tự động gửi cho khách hàng và cơ quan thuế (trạng thái: Đã gửi CQT).
• Nếu đơn vị sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế: Sau khi phát hành, hóa đơn sẽ được gửi cho cơ quan thuế để chờ cấp mã (trạng thái: Chờ CQT cấp mã). Sau khi CQT cấp mã xong (trạng thái CQT đã cấp mã), hệ thống tự động gửi hóa đơn cho khách hàng.