1. Tổng quan
Bài viết này hướng dẫn anh/chị cách kiểm tra và xử lý một số vấn đề thường gặp khi in S05-H: Bảng cân đối phát sinh thấy số liệu chưa đúng, chưa khớp với thực tế.
S05-H: Bảng cân đối số phát sinh được xem là đúng và cân đối khi :
- Số dư đầu năm bằng đúng số dư năm trước, tổng Dư Nợ bằng tổng Dư Có, các tài khoản từ TK 511 đến TK 911 như: 511, 531, 611, 612, 642, 632, 711, 811… không còn số dư đầu kỳ.
- Số dư cuối năm TK 111 (tiền mặt) bằng với sổ quỹ của thủ quỹ, TK 112 ( tiền gửi ngân hàng) khớp với số dư thực tế tại ngân hàng, kho bạc (sổ phụ,mẫu số 06- Bảng xác nhận số dư tài khoản tiền gửi tại KBNN)
- Số dư cuối năm TK 211 bằng với cột Nguyên giá TSCĐ ,TK 214 bằng với cột Giá trị khấu hao, hao mòn lũy kế trên sổ Tài sản cố định (TSCĐ)
- Số dư cuối năm các TK 332, TK 334 (lương, bảo hiểm) không có số dư (Trường hợp cuối năm đơn vị không nợ lương và bảo hiểm)
- Số dư cuối năm các TK 135, TK 338, TK 353, TK 431…. có số dư đúng thực tế tại đơn vị
- Số dư cuối năm các TK từ TK 511 đến TK 911 như: 511, 531, 611, 612, 642, 632…hết số dư
Nếu phát hiện ra tài khoản chưa đúng, anh/chị kiểm tra lần lượt theo từng bước dưới bài viết.
Lưu ý: Khi mở báo cáo S05-H nếu thấy không hiển thị đầy đủ các tài khoản con chi tiết đã thêm ngoài danh mục hệ thống tài khoản mặc định của TT 24/2024/TT-BTC (như đơn vị có thêm tài khoản con của 1111, 1121, 3388,… nhưng mở báo cáo S05-H không thấy hiển thị các tài khoản con này) thì khi mở báo cáo tại bảng tham số báo cáo anh/chị bỏ tích ô “Hiển thị tài khoản theo TT 24/2024/TT-BTC”.
2. Cách xử lý
Trước khi kiểm tra S05-H: Bảng cân đối số phát sinh, anh/chị cần kiểm tra báo cáo đối chiếu kho bạc Mẫu số 01a, Mẫu số 02a lên đúng số liệu.
Sau đó vào Báo cáo/Sổ kế toán/chọn S05-H: Bảng cân đối số phát sinh thực hiện kiểm tra bảng cân đối số phát sinh theo các bước sau:
Lưu ý:
- Hiện tại nhập liệu và chỉnh sửa chỉ thay đổi được các cột Số dư đầu năm, phát sinh trong năm và số dư cuối năm, cột điều chỉnh số dư đầu năm chưa có căn cứ lấy lên, nếu muốn hiện số liệu cột này anh/chị có thể xuất báo cáo ra excel và nhập.
Bước 1: Kiểm tra số dư đầu năm
- Mục đích: Đảm bảo số dư đầu năm nay đúng với số dư cuối năm trước
- Do năm 2025 bắt đầu áp dụng theo Thông tư 24/2024/TT-BTC vì vậy số dư tài khoản ở đầu năm 2025 sẽ khác so với số dư cuối năm 2024 chi tiết tham khảo hướng dẫn tại đây
- Tổng Dư nợ và có đầu kỳ không bằng nhau xem hướng dẫn tại đây
Bước 2: Kiểm tra số dư tiền mặt, tiền gửi trên TK 111, 112
- Mục đích: Đảm bảo số dư tiền mặt(111) bằng với sổ quỹ của thủ quỹ, số dư tiền gửi NH, KB (112) khớp với số dư thực tế tại NH, KB (sổ phụ, mẫu số 06- Bảng xác nhận số dư tài khoản tiền gửi tại KBNN)
- Hướng dẫn kiểm tra số dư TK 111 tại đây
- Hướng dẫn kiểm tra số dư TK 112 tại đây
Bước 3: Kiểm tra số dư cuối kỳ TK 334, 332
- Mục đích: Đơn vị hành chính sự nghiệp thường không nợ lương, bảo hiểm nên không có số dư cuối kỳ tài khoản 334, 332, trường hợp đơn vị có số dư cuối kỳ 334, 332 cần kiểm tra & xử lý.
- Hướng dẫn kiểm tra TK 334 còn số dư tại đây
- Hướng dẫn kiểm tra TK 332 còn số dư tại đây
Bước 4: Kiểm tra số dư cuối kỳ TK 3388
- Mục đích: TK 3388 phản ánh số dư các khoản thu hộ, chi hộ, phải trả khác cần kiểm tra số dư 3388 bằng với các khoản thu hộ, chi hộ, phải trả khác còn lại, chưa chi hết thực tế tại đơn vị.
- Hướng dẫn kiểm tra số dư TK 3388 tại đây
Bước 5: Kiểm tra số liệu TSCĐ
- Mục đích: Số liệu các tài khoản về TSCĐ : TK211- Nguyên giá , TK214- Hao mòn lũy kế trên S05-H: Bảng cân đối số phát sinh cần bằng với các chỉ tiêu trên Sổ tài sản cố định.
- Cách đối chiếu: Đối chiếu số dư TK 211, 214 trên Bảng cân đối số phát sinh với Sổ TSCĐ theo hướng dẫn tại đây
Bước 6: Kiểm tra số liệu nguồn hoạt động SXKD
- Mục đích: Kiểm tra nguồn hoạt động sản xuất kinh doanh đã hạch toán đúng theo quy định hay chưa.
- Hướng dẫn quy trình thu chi hoạt động SXKD, DV tại đây
- Hướng dẫn quy trình hạch toán cấp bù học phí tại đây
Bước 7: Xác định kết quả hoạt động
- Mục đích: Kết chuyển toàn bộ doanh thu, chi phí để xác định thặng dư, thâm hụt của từng nguồn. Sau khi kết chuyển, toàn bộ TK từ đầu 5 đến đầu 9 sẽ hết số dư
- Vào phân hệ Tổng hợp\Quy trình\ Xác định kết quả hoạt động chọn Xác định kết quả hoạt động, tham khảo thêm tại đây
- Lưu ý: Nếu sau khi xác định kết quả hoạt động mà anh/chị thay đổi số liệu tại các tài khoản từ 511 đến 911, thì phải bỏ ghi và xác định lại kết quả hoạt động. Nếu chỉ thay đổi các tài khoản không ảnh hưởng đến kết quả (như 111 đến 468 hoặc tài khoản ngoài bảng) thì không cần xác định lại.
