Ghi giảm do phát hiện thiếu sau khi kiểm kê (Theo dõi trên MISA Mimosa Online)

Bài viết này hướng dẫn anh/chị cách định khoản và thao tác nhập liệu vào phần mềm khi đơn vị có phát hiện thiếu tài sản sau kiểm kê, trong trường hợp đơn vị có theo dõi tài sản trên phần mềm MISA Mimosa online.

Mọi trường hợp phát hiện thiếu TSCĐ đều phải truy tìm nguyên nhân, người chịu trách nhiệm và xử lý kịp thời. Hạch toán TSCĐ thừa, thiếu phải căn cứ vào quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền.

a. Trường hợp TSCĐ hình thành từ nguồn NSNN, nguồn viện trợ không hoàn lại, nguồn vay nợ nước ngoài, nguồn phí khấu trừ, để lại, khi phát hiện thiếu:

– Trong thời gian chờ quyết định xử lý, kế toán căn cứ vào kết quả kiểm kê để ghi giảm TSCĐ, ghi:

Nợ TK 138 – Phải thu khác (1381) (giá trị còn lại)

Nợ TK 214 – Khấu hao và hao mòn luỹ kế TSCĐ tại đơn vị (giá trị hao mòn luỹ kế)

Có TK 211: TSCĐ tại đơn vị (Nguyên giá)

– Khi có quyết định xử lý, căn cứ từng trường hợp cụ thể, ghi:

Nợ các TK 111, 112, 334, 611, 612

Có TK 138 – Phải thu khác (1381)

b. TSCĐ hình thành từ các quỹ:

– Trong thời gian chờ quyết định xử lý, kế toán căn cứ vào kết quả kiểm kê để ghi giảm TSCĐ, ghi:

Nợ TK 138 – Phải thu khác (1381) (giá trị còn lại)

Nợ TK 214 – Khấu hao và hao mòn luỹ kế TSCĐ tại đơn vị (giá trị hao mòn luỹ kế)

Có TK 211: TSCĐ tại đơn vị (Nguyên giá)

– Khi có quyết định xử lý, căn cứ từng trường hợp cụ thể, ghi:

Nợ các TK 111, 112, 334, …

Có 138 – Phải thu khác (1381)

Đồng thời, ghi:

Nợ TK 353 – Các quỹ phải trả (35332) (số đã thu hồi được)

Có TK 353 – Các quỹ phải trả (35331) (số đã thu hồi được)

– Trường hợp không thu hồi được nếu được cấp có thẩm quyền cho phép ghi giảm quỹ, ghi:

Nợ các TK 4311, 35332

Có TK 138: Phải thu khác (1381)

c. TSCĐ thuộc nguồn vốn kinh doanh hoặc nguồn vốn vay phát hiện thiếu chưa rõ nguyên nhân:

– Căn cứ vào kết quả kiểm kê để ghi giảm TSCĐ:

Nợ TK 138 – Phải thu khác (1381) (giá trị còn lại)

Nợ TK 214 – Khấu hao và hao mòn luỹ kế TSCĐ tại đơn vị (giá trị hao mòn luỹ kế)

Có TK 211: TSCĐ tại đơn vị (Nguyên giá)

– Khi có quyết định xử lý phần giá trị còn lại của TSCĐ thiếu, căn cứ vào quyết định xử lý để ghi vào các tài khoản liên quan, ghi:

Nợ các TK 111, 112, 334,…

Có 138 – Phải thu khác (1381)

Bước 1: Lập chứng từ ghi giảm TSCĐ

1. Vào nghiệp vụ Tài sản cố định, chọn Ghi giảm TSCĐ/Ghi giảm tài sản cố định.

2. Khai báo chứng từ Ghi giảm tài sản cố định:

– Nhập Diễn giải.

– Nhập thông tin chi tiết tại tab Hạch toán:

• Chọn Mã tài sản cần ghi giảm.
• Hạch toán TK Nợ 1381, TK Có 211, đồng thời ghi TK Nợ 214, TK Có 211.

– Nhập thêm thông tin cho các tab MLNS, Thống kê.

3. Nhấn Cất.

Bước 2: Khi có quyết định xử lý, căn cứ vào từng trường hợp cụ thể để hạch toán chứng từ tương ứng:

(ví dụ trừ vào lương cán bộ làm mất TSCĐ)

1. Vào nghiệp vụ Tổng hợp, chọn Chứng từ nghiệp vụ khác\Chứng từ nghiệp vụ khác.

2. Khai báo thông tin trên Chứng từ nghiệp vụ khác:

• Nhập Diễn giải.
• Nhập thông tin Chứng từ.
• Nhập thông tin chi tiết của chứng từ: hạch toán TK Nợ 334, TK Có 1381.
• Chọn Đối tượng Nợ, Đối tượng Có tại tab Thống kê.

4. Nhấn Cất.